Ở Phần 1, chúng ta đã đi qua bức tranh vận hành thực tế của các chuỗi bán lẻ điện máy - công nghệ tại Việt Nam và nhận diện một điểm chung xuyên suốt: doanh nghiệp không thiếu dữ liệu, không thiếu quy trình, nhưng thiếu một cách tổ chức vận hành đủ mạnh để kết nối tất cả thành một thể thống nhất. Các phòng ban vẫn đang vận hành tốt trong phạm vi chức năng của mình, song khi quy mô mở rộng, sự phân mảnh về hệ thống, dữ liệu và luồng phối hợp bắt đầu bộc lộ rõ những giới hạn.

Những điểm nghẽn được phân tích ở Phần 1 - từ Marketing, Kinh doanh, Tài chính - Kế toán, CSKH, Vận hành cửa hàng cho tới Kiểm soát nội bộ - không phải là các vấn đề đơn lẻ, mà là hệ quả tất yếu của một mô hình quản trị chưa theo kịp tốc độ tăng trưởng. Khi doanh nghiệp chuyển từ giai đoạn "quản lý bằng kinh nghiệm" sang "điều hành chuỗi quy mô lớn", bài toán không còn nằm ở việc tối ưu từng khâu riêng lẻ, mà là xây dựng năng lực điều hành xuyên suốt dựa trên dữ liệu và quy trình chuẩn hóa.

Vì vậy, Phần 2 của bài viết sẽ không đi theo hướng giới thiệu giải pháp công cụ đơn thuần, mà tập trung vào định hướng tiếp cận bài toán chuyển đổi số cho bán lẻ chuỗi: từ cách thiết kế lại luồng vận hành end-to-end, tổ chức dữ liệu phục vụ ra quyết định, cho tới lộ trình triển khai phù hợp với đặc thù ngành bán lẻ điện máy - công nghệ. Mục tiêu cuối cùng là giúp doanh nghiệp từng bước hình thành một "hệ điều hành kinh doanh" đủ linh hoạt để tăng trưởng, nhưng đủ kỷ luật để kiểm soát.

1. Định hướng giải pháp chuyển đổi số cho chuỗi bán lẻ điện máy - công nghệ

Từ góc nhìn của một đơn vị tư vấn và triển khai chuyển đổi số cho nhiều mô hình bán lẻ chuỗi, có thể khẳng định rằng: phần lớn doanh nghiệp không thiếu hệ thống, mà thiếu một kiến trúc vận hành đúng.

Thực trạng cốt lõi: số hoá nhiều năm nhưng chưa chuyển đổi thực sự

Qua khảo sát thực tế các phòng ban từ HCNS, Tài chính - Kế toán, Kinh doanh, Marketing, CSKH đến Kiểm soát nội bộ, có thể thấy doanh nghiệp đã đầu tư không ít công cụ cho từng nghiệp vụ. Tuy nhiên, các hệ thống này được triển khai theo từng thời điểm, từng nhu cầu cục bộ, dẫn đến:

• Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nền tảng
• Quy trình có nhưng thiếu liên kết đầu - cuối
• Báo cáo tồn tại, nhưng không phục vụ điều hành theo thời gian thực
• Nhân sự phải đi vòng qua nhiều hệ thống để hoàn thành một công việc
• Đây là dấu hiệu điển hình của giai đoạn số hoá vận hành, nhưng chưa bước sang chuyển đổi mô hình điều hành.

Nguyên tắc 1: Lấy dữ liệu vận hành làm trung tâm, không phải báo cáo cuối kỳ

Trong bán lẻ điện tử, dữ liệu phát sinh theo từng giờ, từng ngày: doanh thu, tồn kho, chi phí marketing, hiệu suất cửa hàng, tuân thủ quy trình. Nếu dữ liệu chỉ được tổng hợp vào cuối tuần hoặc cuối tháng, doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội can thiệp kịp thời.

Định hướng giải pháp cần đảm bảo:

• Dữ liệu được cập nhật liên tục từ các khối vận hành
• Quản lý có thể theo dõi tình hình theo thời gian thực
• Các chỉ số quan trọng được chuẩn hoá và hiển thị trực quan

Khi dữ liệu trở thành công cụ điều hành hàng ngày, quyết định không còn mang tính cảm tính, mà dựa trên thực tế đang diễn ra.

Nguyên tắc 2: Thiết kế luồng end-to-end thay vì tối ưu từng khâu

Khi doanh nghiệp chuyển từ tư duy quản lý từng hệ thống sang điều hành toàn bộ chuỗi, bài toán cốt lõi không còn nằm ở việc mỗi phòng ban dùng công cụ gì, mà nằm ở cách các phòng ban được kết nối với nhau trong cùng một logic vận hành và dữ liệu thống nhất.

