Trong bối cảnh ngành giáo dục - đào tạo tăng tốc mở rộng, các hệ thống nhiều cơ sở đứng trước áp lực chuẩn hóa vận hành, đảm bảo chất lượng giảng dạy và quản trị dữ liệu thống nhất. Chuyển đổi số vì vậy không còn là lựa chọn, mà trở thành nền tảng cốt lõi giúp các tổ chức giáo dục duy trì tăng trưởng bền vững.

Với định hướng hiện đại hóa toàn diện, ngày 18.11.2025, HDI English và Công ty Công nghệ UpBase đã chính thức ký kết hợp tác triển khai dự án Chuyển đổi số toàn diện trên nền tảng Lark Suite. Sự kiện đánh dấu một bước chuyển quan trọng trong chiến lược phát triển của HDI English, khi hệ thống giáo dục này bước vào giai đoạn mở rộng nhanh, đòi hỏi một mô hình quản trị liền mạch, thống nhất và hiệu quả hơn.

Đối với UpBase - Lark Platinum Partner tại Việt Nam - đây tiếp tục là minh chứng rõ nét cho năng lực tư vấn và triển khai chuyển đổi số theo từng đặc thù vận hành của doanh nghiệp Việt, đặc biệt là khối EdTech - giáo dục tư nhân - hệ thống đa chi nhánh.

Sự bắt tay giữa HDI English và UpBase không chỉ mở ra một mô hình vận hành hiện đại cho riêng HDI, mà còn thể hiện xu hướng tất yếu của ngành giáo dục: xây dựng hạ tầng số liền mạch, kết nối dữ liệu - quy trình - con người trong một nền tảng duy nhất.

1. Giới thiệu HDI English & bối cảnh ngành EdTech: Bài toán vận hành khi mở rộng đa cơ sở

Trong bối cảnh ngành giáo dục tư thục tại Việt Nam bước vào giai đoạn tăng trưởng nhanh và cạnh tranh cao, các hệ thống EdTech - đặc biệt là mô hình trung tâm Anh ngữ - đang đối mặt với sức ép lớn về mở rộng quy mô, tiêu chuẩn hóa vận hành và nâng cao trải nghiệm học viên. Khi số lượng học sinh tăng, kỳ vọng của phụ huynh cao hơn, còn mô hình vận hành ngày càng phức tạp, các trung tâm giáo dục buộc phải chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang nền tảng số thống nhất.

HDI English là một trong những hệ thống đào tạo tiếng Anh tiên phong tại Hà Nội và Quảng Ninh, với 4 trung tâm trực thuộc HDI English và 2 trung tâm liên kết Language Link. Bộ máy vận hành bao gồm nhiều phòng ban: Marketing, Học thuật, Vận hành hệ thống, Quản lý trung tâm, Nhân sự, cùng đội ngũ giáo viên - học vụ trải rộng tại nhiều cơ sở. Quy mô lớn tạo ra lợi thế cạnh tranh, nhưng đồng thời phơi bày những điểm nghẽn vận hành phổ biến của khối giáo dục đa chi nhánh.

Thực trạng vận hành trước chuyển đổi số

Khi làm việc với UpBase, HDI English xác định hàng loạt vấn đề cốt lõi làm giảm hiệu quả quản trị:

• ‍Giao tiếp nội bộ phân tán: đội ngũ sử dụng Zalo cho trao đổi công việc, dẫn đến thất lạc thông tin và khó kiểm soát luồng phê duyệt.‍
• Chấm công - tính lương bằng máy chấm + Excel, mất nhiều thời gian tổng hợp và dễ sai lệch dữ liệu.‍
• Quy trình approval thủ công bằng giấy, không truy vết được lịch sử phê duyệt.
• ‍CRM rời rạc: dữ liệu học viên lưu trên Excel và chưa kết nối trực tiếp với LMS (center online).‍
• Vận hành lớp học thủ công: quản lý lớp, điểm danh, điểm số và nhận xét của giáo viên chưa có hệ thống thống nhất.‍
• Marketing - tuyển sinh - chăm sóc phụ huynh không có chung một pipeline dữ liệu, gây khó cho việc đánh giá hiệu quả.

Những vấn đề này khiến ban giám đốc khó theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, trong khi việc mở rộng hệ thống vào năm 2026 đang đòi hỏi năng lực vận hành tinh gọn, minh bạch và có khả năng nhân rộng.

Nhu cầu chuyển đổi số cấp thiết

Từ bài toán thực tế, HDI English đặt ra 5 mục tiêu trọng tâm:

• ‍Chuẩn hóa giao tiếp & cộng tác nội bộ: email - meeting - approval - tài liệu - thông báo.‍
• Nâng cấp khối Hành chính - Nhân sự: quản lý định biên, tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, chấm công - tính lương tự động.‍
• Tối ưu vận hành đào tạo: quản lý lớp học, học viên, điểm danh, đánh giá và kết nối trực tiếp dữ liệu sang LMS.‍
• Quản lý công việc & KPI minh bạch cho từng phòng ban.‍
• Booking & chăm sóc phụ huynh - học sinh trên một pipeline thống nhất.

Bức tranh ấy phản ánh tình trạng chung của nhiều mô hình EdTech tại Việt Nam: tăng trưởng nhanh nhưng vận hành chưa theo kịp, dữ liệu nằm rời rạc và thiếu công cụ quản trị hiện đại để đảm bảo chất lượng khi mở rộng đa cơ sở.

Chính vì vậy, quyết định bắt tay cùng UpBase triển khai chuyển đổi số toàn diện trên nền tảng Lark Suite được xem là bước đi chiến lược, đặt nền tảng hạ tầng vận hành cho HDI English trong giai đoạn phát triển 2025–2030.

