Brand: Saigon Cosmetics Corporation

Ngành: Bán lẻ - Mỹ phẩm

Quy mô: 500+ nhân sự (tính tới tháng 6/2025)

Đôi nét về Saigon Cosmetics Corporation

Công ty CP Mỹ phẩm Sài Gòn (Saigon Cosmetics Corporation - SCC) là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối mỹ phẩm từ trước năm 1975 cho đến nay.

Qua hơn 30 năm không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh và xây dựng thương hiệu, Mỹ phẩm Sài Gòn ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường mỹ phẩm Việt Nam, trở thành thương hiệu nổi tiếng trong nước và có chỗ đứng nhất định trên thị trường nước ngoài với đa dạng các dòng sản phẩm từ Nước hoa; Chăm sóc cơ thể; Chăm sóc tóc tới Chăm sóc nhà cửa.

Hiện nay, SCC tự tin là doanh nghiệp tiên phong với chiến lược phát triển bền vững, đổi mới công nghệ và hệ thống quản lý doanh nghiệp xuất sắc, hướng tới mục tiêu trở thành biểu tượng mỹ phẩm hàng đầu tại Việt Nam trong thời kì hiện đại.

Tổng quan

Saigon Cosmetics cần giải pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết bài toán xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng phát sinh trên thương mại điện tử, đáp ứng theo chuẩn Nghị định 70/2025 NĐ-CP, từ đó, đảm bảo không gián đoạn quá trình kinh doanh và tránh các rủi ro pháp lý.

Hợp tác với UpBase - Top eCommerce Enabler tại Việt Nam, SCC đã triển khai thành công giải pháp đối soát dữ liệu và xuất hóa đơn tự động thông qua phần mềm quản lý bán hàng đa kênh UpS.

I. Những khó khăn khi "chuyển mình" trước thay đổi về quy định xuất hóa đơn điện tử  

Khi thương mại điện tử ở Việt Nam phát triển, SCC đã tiên phong đầu tư và mở rộng quy mô kinh doanh trực tuyến với hệ thống hơn 10 gian hàng online trên đa sàn TMĐT (Shopee, TikTok Shop) với đa dạng thương hiệu như Fresh, Cindy Bloom, Fantasy, Dynick, Saigon, ...

Tới nay, SCC đang xử lý lượng đơn eCommerce lên tới hơn 30.000 đơn hàng/ tháng. Đặc biệt, vào những ngày sales cao điểm, lượng đơn có thể lên tới gần 2000 đơn, tương đương với gần 2000 hóa đơn cần xử lý - đối soát - xuất - điều chỉnh hoặc thay thế trong ngày.                                                          

Trước khi có quy định mới về xuất hóa đơn điện tử, SCC vẫn đang sử dụng hệ thống phần mềm nội bộ tự phát triển cùng phần mềm kế toán MISA để hạch toán và thực hiện xuất hóa đơn (gộp) theo tháng.

Nhưng khi Nghị định 70/2025 NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đảm bảo xuất hóa đơn theo từng đơn hàng TMĐT phát sinh bởi quy trình xử lí thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực của bộ phận kế toán.

Saigon Cosmetics phải đối mặt với nhiều thách thức về đối soát dữ liệu và xuất hóa đơn cho các đơn hàng eCommerce khi các quy định pháp luật mới có hiệu lực

Những khó khăn cụ thể có thể kể tới như:

Đối soát dữ liệu thủ công từng đơn hàng

1, Dữ liệu được đối soát và cập nhật bằng tay thường bị sai, trễ, thiếu, vừa ảnh hưởng tới các nghiệp vụ hạch toán của kế toán và quá trình ra quyết định của cấp quản lý, vừa rủi ro bị phạt do vi phạm pháp lý.

2, Đối với những gian hàng có nhiều đơn hàng, file dữ liệu tải xuống từ sàn TMĐT bị tách thành nhiều file, khó mở và khó thao tác, tốn nhiều thời gian và phụ thuộc nhiều vào chuyên môn, kinh nghiệm của nhân sự kế toán để xử lý.

3, Trong trường hợp đơn hàng hoàn 1 phần, kế toán tốn thời gian crosscheck (đối soát, kiểm tra) thủ công giữa thông tin đơn hàng trên file order (thể hiện theo mã SKU) và thông tin quyết toán trên file income (thể hiện theo mã đơn hàng).

4, Các đơn hàng hoàn không có hệ thống (phần mềm) kiểm soát realtime, dẫn tới kế toán cập nhật chậm trễ về tình trạng hàng hóa (đã hoàn về kho hay bị thất lạc). Khi quá thời gian khiếu nại thì doanh nghiệp thất thoát cả về hàng hóa lẫn doanh thu.