Với các chuỗi bán lẻ điện máy - công nghệ, nơi đặc thù vận hành bao gồm:

• Nhiều cửa hàng phân tán
• Sản phẩm có vòng đời dài (bán - kích hoạt - bảo hành - hậu mãi)
• Khối lượng giao dịch, tương tác khách hàng lớn
• Yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về tài chính, tồn kho, tuân thủ

→ Doanh nghiệp cần một khung giải pháp mang tính hệ thống, thay vì tiếp tục xử lý từng điểm nghẽn đơn lẻ.

Giải pháp hiệu quả cần tái thiết kế các luồng chính:

• Từ kế hoạch kinh doanh → phân bổ ngân sách → triển khai marketing
• Từ mua hàng → tồn kho → bán ra → đối soát nhà cung cấp
• Từ triển khai chương trình → vận hành cửa hàng → đánh giá hiệu quả

Khi các luồng này được kết nối, doanh nghiệp không chỉ làm đúng quy trình, mà còn nhìn thấy mối quan hệ nhân - quả giữa các quyết định.

Nguyên tắc 3: Phân quyền điều hành theo vai trò, không dồn hết về cấp quản lý

Một hệ thống vận hành hiệu quả không chỉ phục vụ BOD hay cấp quản lý, mà phải giúp nhân sự tuyến đầu chủ động hành động bằng dữ liệu.

Executive, trưởng cửa hàng hay quản lý ngành hàng cần có:

• Dashboard phù hợp với vai trò
• Chỉ số rõ ràng để tự đánh giá hiệu quả công việc
• Khả năng điều chỉnh kịp thời trong phạm vi được phân quyền

Khi dữ liệu được phân quyền đúng, quản lý không cần đi nhắc việc, còn nhân sự không phải chờ chỉ đạo mới hành động.

Nguyên tắc 4: Tự động hoá để giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công

Một phần lớn nguồn lực vận hành hiện nay đang bị tiêu tốn cho các công việc không tạo ra giá trị gia tăng: nhập liệu lặp lại, tổng hợp file, đối soát thủ công, gửi email theo dõi tiến độ.

Định hướng giải pháp cần tập trung:

• Chuẩn hoá dữ liệu đầu vào
• Tự động hoá luồng phê duyệt, tổng hợp, cảnh báo
• Giảm tối đa các thao tác thủ công giữa các hệ thống

Khi hệ thống tự chạy, đội ngũ vận hành có thể tập trung vào phân tích và tối ưu, thay vì xử lý sự vụ.

Nguyên tắc 5: Điều hành bằng dashboard, không phải bằng file

Trong môi trường bán lẻ đa kênh, việc điều hành bằng file Excel là không còn phù hợp. Doanh nghiệp cần các dashboard động, phản ánh đúng nhịp vận hành thực tế.

Dashboard không chỉ để xem số, mà để:

• Phát hiện sớm rủi ro tồn kho, chi phí, tuân thủ
• So sánh hiệu quả giữa các ngành hàng, cửa hàng, chương trình
• Làm cơ sở cho các quyết định điều chỉnh nhanh

Khi dashboard trở thành bảng điều khiển hàng ngày, ban lãnh đạo có thể kiểm soát chuỗi bán lẻ theo thời gian thực, thay vì nhìn lại quá khứ.

Từ hệ thống quản lý sang hệ điều hành bán lẻ

Từ các nguyên tắc trên, UpBase và Lark tiếp cận bài toán theo hướng xây dựng "hệ điều hành vận hành chuỗi" (Retail Operation System), trong đó:

• ‍Lark đóng vai trò nền tảng quản trị và phối hợp trung tâm
• UpBase đóng vai trò đơn vị tư vấn, thiết kế giải pháp vận hành, chuẩn hóa quy trình và tích hợp dữ liệu theo đặc thù ngành bán lẻ điện máy - công nghệ

Điểm khác biệt trong cách tiếp cận của UpBase x Lark là:

• Không triển khai giải pháp tách rời theo từng bộ phận
• Mà thiết kế luồng vận hành end-to-end, sau đó map vai trò và công cụ cho từng phòng ban trong cùng một hệ thống

Từ đó: Marketing, Kinh doanh, CSKH, Tài chính – Kế toán, Vận hành cửa hàng và Ban điều hành không vận hành song song mà vận hành trên cùng một trục dữ liệu và quy trình thống nhất

Phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích giải pháp cụ thể cho từng phòng ban trong mô hình chuỗi bán lẻ điện tử – viễn thông, từ đó làm rõ cách hệ điều hành vận hành này giúp doanh nghiệp:

• Giảm phân mảnh dữ liệu
• Tăng năng lực điều hành
• Và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

2. Phòng HCNS: Từ hành chính nhân sự sang hệ thống bảo toàn doanh thu chuỗi

Trong ngành bán lẻ điệnmáy - công nghệ, nhân sự tuyến đầu (frontline) quyết định trực tiếp:

• Doanh thu mỗi cửa hàng
• Tỷ lệ chuyển đổi & trải nghiệm khách hàng
• Mức độ tuân thủ chính sách hãng & nhà mạng

Vì vậy, bài toán HCNS không phải quản lý hồ sơ, mà là:

Làm sao để chuỗi mở rộng nhanh, thay người liên tục nhưng chất lượng bán hàng và dịch vụ không suy giảm.

