Tăng trưởng chỉ thực sự có giá trị khi đi kèm với chất lượng vận hành, dòng tiền lành mạnh và quyết định điều hành kịp thời.Đây là lúc vai trò của Kiểm soát nội bộ, Tài chính và Ban điều hành (BOD) trở nên then chốt - không chỉ để xử lý vấn đề, mà để dự báo và dẫn dắt tương lai.

Phần 4 đi sâu vào cách hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp nhìn được toàn cảnh sau vận hành: từ chất lượng dịch vụ, hiệu quả tài chính đến báo cáo tổng hợp cho BOD. Tất cả được kết nối trong một nguồn dữ liệu thống nhất, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh, chính xác và có cơ sở rõ ràng.

1. Phòng Kiểm soát nội bộ: Từ kiểm tra thủ công sang điều hành kỷ luật vận hành cửa hàng theo dữ liệu

Trong các chuỗi bán lẻ điện tử - công nghệ, khi quy mô cửa hàng và đội ngũ bán hàng mở rộng nhanh, rủi ro vận hành không đến từ một điểm đơn lẻ, mà tích tụ từ hàng trăm điểm bán vận hành mỗi ngày. Lúc này, Kiểm soát nội bộ không chỉ là bộ phận "phát hiện sai phạm", mà trở thành lớp bảo vệ kỷ luật vận hành và tính nhất quán của toàn chuỗi.

Bối cảnh công ty

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp bán lẻ cho thấy:

• Mạng lưới cửa hàng trải rộng theo khu vực, mỗi điểm bán vận hành với mức độ tuân thủ khác nhau.
• ASM và quản lý khu vực phải xử lý khối lượng lớn công việc, nhưng kênh giao tiếp, báo cáo và theo dõi còn rời rạc.
• Checklist kiểm soát vận hành chưa được chuẩn hóa theo mô hình cửa hàng và từng giai đoạn hoạt động (setup - vận hành - kiểm tra).
• Khiếu nại, vi phạm, rà soát phát sinh từ cửa hàng xử lý thủ công, thiếu luồng chuẩn, khó tổng hợp và truy vết.
• Ban lãnh đạo thiếu bức tranh realtime về mức độ tuân thủ, hiệu suất vận hành và rủi ro tại từng cửa hàng/khu vực.

Trong bối cảnh đó, bài toán của KSNB là:

Làm sao chuẩn hóa kỷ luật vận hành trên toàn chuỗi, với dữ liệu tập trung, luồng xử lý rõ ràng và khả năng theo dõi, đánh giá liên tục theo từng điểm bán.

Định hướng giải pháp

1.1. Hệ thống quản lý vận hành cửa hàng tập trung

UpBase x Lark giúp KSNB xây dựng một hệ thống điều hành vận hành cửa hàng xuyên suốt từ cấu trúc tổ chức đến thực thi tại điểm bán:

Chuẩn hóa danh sách cửa hàng theo khu vực, phân công ASM (Area Sales Manager - Quản lý khu vực) , quản lý trạng thái vận hành của từng điểm bán.

Chuẩn hóa kênh giao tiếp và group chat giữa KSNB - ASM - quản lý khu vực, đảm bảo thông tin thông suốt và có lịch sử.

• Quản lý task công việc vận hành cửa hàng, bao gồm: Mở điểm bán mới, Sửa chữa, thi công, Hoàn thiện thủ tục pháp lý
• Tích hợp đề xuất thanh toán từ ASM liên quan đến thuê mặt bằng, thuế, theo dõi kỳ thanh toán tự động, giảm rủi ro chậm - sai.

1.2. Chuẩn hóa checklist và tiêu chí kiểm soát vận hành

Hệ thống cho phép KSNB chuẩn hóa bộ checklist kiểm soát theo ngữ cảnh vận hành thực tế:

• Checklist theo từng mô hình cửa hàng và từng giai đoạn hoạt động: Setup cửa hàng mới, Vận hành thường xuyên, Kiểm tra định kỳ và đột xuất
• Chuẩn hóa bộ tiêu chí chấm điểm cửa hàng, bao gồm: Vận hành, Nhân sự, Bán hàng, Tuân thủ, Dịch vụ khách hàng
• Lưu trữ lịch sử kiểm tra, đánh giá và cải tiến theo từng cửa hàng, làm cơ sở theo dõi dài hạn.