5, Việc thực hiện đối soát doanh thu và chi phí cho từng đơn hàng nhằm đảm bảo xuất hóa đơn chính xác cho từng đơn hàng phát sinh, tuân thủ quy định pháp luật mới (Nghị định 70/2025/NĐ-CP) tốn nhiều thời gian và nhân lực.

Xuất hóa đơn thủ công cho từng đơn hàng phát sinh

1, Xuất hóa đơn cho từng đơn hàng phát sinh làm tăng khối lượng công việc của kế toán. Đặc biệt, áp lực vận hành tăng đột biến vào những ngày chiến dịch với lượng đơn gấp 3-5 lần ngày thường.

2, Xử lý/ điều chỉnh/ thay thế hóa đơn của các đơn hoàn hủy thường bị chậm trễ hoặc bỏ quên do kế toán không được thông báo về tình trạng đơn hàng hoàn hủy, dẫn tới xuất hóa đơn sai, vừa làm sai lệch dữ liệu kinh doanh, vừa rủi ro bị phạt vì pháp lý.

3, Xuất hóa đơn với đơn combo trên TMĐT rất phức tạp khi làm thủ công bởi kế toán sẽ cần nhiều thao tác để xử lý, bóc tách, đối chiếu, vừa tốn thời gian, vừa rủi ro sai sót.

4, Một số trường hợp hóa đơn bị xuất sai do kế toán không nắm được thay đổi thông tin giữa bộ phận bán hàng/ CSKH và thực tế xuất kho, gây ra tình trạng lệch kho, vừa khiến các cấp quản lý không kiểm soát được chính xác tình hình tồn kho và ra quyết định phù hợp, vừa có nguy cơ bị phạt nặng do vi phạm pháp lý.

II. Chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ luồng đối soát dữ liệu & xuất hóa đơn tự động trên eCommerce cùng UpS

Sau quá trình trao đổi và cân nhắc kỹ lưỡng, để giải quyết bài toán đối soát dữ liệu và xuất hóa đơn đúng, đủ, chuẩn Nghị định 70, SCC đã tin tưởng lựa chọn giải pháp UpS - phần mềm quản lý bán hàng đa kênh toàn diện dành cho doanh nghiệp Bán lẻ từ UpBase.

Theo đó, UpS sẽ trở thành nền tảng giúp tập trung toàn bộ dữ liệu đơn hàng từ tất cả các gian hàng eCommerce, sau đó, tiến hành đối soát dữ liệu tự động và kết nối với phần mềm xuất hóa đơn MeInvoice để thực hiện xuất hóa đơn tự động cho từng đơn hàng phát sinh.

Cụ thể, các giải pháp tiêu biểu mà UpBase và UpS đã triển khai cùng Mỹ phẩm Sài Gòn gồm có:

1, Đối soát dữ liệu tự động với từng đơn hàng

Hệ thống UpS giúp tự động hóa nhiều thao tác thủ công, thông qua cơ chế sử dụng mã đơn hàng làm trung gian để crosscheck với mã hóa đơn và tự động cảnh báo khi có chênh lệch, sai lệch về dữ liệu giữa đơn hàng và hóa đơn. Qua đó, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật realtime, đầy đủ, chính xác.

Với UpS, kế toán có thể tải thẳng file từ trên hệ thống, đã được trình bày sẵn theo template của PMKT MISA rồi upload trực tiếp lên MISA để hạch toán mà không cần thao tác tay nhiều bước và tốn nhiều công sức như trước.

Bên cạnh đó, hệ thống tự động ghi nhận realtime các đơn hàng hoàn hủy và đưa ra thông báo cho kế toán về các hóa đơn cần điều chỉnh/ thay thế, từ đó, giúp thực hiện khiếu nại (nếu cần thiết) đúng hạn, đảm bảo kiểm soát đơn hoàn hủy hiệu quả, chính xác, tránh thất thoát về hàng hóa lẫn doanh thu.

Đặc biệt, khi sử dụng UpS để quản lý và vận hành xuyên suốt luồng từ bán hàng ra đơn - xuất hóa đơn - hạch toán - đối soát thu tiền, hệ thống sẽ thực hiện đối soát tự động toàn bộ doanh thu và chi phí theo từng đơn hàng, giúp kế toán giảm thiểu thao tác tay, loại bỏ sai sót thủ công và tiết kiệm nhiều thời gian.

Sau cùng, với giải pháp tự động phân loại những đơn hàng đã được đối soát và chưa đối soát, UpS cho phép lựa chọn và xử lý hàng loạt, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác dữ liệu, từ đó, hỗ trợ các cấp quản lý ra quyết định kinh doanh phù hợp.