Giải pháp UpBase x Lark được thiết kế xoay quanh mục tiêu này.

2.1. Tuyển dụng: Đảm bảo "đủ người - đúng năng lực - đúng thời điểm mở bán"

Bài toán đặc thù ngành

• Nhu cầu tuyển dụng biến động mạnh theo mở mới cửa hàng, mùa cao điểm, chiến dịch bán hàng
• Tỷ lệ nghỉ việc cao ở vị trí bán hàng và kỹ thuật viên
• Tuyển nhanh nhưng khó kiểm soát chất lượng và chi phí tuyển dụng

Định hướng giải pháp

• Quản lý quy trình đề xuất, yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, đo lường theo định biên tuyển dụng của kế hoạch tuyển dụng
• Quản lý hồ sơ ứng viên và mẫu email trao đổi ứng viên qua các vòng, tự động gửi/ phản hồi email
• Quản lý quy trình tuyển dụng, phỏng vấn, phân loại, đánh giá, offer ứng viên qua các vòng
• Quản lý bài test ứng viên và tự động chấm điểm (bài test trắc nghiệm)
• Tích hợp báo cáo đánh giá tuyển dụng quá trình onboard thử việc từ hệ thống quản lý đào tạo và đánh giá nhân sự (nếu có)
• Đồng bộ hệ thống quản lý thông tin nhân sự và tự động gửi yêu cầu danh mục checklist onboard nhân sự qua bộ phận liên quan (IT, Đào tạo, BP chuyên môn, HCNS)
• Báo cáo tuyển dụng tổng quan

Giá trị mang lại

• Giảm tình trạng thiếu người tại điểm bán trong giai đoạn cao điểm
• Hạn chế tuyển sai, giảm chi phí đào tạo lại và churn nhân sự
• Đảm bảo chất lượng đội ngũ bán hàng đồng đều giữa các cửa hàng

2.2. Quản lý thông tin nhân sự: Một nguồn dữ liệu nhân sự tập trung cho toàn chuỗi

Bối cảnh ngành

• Nhân sự phân tán theo cửa hàng, ca kíp và vai trò
• Điều chuyển, thay đổi vị trí diễn ra thường xuyên
• Rủi ro về hồ sơ, hợp đồng và tuân thủ tăng theo quy mô

Định hướng giải pháp

• Xây dựng một nguồn dữ liệu nhân sự tập trung, theo dõi xuyên suốt vòng đời nhân viên trong môi trường chuỗi phân tán
• Chuẩn hóa và truy vết lịch sử nhân sự: onboard - điều chuyển - thay đổi vai trò - nghỉ việc, giảm rủi ro sai lệch thông tin
• Tự động hóa các mốc quản trị quan trọng (hợp đồng, BHXH, hồ sơ pháp lý), đảm bảo tuân thủ khi quy mô nhân sự tăng nhanh
• Cung cấp bức tranh nhân sự theo cửa hàng, khu vực, trạng thái làm việc, hỗ trợ ra quyết định điều hành

Giá trị mang lại

• Minh bạch dữ liệu nhân sự giữa trụ sở và cửa hàng
• Giảm rủi ro pháp lý khi mở rộng quy mô nhanh
• Hỗ trợ ban điều hành nắm được bản đồ nhân sự theo thời gian thực

2.3. Đào tạo & đánh giá: Chuẩn hóa năng lực bán hàng và dịch vụ toàn chuỗi

Bối cảnh ngành

• Sản phẩm và chính sách hãng thay đổi liên tục
• Chất lượng tư vấn không đồng đều giữa các cửa hàng
• Đào tạo thiếu liên kết với hiệu suất bán hàng

Định hướng giải pháp

• Chuẩn hóa khung năng lực theo vai trò đặc thù của bán lẻ điện máy - công nghệ (bán hàng, kỹ thuật, quản lý cửa hàng)
• Quản lý tập trung lộ trình đào tạo, nội dung, bài kiểm tra và kết quả học tập trên toàn chuỗi
• Thông báo nhắc nhở, cảnh báo, tạo lịch tới danh sách người học
• Liên thông dữ liệu đào tạo với đánh giá hiệu suất, giúp đo lường tác động thực tế của đào tạo tới chất lượng bán hàng và dịch vụ‍
• Báo cáo và thống kê kết quả đào tạo
• Đảm bảo chất lượng tư vấn và trải nghiệm khách hàng đồng đều giữa các cửa hàng, giảm phụ thuộc vào cá nhân.