1.3. Quản lý tập trung khiếu nại, vi phạm và các yêu cầu vận hành

UpBase x Lark giúp KSNB tập trung hóa toàn bộ các luồng phát sinh từ cửa hàng và khu vực:

• Quản lý các phiếu yêu cầu xử lý khiếu nại, vi phạm, rà soát từ cửa hàng, ASM và các bộ phận liên quan.
• Thiết lập luồng đề xuất ticket tự động (Approval/Form) cho các nhóm yêu cầu: Khiếu nại, Vi phạm, Rà soát hàng hoá, Support nội bộ, Support vận hành, Tuyển dụng, Yêu cầu sửa chữa vật tư, lỗi hệ thống, Điều chỉnh số liệu sai trên hệ thống
• Chuẩn hóa luồng xử lý vi phạm: Tiếp nhận → Phân loại → Rà soát → Giải trình → Phê duyệt → Đóng vụ việc Toàn bộ hồ sơ, biên bản, bằng chứng, quyết định xử lý được lưu trữ tập trung theo từng vụ việc.

1.4. Đồng bộ dữ liệu và quản trị rủi ro vận hành

Để KSNB thực sự đóng vai trò điều hành, hệ thống cho phép:

• Đồng bộ dữ liệu liên quan đến: Bán hàng, Tồn kho, Đào tạo, CSKH, Chương trình bán hàng
• Kết nối dữ liệu nhân sự như công - ca, ASM chấm công cho nhân viên để đánh giá hiệu quả vận hành thực tế.
• Quản lý tập trung tiêu chuẩn vận hành, quy định nội bộ, bộ tiêu chí kiểm soát và quản trị rủi ro.
• Theo dõi kết quả cải tiến và mức độ tuân thủ theo thời gian.

1.5. Dashboard tổng thể vận hành cửa hàng

Ban lãnh đạo và KSNB có thể theo dõi bức tranh vận hành toàn chuỗi thông qua dashboard tập trung:

• Điểm đánh giá vận hành theo từng cửa hàng (mới - cũ)
• Tình trạng vi phạm và xu hướng rủi ro theo khu vực
• Hiệu suất bán hàng, hiệu suất trên m²
• Hiệu quả nhân sự theo cửa hàng/khu vực

2. Phòng Tài chính: Từ báo cáo quá khứ sang điều hành P&L theo cửa hàng, kênh và nhãn hàng

Trong các chuỗi bán lẻ điện máy - công nghệ, tăng trưởng doanh thu không đồng nghĩa với tăng trưởng lợi nhuận. Khi doanh nghiệp mở rộng nhanh, biên lợi nhuận dễ bị bào mòn bởi chi phí vận hành, khuyến mãi, logistics và tồn kho, nếu không được kiểm soát theo thời gian thực. Lúc này, phòng Tài chính đóng vai trò trung tâm điều hành hiệu quả tài chính, không chỉ là bộ phận ghi nhận số liệu.

Bối cảnh công ty

Thực tế tại nhiều chuỗi bán lẻ cho thấy:

• Báo cáo tài chính thường đến chậm, mang tính tổng hợp sau kỳ khóa sổ.
• Doanh thu, chi phí và giá vốn chưa được bóc tách chi tiết theo cửa hàng, nhãn hàng, kênh hoặc chương trình.
• Chi phí vận hành phát sinh rải rác từ nhiều bộ phận, khó theo dõi các khoản chi bất thường.
• Kế hoạch tài chính và số liệu thực tế chưa được kết nối chặt chẽ, gây khó khăn trong dự báo và điều chỉnh.
• Ban lãnh đạo thiếu bức tranh P&L đa chiều để ra quyết định kịp thời.

