‍Brand: Sohaco Group

Ngành: Bán lẻ

Quy mô: 800+ nhân viên, 11 công ty con đa lĩnh vực (tính tới tháng 6/2025)

Đôi nét về Tập đoàn Sohaco

Công ty CP Tập đoàn Dược phẩm và Thương Mại SOHACO, tiền thân là công ty dược phẩm Sông Nhuệ được thành lập vào tháng 04 năm 1993, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dược phẩm với mục đích cung cấp thuốc thiết yếu phục vụ sức khỏe xã hội và cộng đồng. Sau hơn 30 năm phát triển, tính đến 2024, Sohaco Group đã thành công xây dựng hệ sinh thái với 11 đơn vị thành viên trực thuộc (khối ETC, OTC, Sản xuất, CNTT).

Hiện nay, Tập đoàn đang nằm trong Top 5 hệ thống phân phối dược phẩm tại Việt Nam, với mạng lưới phân phối trên tất cả tỉnh thành, tiếp cận 25.000 nhà thuốc và 1000 bệnh viện.

Tổng quan

Sohaco đã triển khai nhiều phần mềm nhưng vẫn không đáp ứng được bài toán xử lý đơn hàng TMĐT bởi thường gặp tình trạng cập nhật trễ hoặc sót đơn, dẫn tới khó đảm bảo SLA sàn, gây ảnh hưởng tới hiệu suất vận hành lẫn kết quả kinh doanh của DN.

Trong lần "thử" kế tiếp, Sohaco đã tin tưởng lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng đa kênh UpS. Kết quả là DN nhanh chóng bị thuyết phục bởi khả năng xử lý đơn eCommerce đồng bộ realtime, chính xác, đầy đủ, và từng bước triển khai UpS tại những hạng mục khác như Kho - CSKH - Kế toán nhằm tối ưu luồng vận hành TMĐT xuyên suốt và tập trung trên 1 nền tảng duy nhất.

I. Vận hành TMĐT khó trơn tru khi "nghẽn" từ xử lý đơn hàng

Bài toán ưu tiên của Sohaco là xử lý đơn eCommerce từ hàng chục gian hàng trên đa sàn TMĐT với số lượng lớn, ngày thường >1000 đơn và ngày sales >3000 đơn, đảm bảo chuẩn SLA và hạn chế sai sót ở mức tối đa.

Với 16 gian hàng trên đa sàn, toàn bộ được kết nối vào cùng 1 hệ thống quản lý, các phần mềm (tiền nhiệm) thường gặp tình trạng không kéo được đầy đủ đơn hàng hoặc bị trùng lặp đơn, có độ trễ lớn (từ 30 phút -1 tiếng). Đặc biệt, tình trạng trở nên "trầm trọng" hơn trong ngày sales, với số lượng đơn cần xử lý có thể lên tới >3500 đơn.

Sau khoảng thời gian triển khai phần mềm chưa thành công, Sohaco buộc phải vận hành với quy trình thủ công, tốn thời gian và nhiều thao tác hơn trước.

Bên cạnh đó, các khâu nhặt hàng, chia hàng cũng nặng thủ công, xử lý đơn lẻ và phụ thuộc vào nhân sự (admin).

Đối với khâu bàn giao đơn vị vận chuyển (ĐVVC), nhân sự vận hành thường khó kiểm soát được số lượng đơn bàn giao, đồng thời, thiếu bằng chứng xác thực trong các trường hợp phát sinh sự cố, khiếu nại.

‍

Không chỉ vậy, Sohaco cũng nhận thức rõ Bài toán về kinh doanh hiệu quả trên TMĐT là bài toán tổng thể, cần từng bước tối ưu quy trình và hệ thống vận hành liền mạch, phối hợp đồng bộ, trơn tru giữa đơn - kho - CSKH - kế toán nhằm đảm bảo tăng trưởng bền vững.

Do đó, Sohaco cần đơn vị có hiểu biết sâu sắc về vận hành eCommerce cùng công cụ phù hợp, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và đặc thù vận hành của doanh nghiệp Bán lẻ ngành Dược phẩm.

II. Thông suốt xử lý đơn hàng hướng tới tối ưu vận hành TMĐT tổng thể cùng UpS

Sau quá trình trao đổi và cân nhắc kỹ lưỡng, Sohaco đã tin tưởng lựa chọn UpBase - top eCommerce Enabler tại Việt Nam, cùng giải pháp UpS - phần mềm quản lý bán hàng đa kênh toàn diện dành cho doanh nghiệp Bán lẻ.

‍

Cụ thể, các giải pháp tiêu biểu mà UpBase và UpS đã triển khai cùng Sohaco gồm có:

1. Xử lý đơn hàng loạt với số lượng lớn

Tối ưu quy trình và hiệu suất xử lý đơn hàng

Cập nhật đơn realtime, đầy đủ, chính xác từ đa gian hàng, đa sàn tập trung trên 1 giao diện duy nhất

Xử lý đơn hàng loạt và theo danh sách để đáp ứng số lượng đơn lớn, 1000+ đơn/ ngày thường, 3000+ đơn/ ngày sales, đảm bảo chuẩn SLA sàn với tổng lượng đơn hàng tháng lên tới hơn 40.000+ đơn

Gom thành phiếu nhặt, customize phiếu nhặt hàng, giúp nhân sự nắm được thông tin rõ ràng và tối ưu thời gian nhặt hàng

Loại bỏ quy trình thủ công, giờ đây khâu nhặt hàng, chia hàng không còn phụ thuộc nhân sự (admin) mà được xử lý hoàn toàn tự động

In biên bản bàn giao khi bàn giao đơn hàng với ĐVVC, giúp xác nhận với shipper lấy hàng và lưu lại bằng chứng đối soát, khi phát sinh khiếu nại, sự cố, có thể xử lý minh bạch và đảm bảo uy tín thương hiệu.