Giá trị mang lại

• Chuẩn hóa chất lượng tư vấn và dịch vụ khách hàng
• Giảm phụ thuộc vào cá nhân bán hàng giỏi
• Nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và trải nghiệm khách hàng tại điểm bán

2.4. Chấm công - ca kíp - OT: Kiểm soát chi phí nhân sự trong vận hành cửa hàng

Bối cảnh ngành

• Mô hình ca kíp phức tạp, nhiều loại nhân sự (full-time, part-time, thời vụ)
• OT tăng mạnh vào mùa cao điểm, khó kiểm soát
• Sai lệch chấm công ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí và tinh thần nhân viên

Định hướng giải pháp

• ‍Chuẩn hóa hệ thống ca kíp và dữ liệu nhân sự theo mô hình bán lẻ: Xây dựng bộ danh sách ca/kíp chuẩn theo từng vị trí, loại nhân sự (thử việc, chính thức, part-time…), đồng thời thiết lập từ điển dữ liệu nhân sự tập trung (mã cửa hàng, vị trí, loại phụ cấp/khấu trừ…), tạo nền tảng dữ liệu thống nhất cho toàn hệ thống.‍
• Chuẩn hóa luồng phê duyệt và quy tắc chấm công theo tuyến quản lý: Thiết lập luồng duyệt linh hoạt trên Lark Attendance theo mô hình quản lý cửa hàng - khu vực - khối vận hành; đồng thời cấu hình quy tắc chung về OT, đi muộn, nghỉ phép và các trường hợp ngoại lệ, giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công.‍
• Số hóa toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến công ca: Thiết kế và triển khai các Form/Flow cho nghỉ phép, OT, đổi ca, công tác, làm việc từ xa… giúp nhân sự thao tác nhanh, quản lý dễ theo dõi, dữ liệu được ghi nhận xuyên suốt và có kiểm soát.‍
• Tích hợp dữ liệu chấm công và tự động hóa tính công: Kết nối hoặc nhập chuẩn dữ liệu từ máy chấm công, cấu hình quy tắc tính công, OT, phụ cấp và đồng bộ vào Base, đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác, nhất quán và sẵn sàng cho các bước xử lý tiếp theo.‍
• Tự động đối chiếu - xác nhận - giải trình công ca: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, thiết lập bảng đối chiếu công ca trước khi chốt, gửi báo cáo công ca, yêu cầu xác nhận và giải trình trực tiếp tới nhân sự, giảm sai sót và tranh chấp nội bộ.‍
• Đối chiếu chấm công với kế hoạch vận hành cửa hàng: Tích hợp kế hoạch phân ca vận hành (nếu có) để so sánh giữa ca phân công và ca thực tế, nhanh chóng phát hiện và rà soát các sai lệch công ca tại từng cửa hàng.‍
• Liên thông dữ liệu công tác và làm việc linh hoạt: Tích hợp phiếu đề xuất công tác, làm việc từ xa (nếu có) vào dữ liệu chấm công, đảm bảo ghi nhận đầy đủ thời gian làm việc thực tế của nhân sự.‍
• Đồng bộ dữ liệu chấm công với hệ thống tính lương và đánh giá hiệu suất: Kết nối dữ liệu sang hệ thống tính lương tự động (nếu có), đồng thời liên thông với dữ liệu đánh giá hiệu quả nhân sự, khen thưởng - kỷ luật, minh chứng giải trình, thưởng đột xuất và hiệu suất theo bộ phận.‍
• Báo cáo hiệu suất nhân sự đa chiều theo mô hình bán lẻ: Cung cấp hệ thống báo cáo đánh giá hiệu suất và thống kê chấm công theo từng khối, bộ phận, cửa hàng, khu vực, giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác.