UpS giúp đội ngũ kế toán SCC đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và loại bỏ nhiều tác vụ thủ công với giải pháp đối soát tự động từng đơn hàng

2, Xuất hóa đơn tự động cho từng đơn hàng phát sinh chuẩn Nghị định 70

Hệ thống của UpS đã được thiết lập để tự động xử lý dữ liệu từ các sàn TMĐT và xuất hóa đơn đúng với quy định pháp luật cũng như các nguyên tắc của kế toán mà SCC đang áp dụng.

Cụ thể, mỗi đơn hàng phát sinh trên sàn TMĐT khi ở trạng thái "đã giao hàng cho người mua" (hoặc tùy theo trạng thái đơn hàng mà doanh nghiệp thiết lập) sẽ tự động được hệ thống bóc tách về sản phẩm lẻ (đơn giá, chiết khấu) và tạo đơn bán hàng trên UpS, sau đó, đẩy tự động xuất hóa đơn lên hệ thống MeInvoice (MISA).

Đối với đơn hoàn hủy, hệ thống sẽ tự động ghi nhận các đơn hoàn hủy phát sinh và phân loại đơn hàng cần điều chỉnh hóa đơn. Đồng thời, UpS tự động thông báo tới kế toán và cho phép xử lý hóa đơn hàng loạt chỉ với 1 click, đảm bảo điều chỉnh/ thay thế các hóa đơn kịp thời, đầy đủ và chính xác.

Đối với đơn combo, hệ thống UpS sẽ tự động bóc tách từng mã sản phẩm SKU nhỏ trong đơn combo theo số lượng và giá trị, sau đó, thực hiện xuất hóa đơn nhanh chóng và chính xác.

Sau cùng, để đảm bảo không xảy ra tình trạng xuất hóa đơn sai so với thực tế xuất kho, UpS sẽ tự động đồng bộ dữ liệu tồn kho và kế toán realtime, đồng thời, tự động cảnh báo kế toán khi phát hiện hệ số nhập vào - bán ra có sự chênh lệch.

UpS giúp kế toán SCC xử lý tự động và chính xác hàng ngàn hóa đơn trong những ngày cao điểm, đáp ứng đúng quy định của pháp luật

III. Kết quả thực tiễn về tối ưu thời gian, hiệu suất và độ chính xác khi xử lý hóa đơn cùng UpS

Sau quá trình đồng hành cùng UpBase và triển khai giải pháp xuất hóa đơn tự động với phần mềm quản lý bán hàng đa kênh UpS, Saigon Cosmetics đã đạt được nhiều kết quả nổi bật:

- Đối soát dữ liệu tự động từng đơn hàng trên tất cả các gian hàng TMĐT với độ chính xác 100%, giúp kiểm soát realtime trạng thái đơn hàng, kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và đưa ra dự toán tương lai với độ tin cậy cao.

- Xuất hóa đơn tự động cho từng đơn hàng phát sinh theo đúng Nghị định 70, đảm bảo xử lý chính xác 2000 hóa đơn mỗi ngày trong những ngày chiến dịch cao điểm, đồng thời, giúp hạch toán sổ sách nhanh chóng, chuẩn và tránh được các rủi ro pháp lý.

- Tiết kiệm hơn 90% thời gian và giảm thiểu hơn 80% khối lượng công việc cho các nghiệp vụ kế toán trên eCommerce như đối soát dữ liệu, xuất hóa đơn và hạch toán (giảm từ 1 ngày xuống chỉ còn dưới 1h).

- Hỗ trợ các cấp quản lý ra quyết định hiệu quả dựa trên dữ liệu realtime và chính xác.

SCC tối ưu tới 90% thời gian và hiệu suất thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên eCommerce như đối soát dữ liệu, xuất hóa đơn, hạch toán với giải pháp UpS

Tổng kết lại, câu chuyện về Saigon Cosmetics là bài học điển hình về ứng dụng giải pháp công nghệ tự động hóa hiệu quả trong vận hành kinh doanh, vừa giúp giảm tải áp lực cho đội ngũ vận hành (như phòng kế toán) vừa đảm bảo các quy định pháp luật, từ đó, xây dựng nền tảng bán hàng trơn tru và hiệu suất cao trên nền tảng số.

‍

Đôi nét về UpBase

UpBase là công ty công nghệ tiên phong trong lĩnh vực Thương mại điện tử, cung cấp hệ sinh thái giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa vận hành, tăng trưởng doanh thu và phát triển bền vững trên nền tảng số.                

Trên hành trình trở thành một trong những eCommerce Enabler hàng đầu tại Việt Nam, UpBase đã đồng hành và lắng nghe bài toán của hàng ngàn doanh nghiệp Bán lẻ, từ đó, rút ra được nhiều kinh nghiệm thực tiễn và cách thức tối ưu hoạt động quản lý và vận hành bán hàng đa kênh.                

👉 Trải nghiệm miễn phí ngay các tính năng tự động cao cấp từ UpS

🔗 Hướng dẫn sử dụng phần mềm UpS

‍