2, Quản lý kho hiệu quả

Nhập, xuất kho và kiểm kê hàng hóa hàng ngày: Quản lý hiệu quả theo HSD, đáp ứng đặc thù của các sản phẩm thuộc ngành M&B, H&B, như thực phẩm chức năng, collagen, siro trẻ em, ...

3, CSKH đa sàn tập trung

Chat đa sàn (Shopee và Lazada) giúp tiết kiệm công sức, xử lý toàn bộ tin nhắn trên 1 giao diện duy nhất

Phản hồi đánh giá tự động giúp đảm bảo phản hồi khách hàng đầy đủ, kịp thời, giúp cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

4, Tài chính - Kế toán

Customize file Excel đơn bán hàng theo form MISA, thuận tiện cho việc xuất/nhập dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán  

Xuất file đơn bán hàng tải lên MeInvoice, giúp loại bỏ các thao tác thủ công, nhanh chóng xuất hóa đơn

Bóc tách tự động sản phẩm combo và đảm bảo khớp với các nghiệp vụ của kế toán.

5, Báo cáo - Phân tích

Dữ liệu được cập nhật realtime và tập trung từ đa gian hàng, đa sàn trên 1 hệ thống duy nhất

Báo cáo vận hành có đầy đủ số liệu từ tổng quan tới chi tiết, so sánh được hiệu quả kinh doanh giữa các sàn

Quản lý tập trung các chỉ số báo cáo giữa các sàn/gian hàng, giúp ra quyết định kịp thời và nắm bắt tính hiệu quả của các sản phẩm, chiến dịch, kênh bán, từ đó, xây dựng chiến lược bán hàng TMĐT phù hợp.

6, Phân quyền - Quản lý tài khoản phụ:  

Thông qua tính năng truy vết tài khoản phụ giúp cấp quản lỷ nắm được thông tin về các tin nhắn phản hồi (CSKH) và tài khoản/ nhân sự phụ trách.

III. Tối ưu vận hành đơn eCommerce: Điểm khởi đầu "khiêm tốn" với kết quả bền vững

Sau quá trình đồng hành cùng UpBase và triển khai giải pháp quản lý bán hàng đa kênh toàn diện UpS, Sohaco đã đạt được nhiều kết quả nổi bật:

Hệ thống vận hành TMĐT hiệu suất cao với sự đồng hành của UpS đã giúp tối ưu xử lý đơn từ đa sàn, là mảnh ghép quan trọng trong bức tranh về tăng trưởng bền vững và thành công trên TMĐT của Sohaco. Giờ đây, luồng xử lý đơn được chuẩn hóa và tự động hóa, vận hành trơn tru hơn 40.000 đơn/ tháng chuẩn SLA.

Dữ liệu cập nhật realtime, chính xác, tập trung từ đa sàn trên 1 hệ thống, không chỉ hỗ trợ công tác báo cáo - phân tích giúp ra quyết định, lập kế hoạch kinh doanh hợp lý, mà còn là nền tảng để Sohaco tự tin mở rộng quy mô, thêm gian hàng, thêm kênh bán, hướng tới phát triển hệ thống Bán lẻ Đa kênh TMĐT (Omnichannel eCommerce) hiệu quả trong tương lai.

‍

Tổng kết lại, câu chuyện về Sohaco là bài học điển hình về kinh doanh TMĐT đối với các doanh nghiệp bán lẻ hiện đại có tỉ trọng eCommerce lớn. Theo đó, để thành công, DN cần chú trọng tối ưu mọi trải nghiệm của khách hàng, từ đảm bảo hiệu quả của các chiến dịch marketing thúc đẩy ra đơn tới xây dựng đội ngũ và hệ thống vận hành đơn - kho - CSKH đáp ứng yêu cầu của sàn và kỳ vọng của người mua trên nền tảng số.

Đôi nét về UpBase

UpBase là công ty công nghệ tiên phong trong lĩnh vực Thương mại điện tử, cung cấp hệ sinh thái giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa vận hành, tăng trưởng doanh thu và phát triển bền vững trên nền tảng số.                

Trên hành trình trở thành một trong những eCommerce Enabler hàng đầu tại Việt Nam, UpBase đã đồng hành và lắng nghe bài toán của hàng ngàn doanh nghiệp Bán lẻ, từ đó, rút ra được nhiều kinh nghiệm thực tiễn và cách thức tối ưu hoạt động quản lý và vận hành bán hàng đa kênh.                

👉 Trải nghiệm miễn phí ngay các tính năng tự động cao cấp từ UpS

🔗 Hướng dẫn sử dụng phần mềm UpS

‍