Giá trị mang lại

• Kiểm soát chi phí nhân sự theo từng cửa hàng và giai đoạn
• Giảm thất thoát chi phí OT không cần thiết
• Tăng tính minh bạch và công bằng trong vận hành nhân sự

2.5. Tính lương: Bảo vệ động lực bán hàng và niềm tin nội bộ

Bối cảnh ngành

• Lương, thưởng, hoa hồng gắn trực tiếp với doanh thu
• Sai sót nhỏ dễ gây bất mãn lớn trong đội ngũ bán hàng
• Khó giải trình khi dữ liệu đến từ nhiều nguồn

Định hướng giải pháp

• ‍Đồng bộ tập trung dữ liệu nhân sự và chính sách lương thưởng: Kết nối realtime hệ thống quản lý thông tin nhân sự, dữ liệu chấm công - ca kíp, chính sách lương thưởng theo từng vị trí, cửa hàng, khu vực; đảm bảo mọi thay đổi về nhân sự và chính sách được cập nhật xuyên suốt (nếu doanh nghiệp có nhu cầu).‍
• Khóa kỳ lương chính xác dựa trên dữ liệu đã được xác nhận: Đồng bộ dữ liệu kỳ lương từ phòng Hành chính – Nhân sự sau khi hoàn tất chốt công, chốt ca và xác nhận thưởng, giúp loại bỏ sai lệch giữa thực tế vận hành cửa hàng và bảng lương.‍
• Chuẩn hóa công thức tính lương và các khoản giảm trừ - phúc lợi; Thiết lập và quản trị tập trung các công thức giảm trừ Thuế TNCN, BHXH, Công đoàn, cùng các khoản thưởng và phúc lợi đặc thù ngành bán lẻ điện tử như thưởng doanh số, thưởng du lịch, lương tháng 13, sinh nhật, bảo hiểm, bù trừ lương - thưởng…, đảm bảo tuân thủ và linh hoạt theo chính sách doanh nghiệp.‍
• Minh bạch hóa bảng lương và quy trình xác nhận với CBNV: Tự động gửi thông báo quỹ lương và bảng lương chi tiết tới từng nhân sự để xác nhận hoặc giải trình trực tiếp trên hệ thống, giảm khiếu nại, tăng tính minh bạch và tin cậy.‍
• Tự động hóa quy trình duyệt và chi lương - thưởng: Tạo phiếu chi và luồng phê duyệt tự động tới BOD cho các khoản lương, thưởng; đồng thời lưu trữ tập trung dữ liệu chi lương, phiếu thanh toán, ủy nhiệm chi và chứng từ gốc, phục vụ kiểm soát và hậu kiểm.‍
• Theo dõi và phân tích biến động quỹ lương theo mô hình chuỗi: Cung cấp báo cáo quỹ lương và biến động lương nhân sự theo cửa hàng, khu vực, bộ phận; nhanh chóng phát hiện các biến động tăng/giảm, đột biến hoặc bất thường, hỗ trợ quản trị chi phí nhân sự hiệu quả.‍
• Liên thông dữ liệu lương với báo cáo tài chính và P&L: Đồng bộ dữ liệu quỹ lương sang hệ thống báo cáo PnL (nếu có), giúp ban lãnh đạo nhìn rõ tỷ trọng chi phí nhân sự trên doanh thu từng cửa hàng và toàn chuỗi, từ đó tối ưu hiệu quả vận hành.

Giá trị mang lại

• Giữ chân đội ngũ bán hàng tuyến đầu
• Tạo động lực bán hàng bền vững
• Giảm khiếu nại và xung đột nội bộ liên quan đến lương thưởng

2.6. Hành chính - Từ vận hành phân tán đến quản trị hồ sơ & phê duyệt tập trung

Bối cảnh ngành:

• Mạng lưới cửa hàng lớn, hợp đồng thuê mặt bằng - dịch vụ - nhà cung cấp đa dạng, thời hạn và điều khoản khác nhau
• Nhiều loại đề xuất hành chính liên quan trực tiếp đến vận hành cửa hàng (sửa chữa, mua sắm, cấp phát, bảo trì…) cần phê duyệt nhanh để không gián đoạn kinh doanh
• Hồ sơ, văn bản, hợp đồng thường lưu trữ phân tán (file cá nhân, email, bản giấy), gây rủi ro thất lạc và khó kiểm soát
• Việc theo dõi gia hạn hợp đồng, mốc pháp lý quan trọng phụ thuộc nhiều vào con người, tiềm ẩn rủi ro vận hành và pháp lý