Trong bối cảnh đó, bài toán của phòng Tài chính là:

Làm sao chuyển từ báo cáo tài chính "nhìn lại quá khứ" sang điều hành P&L theo thời gian thực, gắn với vận hành và tăng trưởng của từng đơn vị trong chuỗi.

Định hướng giải pháp

2.1. Hệ thống báo cáo P&L tập trung

UpBase x Lark giúp phòng Tài chính tự động hóa việc tổng hợp và phân tích P&L trên một hệ thống thống nhất:

• Tự động tổng hợp và báo cáo: Doanh thu, Chi phí, Giá vốn hàng bán theo từng kỳ khoá sổ, đồng thời phân loại rõ các khoản chi phí phát sinh và bất thường.
• Chuẩn hóa cấu trúc báo cáo P&L, đảm bảo tính nhất quán trên toàn chuỗi.

2.2. Kết nối kế hoạch tài chính và số liệu thực tế

Hệ thống cho phép phòng Tài chính kết nối kế hoạch và thực thi:

• Tích hợp kế hoạch doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo: Cửa hàng, Nhãn hàng, Kênh bán, Giai đoạn thời gian.
• Tích hợp dữ liệu doanh thu thực tế (nếu có) theo cửa hàng, khu vực, sản phẩm, nhãn hàng.
• So sánh kế hoạch – thực tế để kịp thời phát hiện sai lệch và điều chỉnh.

2.3. Kiểm soát chi phí vận hành và giá vốn

UpBase x Lark giúp Tài chính bóc tách chi phí đến từng hoạt động cụ thể:

• Tích hợp báo cáo chi phí vận hành (nếu có), hạch toán riêng theo: Hạng mục chi phí, Phòng ban, Bộ phận, Hoạt động
• Theo dõi các khoản: Chi phí vận hành, Khấu hao, Chi phí bất thường
• Kết nối dữ liệu kho và nhà cung cấp để đánh giá tác động của tồn kho, giá mua và điều kiện hợp tác đến lợi nhuận

‍

2.4. Đồng bộ dữ liệu và báo cáo tài chính tổng thể

Để phục vụ điều hành cấp cao:

• Đồng bộ dữ liệu P&L lên hệ thống báo cáo tài chính tổng thể (BTCT) nếu có.
• Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào từ các bộ phận Kinh doanh, Marketing, KSNB, CSKH để đảm bảo 1 nguồn dữ liệu xuyên suốt, minh bạch cho tài chính.

2.5. Dashboard P&L đa chiều cho Ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo có thể theo dõi bức tranh tài chính toàn chuỗi thông qua dashboard tập trung:

• P&L theo cửa hàng, khu vực
• P&L theo kênh bán, nhãn hàng
• Biến động doanh thu, chi phí và biên lợi nhuận theo thời gian
• Cảnh báo sớm các điểm bào mòn lợi nhuận

3. Ban Điều hành (BOD): Từ báo cáo phân mảnh sang điều hành tăng trưởng dựa trên dữ liệu hợp nhất

Trong các chuỗi bán lẻ điện máy – công nghệ, BOD cần ra quyết định nhanh trong bối cảnh mở rộng quy mô, biên lợi nhuận chịu nhiều áp lực và thị trường biến động liên tục. Tuy nhiên, khi dữ liệu vận hành, tài chính và kinh doanh nằm rải rác ở nhiều hệ thống và phòng ban, vai trò điều hành chiến lược của BOD dễ bị kéo lùi thành "theo dõi kết quả quá khứ", thay vì chủ động dẫn dắt tăng trưởng.

Bối cảnh công ty

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp bán lẻ cho thấy:

• Báo cáo P&L thường được tổng hợp chậm, thiếu khả năng bóc tách chi tiết theo cửa hàng, nhãn hàng, kênh bán hoặc sản phẩm.
• Quy trình phê duyệt ngân sách, điều chỉnh hạn mức và kế hoạch còn phụ thuộc vào trao đổi thủ công, khó theo dõi lịch sử và tác động thực tế.
• BOD thiếu bức tranh vận hành liên phòng ban về hiệu quả Nhân sự, Kinh doanh, Marketing, CSKH, Mua hàng trong cùng một ngữ cảnh dữ liệu.
• Dữ liệu tồn kho và dòng tiền chưa được kết nối trực tiếp với hiệu quả bán hàng và kế hoạch tài chính.
• Việc ra quyết định chiến lược chủ yếu dựa trên báo cáo tổng hợp, thiếu góc nhìn realtime và đa chiều.