2. Lễ ký kết & mục tiêu hợp tác chiến lược giữa HDI English và UpBase

Ngày 18.11.2025 đánh dấu một cột mốc quan trọng đối với HDI English khi hệ thống chính thức ký kết hợp tác chiến lược với Công ty Cổ phần Công nghệ UpBase để triển khai chương trình chuyển đổi số toàn diện trên nền tảng Lark Suite. Lễ ký kết là bước khởi đầu cho hành trình hiện đại hóa quản trị - vận hành - đào tạo, mở ra một giai đoạn tăng tốc bền vững cho hệ thống giáo dục tiên phong này.

Sự kiện được tổ chức tại Hải Phòng với sự tham dự của ban lãnh đạo hai đơn vị, đại diện các phòng ban chuyên môn và đội ngũ cố vấn triển khai. Đây không chỉ là nghi thức hợp tác mà còn là sự thống nhất về tầm nhìn dài hạn: xây dựng một hạ tầng vận hành liền mạch - minh bạch - dữ liệu hóa, đủ mạnh để đồng hành cùng chiến lược mở rộng quy mô của HDI English trong giai đoạn 2026–2030.

Tầm nhìn chung giữa HDI English và UpBase

Trong bối cảnh HDI English đặt mục tiêu mở rộng hệ thống lên nhiều tỉnh thành vào năm 2026–2030, việc đầu tư vào hạ tầng quản trị thống nhất được xem là bước đi chiến lược. Với sự hỗ trợ của UpBase và nền tảng Lark Suite, doanh nghiệp kỳ vọng xây dựng một mô hình vận hành có khả năng "nhân bản" nhanh chóng sang các chi nhánh mới mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra.

Đối với HDI English, mục tiêu của dự án lần này được xác định rất rõ ràng:

• ‍Chuẩn hóa hạ tầng vận hành đa trung tâm để sẵn sàng mở rộng nhanh trong năm 2026.‍
• Tối ưu hiệu quả quản trị nội bộ nhằm giảm tải thủ công, nâng cao chất lượng dịch vụ và năng suất của đội ngũ.‍
• Nâng cấp trải nghiệm học viên - phụ huynh thông qua dữ liệu tập trung, quy trình chăm sóc minh bạch và phản hồi theo thời gian thực.‍
• Tạo nền tảng quản trị thông minh, ứng dụng no-code/low-code để các phòng ban chủ động tối ưu quy trình không phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp.

Đây là những mục tiêu hoàn toàn phù hợp với năng lực triển khai của UpBase - đối tác chuyển đổi số toàn diện với bề dày kinh nghiệm trong việc chuẩn hóa vận hành cho các hệ thống đầy đặc thù như giáo dục, bán lẻ, dịch vụ và eCommerce.

UpBase x Lark: Bộ giải pháp vận hành "đo ni đóng giày" cho mô hình giáo dục đa cơ sở

Dựa trên khảo sát thực tế tại 6 cơ sở của HDI English và Language Link, UpBase đã xây dựng bộ giải pháp chuẩn hóa theo từng nhu cầu chức năng:

• ‍Khối vận hành: quản lý công việc phòng ban, vận hành lớp học – học viên, CRM chăm sóc phụ huynh & học sinh.‍
• Khối HCNS: tuyển dụng - chấm công - tính lương - quản lý nhân sự trên một nền tảng.‍
• Khối học thuật: quản lý LMS, phân công giáo viên, chấm điểm - nhận xét, theo dõi chất lượng học tập.‍
• Khối Marketing - Tuyển sinh: quản lý booking, chiến dịch content, ads, thiết kế.‍
• Báo cáo tổng thể: Dashboard realtime cho Ban Giám đốc theo tuần/tháng/quý.

Với lợi thế nền tảng All-in-one - No-code/Low-code của Lark Suite, UpBase có thể tùy chỉnh sâu theo đặc thù từng trung tâm, tránh việc “gò ép quy trình vào khuôn mẫu” như các phần mềm đóng. Đây cũng chính là điểm mạnh khiến HDI lựa chọn UpBase làm đối tác dài hạn.

Ông Nguyễn Văn Hoan - Giám đốc Vận hành CTCP Công nghệ UpBase chia sẻ tại lễ ký kết:

‍"Điểm mạnh của UpBase nằm ở việc hiểu đúng thực tế vận hành của doanh nghiệp Việt - mỗi ngành, mỗi hệ thống đều có đặc thù riêng. Chúng tôi không ép doanh nghiệp theo quy trình có sẵn, mà tùy chỉnh hệ thống đúng theo cách họ vận hành."

Kết quả kỳ vọng từ dự án chuyển đổi số

Dự án HDI English x UpBase x Lark Suite được đánh giá sẽ mang lại:

• ‍Giảm 50–70% thời gian xử lý thủ công cho khối vận hành & học thuật
• Báo cáo realtime giúp Ban Giám đốc ra quyết định nhanh hơn‍
• Chuẩn hóa tất cả quy trình nội bộ tại 6 cơ sở và các điểm trường liên kết‍
• Nâng cao trải nghiệm học viên – phụ huynh nhờ hệ thống CRM & LMS liền mạch‍
• Tạo nền tảng mở rộng quy mô toàn miền Bắc đến năm 2026

Sự kiện ký kết không chỉ thể hiện cam kết của HDI English trong chiến lược chuyển đổi số, mà còn khẳng định vai trò đồng hành của UpBase như một đối tác công nghệ trọng yếu, góp phần xây dựng nền tảng vận hành hiện đại cho ngành EdTech Việt Nam.

Xem demo hệ thống thực tế để khám phá cách chúng tôi giúp các doanh nghiệp biến dữ liệu thành lợi thế cạnh tranh.