Định hướng giải pháp

• ‍Chuẩn hóa hệ thống phiếu đề xuất hành chính: Thiết lập các loại phiếu đề xuất phục vụ hoạt động hành chính như mua sắm - cấp phát tài sản, sửa chữa cơ sở vật chất, thuê mặt bằng, chi phí vận hành cửa hàng…, đảm bảo thống nhất biểu mẫu và dữ liệu trên toàn chuỗi.‍
• Quản lý tập trung các đề xuất phê duyệt chứng từ: Số hóa và quản lý toàn bộ các loại đề xuất liên quan đến chứng từ hành chính, giúp loại bỏ tình trạng xử lý rời rạc qua email hoặc giấy tờ thủ công, đồng thời dễ dàng truy xuất khi cần đối soát.‍
• Lưu trữ và quản trị văn bản - quy định nội bộ: Quản lý tập trung các văn bản, quy trình, quy định, công văn hành chính theo phiên bản và phân quyền truy cập, đảm bảo nhân sự tại cửa hàng và khối văn phòng luôn sử dụng đúng tài liệu cập nhật.‍
• Thiết lập và kiểm soát luồng duyệt hợp đồng đa cấp: Xây dựng luồng phê duyệt hợp đồng linh hoạt theo loại hợp đồng (thuê mặt bằng, nhà cung cấp, dịch vụ, đối tác…), phù hợp với cơ cấu tổ chức và tuyến quản lý đặc thù của doanh nghiệp bán lẻ điện tử.‍
• Phân loại và quản lý nhóm giấy tờ, hợp đồng trọng yếu: Chuẩn hóa việc phân nhóm và gắn metadata cho các loại hợp đồng, hồ sơ pháp lý, tài liệu quan trọng theo cửa hàng, khu vực, đối tác, giúp việc tra cứu và kiểm soát rủi ro pháp lý trở nên dễ dàng.‍
• Tự động cảnh báo gia hạn và mốc thời gian quan trọng: Thiết lập cơ chế cảnh báo tự động cho các hợp đồng sắp hết hạn (thuê mặt bằng, bảo trì, dịch vụ…), hạn chế rủi ro gián đoạn vận hành cửa hàng hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.‍
• Lưu trữ hồ sơ và tài liệu hợp đồng số hóa: Lưu trữ tập trung bản scan hợp đồng, hồ sơ hành chính trên hệ thống, đảm bảo an toàn dữ liệu, dễ dàng truy xuất khi thanh tra, kiểm toán hoặc phục vụ mở rộng chuỗi.

Giá trị mang lại:

• Giảm rủi ro vận hành & pháp lý nhờ kiểm soát chặt chẽ hợp đồng, hồ sơ và mốc thời gian quan trọng
• Tăng tốc xử lý đề xuất hành chính, hạn chế tình trạng chờ duyệt kéo dài làm ảnh hưởng hoạt động cửa hàng
• Minh bạch hóa luồng phê duyệt, dễ dàng truy vết trách nhiệm và lịch sử xử lý
• Chuẩn hóa dữ liệu hành chính trên toàn chuỗi, tạo nền tảng cho mở rộng quy mô nhanh và bền vững
• Giảm phụ thuộc vào cá nhân, nâng cao tính kế thừa và khả năng quản trị khi chuỗi tăng trưởng

3. Phòng Kế toán: Từ ghi nhận - đối soát thủ công sang hệ thống bảo toàn doanh thu & tuân thủ tài chính

Với mô hình bán lẻ điện máy - công nghệ, kế toán vận hành trong môi trường có khối lượng giao dịch lớn - tốc độ cao - đa nguồn phát sinh, bao gồm:

• Doanh thu đa kênh: cửa hàng, online, sàn, trả góp, bảo hành - dịch vụ
• Chi phí phát sinh liên tục từ nhiều bộ phận: bán hàng, CSKH, marketing, vận hành cửa hàng, kho vậnGiao dịch thu - chi phát sinh liên tục với nhiều đối tác, mỗi đối tác có điều khoản thanh toán, công nợ và chứng từ khác nhau
• Nhiều tình huống đặc thù: nhập hàng đối tác mới, tạm ứng - hoàn ứng, thanh toán theo đợt, theo doanh số hoặc theo chiến dịchÁp lực đối soát nhanh - đúng - đủ để không ảnh hưởng tiến độ bán hàng, nhập hàng và quan hệ đối tác.

Vì vậy, bài toán cốt lõi đặt ra là:

Làm sao quản lý tập trung và kiểm soát hiệu quả toàn bộ luồng thanh toán với đối tác và nhà cung cấp trong môi trường bán lẻ tăng trưởng nhanh, nhiều bộ phận cùng phát sinh giao dịch.

Giải pháp UpBase x Lark được thiết kế để giải quyết đúng bài toán này.

3.1. Hệ thống quản lý thanh toán

Bối cảnh ngành

• Doanh nghiệp bán lẻ điện máy - công nghệ có khối lượng giao dịch thu - chi rất lớn, đa nguồn: bán lẻ, online, trả góp, đối tác phân phối, hãng.‍
• Khoản thu - hóa đơn - thanh toán liên quan chặt chẽ giữa Kinh doanh - CSKH - Kế toán, nhưng thường xử lý rời rạc, thủ công.Nhiều đối tác/nhà cung cấp, phát sinh các trường hợp đặc biệt: đối tác mới, chưa ký hợp đồng, cần thanh toán gấp.
• Ban lãnh đạo cần theo dõi realtime dòng tiền, tiến độ chi, nhưng dữ liệu phân tán, khó tổng hợp nhanh.