Trong bối cảnh đó, bài toán của BOD không chỉ là xem báo cáo, mà là:

Làm sao điều hành toàn chuỗi dựa trên một bức tranh dữ liệu thống nhất về P&L, vận hành, tồn kho và dòng tiền để ra quyết định kịp thời và chính xác.

Định hướng giải pháp

UpBase x Lark giúp BOD tập trung hóa toàn bộ dữ liệu điều hành vào một hệ thống quản lý kế hoạch và báo cáo xuyên suốt toàn chuỗi.

• Quản lý kế hoạch và báo cáo P&L đa chiều theo cửa hàng, nhãn hàng, kênh bán, sản phẩm và thời gian.
• Theo dõi doanh thu – chi phí – lợi nhuận gắn trực tiếp với vận hành thực tế, không tách rời kế hoạch và số liệu phát sinh.
• Quản lý và phê duyệt ngân sách, hạn mức và kế hoạch theo phòng ban, dự án, chiến dịch với luồng phê duyệt rõ ràng.
• Tổng hợp báo cáo vận hành liên phòng ban: hiệu quả công việc của Nhân sự, Kinh doanh, Marketing, CSKH, Mua hàng trên cùng một nền tảng.
• Theo dõi tồn kho hàng bán và dòng tiền theo thời gian thực, hỗ trợ quyết định nhập hàng, xả kho và phân bổ nguồn lực.
• Dashboard điều hành tổng thể phục vụ ra quyết định chiến lược nhanh và có căn cứ dữ liệu.

Từ quản trị phân mảnh đến vận hành chuỗi bán lẻ hiện đại

Chuỗi bán lẻ điện máy - công nghệ ngày nay không thiếu dữ liệu, nhưng thiếu khả năng kết nối và điều hành dữ liệu một cách nhất quán. Khi mỗi phòng ban vận hành trên những công cụ rời rạc, doanh nghiệp buộc phải trả giá bằng độ trễ ra quyết định, chi phí vận hành tăng và biên lợi nhuận bị bào mòn theo quy mô.

Bài toán cốt lõi không nằm ở việc mỗi bộ phận tối ưu tốt hơn, mà ở việc toàn chuỗi có vận hành như một hệ thống thống nhất hay không: từ Kinh doanh, Marketing, CSKH, Kiểm soát nội bộ, Tài chính cho đến Ban Điều hành.

UpBase x Lark được thiết kế để giải quyết đúng điểm nghẽn đó: kết nối con người, quy trình và dữ liệu vận hành vào một nền tảng quản trị tập trung. Không chỉ dừng ở báo cáo, hệ thống giúp doanh nghiệp điều hành theo thời gian thực, chuẩn hóa quy trình, đo lường hiệu quả và ra quyết định dựa trên dữ liệu xuyên suốt toàn chuỗi.

Khi dữ liệu không còn phân mảnh, vận hành trở nên minh bạch, và BOD có thể nhìn thấy bức tranh P&L - vận hành - dòng tiền - trải nghiệm khách hàng trên cùng một mặt phẳng, chuỗi bán lẻ mới thực sự sẵn sàng cho tăng trưởng bền vững.

Chuyển đổi từ phân mảnh sang quản trị tập trung không còn là lựa chọn công nghệ, mà là lựa chọn chiến lược.Và đó chính là nền tảng để các chuỗi bán lẻ điện máy - công nghệ bước vào giai đoạn tăng trưởng tiếp theo cùng Lark x UpBase.

Trải nghiệm demo hệ thống ngay hôm nay để xem cách dữ liệu được kết nối từ chiến lược đến vận hành.