Định hướng giải pháp

Khoản thu:

• Kéo API khoản thu từ Genbyte về hệ thống kế toán tập trung.
• Chuẩn hóa phiếu đề xuất yêu cầu xuất hóa đơn từ bộ phận Kinh doanh sang Kế toán.Quản lý yêu cầu chỉnh sửa/xóa hóa đơn từ Sales/CSKH kèm lý do và luồng phê duyệt.

Khoản chi

• Chuẩn hóa danh mục phải chi, bộ phận đề xuất, đối tượng thanh toán (nhà cung cấp, đối tác, cửa hàng…).
• Setup phiếu tạm ứng - đề nghị thanh toán - hoàn ứng theo form, hạng mục và tiêu chí đã chuẩn hóa (ngân sách, mục đích, tính hợp lệ).
• Phê duyệt các trường hợp đặc biệt: nhập hàng đối tác mới, chưa có hợp đồng, phát sinh gấp.
• Quản lý tập trung đề xuất chi từ các bộ phận, phân nhóm giao dịch: thanh toán – tạm ứng – hoàn ứng.
• Theo dõi chi tiêu theo cửa hàng, phòng ban, danh mục chi.
• Tích hợp API Genbyte đẩy phiếu thanh toán & kéo trạng thái thanh toán (nếu khả thi).
• Báo cáo tiến độ chi tiền realtime theo từng nhóm chi phí.

Value mang lại

• ‍Minh bạch & kiểm soát dòng tiền thu - chi trong mô hình bán lẻ đa điểm, đa đối tác.
• Giảm sai sót giữa Kinh doanh - CSKH - Kế toán, hạn chế rủi ro hóa đơn và thanh toán.
• Tăng tốc xử lý thanh toán cho nhà cung cấp/đối tác, không phụ thuộc cá nhân.
• Kế toán chủ động tổng hợp báo cáo, ban lãnh đạo nắm dòng tiền realtime.
• Tạo nền tảng để mở rộng thêm các module kế toán khác trong hệ thống tổng thể.

3.2. Hệ thống báo cáo thanh toán

Bối cảnh ngành

• Doanh nghiệp bán lẻ điện máy - công nghệ vận hành nhiều tài khoản ngân hàng, quỹ tiền mặt, nhiều cửa hàng.
• Dòng tiền ra - vào liên tục, gắn với nhà cung cấp, đối tác, chi phí vận hành, marketing, logistics.
• Việc theo dõi số dư, lưu chuyển tiền, chi phí theo hạn mức/ngân sách thường rời rạc, tổng hợp chậm.Thiếu cảnh báo sớm các rủi ro: vượt ngân sách, sai định mức, chậm thanh toán định kỳ.

Định hướng giải pháp

• Quản lý danh sách tài khoản, sổ quỹ tiền mặt & sổ quỹ ngân hàng, số dư theo từng tài khoản.
• Báo cáo sao kê lưu chuyển tiền, số dư đầu kỳ - cuối kỳ, đối chiếu dư nợ/dư có.Theo dõi dòng tiền ra - vào theo kỳ, theo cửa hàng, phòng ban, danh mục chi.
• Chuẩn hóa bảng định mức & hạn mức thanh toán theo từng khoản mục chi phí.
• Quản lý các khoản phải chi định kỳ: thuê mặt bằng, dịch vụ, đối tác vận hành, marketing…
• Tự động nhắc gia hạn thanh toán, quản lý thanh toán theo tiến độ (đặt cọc, thanh toán theo đợt).
• Đối soát chi tiêu theo hạn mức, báo cáo vượt/trong ngân sách, cảnh báo sai phạm.
• Quản lý tập trung bộ hồ sơ chứng từ gốc, phiếu đề xuất chi bản cứng và bộ hồ sơ thanh toán theo quy định.

Value mang lại

• ‍Minh bạch hóa dòng tiền cho mô hình bán lẻ đa cửa hàng, đa đối tác.
• Giúp Kế toán & Ban lãnh đạo nắm nhanh tình hình tài chính theo thời gian thực.
• Kiểm soát chặt chi phí vận hành, chi phí đối tác‍
• Tạo nền tảng dữ liệu chuẩn cho báo cáo quản trị & ra quyết định tài chính.

3.3. Quản lý tồn kho

Bối cảnh ngành

• Doanh nghiệp điện máy - công nghệ vận hành đa kho: kho bán, kho bảo hành, kho lỗi/hư hỏng, kho khu vực & cửa hàng.
• Hàng hóa có giá trị cao, vòng đời ngắn, phát sinh nhiều nghiệp vụ đổi trả, bảo hành, luân chuyển nội bộ.Việc theo dõi xuất - nhập - tồn, luân chuyển, kiểm kê thường phụ thuộc hệ thống bán hàng, thiếu lớp kiểm soát kế toán.
• Rủi ro chênh lệch tồn kho, thất thoát, sai lệch giữa thực tế - hệ thống - số liệu kế toán.

Định hướng giải pháp

• Đồng bộ kết tồn kho từ Genbyte, bao gồm: kho bán, kho bảo hành, kho hư hỏng… theo khu vực & cửa hàng.
• Quản lý phiếu xuất kho và tự động đẩy phiếu xuất sang Genbyte (nếu có thể), bao gồm: Xuất đơn kinh doanh (bán buôn/B2B), xuất đổi trả nhà cung cấp, xuất bảo hành, sửa chữa, xuất luận chuyển nội bộ giữa các cửa hàng
• Theo dõi trạng thái luân chuyển hàng hóa realtime, phí vận chuyển theo đơn và tần suất luân chuyển theo khu vực.
• Kiểm kê kho định kỳ, đối soát tồn thực tế với dữ liệu Genbyte.
• Quản lý đề xuất và lịch sử nhập - xuất - tồn theo từng kho, cửa hàng, bộ phận.
• Quản lý xử lý hàng lỗi, theo dõi quy trình sửa chữa, trả NCC hoặc tiêu hủy

‍

Value mang lại

• ‍Minh bạch và kiểm soát chặt tồn kho cho mô hình bán lẻ chuỗi quy mô lớn.
• Giảm chênh lệch giữa tồn thực tế - hệ thống bán hàng - số liệu kế toán.
• Kiểm soát tốt hàng bảo hành, hàng lỗi, hàng luân chuyển nội bộ, hạn chế thất thoát.
• Cung cấp dữ liệu chuẩn cho báo cáo tài chính, giá vốn, hiệu quả vận hành kho.
• Nâng cao khả năng phối hợp giữa Kinh doanh - Vận hành - Kế toán trên cùng một hệ thống.

4. Nghiệp vụ liên thông HCNS & Kế toán: Hệ thống quản lý tài sản

Bối cảnh ngành

• Doanh nghiệp bán lẻ điện máy - công nghệ sở hữu số lượng lớn tài sản & VPP phân tán theo cửa hàng, khu vực.
• Tài sản gắn chặt với nhân sự sử dụng (thiết bị bán hàng, IT, máy POS, máy test, công cụ trưng bày…).
• Việc theo dõi vòng đời tài sản, khấu hao, điều chuyển, thu hồi thường rời rạc giữa HCNS và Kế toán.Thiếu dữ liệu chuẩn gây khó khăn cho quản trị chi phí, kiểm kê, BCTC & P&L.

Định hướng giải pháp

• Đồng bộ dữ liệu tồn kho VPP và tài sản từ Genbyte, quản lý theo cửa hàng, khu vực.
• Ghi nhận và phân loại danh sách tài sản, thời hạn sử dụng theo từng nhóm (IT, vận hành cửa hàng, văn phòng…).
• Tự động tính khấu hao tài sản theo nguyên tắc vòng đời sản phẩm đã chuẩn hóa.

‍

Value mang lại

• ‍Minh bạch hóa toàn bộ vòng đời tài sản, từ ghi nhận - sử dụng - khấu hao - thanh lý.
• Liên thông dữ liệu HCNS - Kế toán - Vận hành cửa hàng trên cùng một hệ thống.
• Giảm thất thoát, sử dụng sai mục đích, trùng lặp đầu tư tài sản.
• Chuẩn hóa dữ liệu phục vụ quản trị chi phí, kiểm soát CAPEX & OPEX.
• Nâng cao độ chính xác cho BCTC, P&L và quyết định đầu tư tài sản.

Phần 2 bài viết đã phác họa bức tranh tổng thể về khung giải pháp UpBase x Lark cho doanh nghiệp bán lẻ điện máy - công nghệ, với điểm khởi đầu là chuẩn hóa và liên thông các nghiệp vụ nền tảng ở khối Nhân sự và Kế toán. Đây là bước đi cần thiết để giải quyết tình trạng phân mảnh dữ liệu, tạo nền móng cho vận hành minh bạch và quản trị có hệ thống.

Trong phần tiếp theo, bài viết sẽ tiếp tục mở rộng bức tranh chuyển đổi số sang các phòng ban tuyến đầu như Kinh doanh, Marketing, Kiểm soát nội bộ và Chăm sóc khách hàng, nơi dữ liệu không chỉ được quản lý, mà còn được khai thác để thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao năng lực cạnh tranh.