Mỗi tháng, hàng trăm giờ làm việc của phòng HCNS bị đốt chỉ để ghép công - phép - OT - lương. Thế nhưng hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam vẫn chấm công thủ công, rời rạc, sai sót.

Nhưng vấn đề thật sự không chỉ nằm ở quy trình cũ.

Nhiều doanh nghiệp đã từng thử chuyển đổi nhưng gặp nhiều khó khăn do phần mềm riêng lẻ, cứng nhắc, không phù hợp ca kíp hay remote. Chi phí duy trì cao, đội ngũ chưa sẵn sàng, nhân viên ngại thao tác app - tất cả trở thành nỗi lo ẩn khiến không ít doanh nghiệp trăn trở trong bài toán quản lý công - lương.

Và đâu mới là giải pháp đồng bộ, linh hoạt và dễ vận hành, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà vẫn vừa túi tiền? Trong bài viết này, UpBase sẽ cùng bạn phân tích các phương án đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng, chỉ ra ưu – nhược điểm để bạn dễ dàng tìm ra hướng đi tối ưu cho chính mình.‍

‍I.Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn mắc kẹt với chấm công - tính lương thủ công?

Nhiều doanh nghiệp Việt vẫn quản lý công, phép, OT bằng file Excel, bảng giấy hoặc hệ thống chấm công, tính lương rời rạc. Điều này dẫn đến:

• Dễ phát sinh sai lệch ca - phép - OT do máy chấm công chỉ lưu dữ liệu thô, nhân viên quẹt hộ, quẹt thiếu, thiết bị lỗi.
• Mất thời gian trích xuất, kiểm tra dữ liệu máy chấm công cuối tháng, dễ lệch số liệu, tốn hàng chục giờ mỗi tháng để nhập liệu, tổng hợp bảng công - phép - lương.
• Sai sót, gian lận giờ công khó kiểm soát, dễ phát sinh khiếu nại, mất niềm tin giữa nhân viên và bộ phận HCNS.
• Thiếu báo cáo minh bạch, HR khó truy xuất lịch sử, leader khó đối chiếu khi cần.

Hậu quả là doanh nghiệp tốn kém thời gian, chi phí ẩn mà năng suất quản lý nhân sự không cải thiện.

Ngay cả khi đã nhận ra rủi ro từ các hệ thống cũ, nhiều doanh nghiệp vẫn chần chừ:

• Lo ngại phần mềm không linh hoạt, không theo kịp ca kíp, OT, đội ngũ hybrid hay remote.
• Lo lắng chi phí duy trì cao, triển khai xong không khai thác hết tính năng.
• Thiếu nhân sự nội bộ để vận hành, nhân viên ngại thao tác, sợ quy trình phức tạp.

Những nỗi lo “ẩn” này khiến không ít doanh nghiệp mắc kẹt với quy trình thủ công, dù biết nó đang bào mòn nguồn lực quan trọng.

Nhưng để vượt qua những nỗi lo cố hữu về chi phí, nhân sự vận hành hay tính linh hoạt của phần mềm, doanh nghiệp cần hơn một phần mềm lẻ tẻ. Họ cần một hệ sinh thái đồng bộ, minh bạch và dễ triển khai.

Đó chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Lark Suite như một giải pháp toàn diện để số hoá quy trình công - phép - lương - phê duyệt - lưu trữ - tất cả trên một nền tảng duy nhất (All-in-One).‍

II. Giải pháp tổng thể với Lark: Số hóa toàn bộ quy trình chấm công, tính lương

Khác với các phần mềm rời lẻ, Lark Suite được thiết kế như một hệ sinh thái quản trị công - phép - OT - lương - phê duyệt - lưu trữ đồng bộ, liên kết realtime và dễ triển khai.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80% thời gian xử lý, hạn chế gian lận, minh bạch dữ liệu và phù hợp với mọi mô hình vận hành từ ca kíp đến hybrid, remote.

Dưới đây là các công cụ cốt lõi trong hệ sinh thái Lark giúp số hoá quy trình chấm công, tính lương một cách toàn diện:

• Lark Attendance: Chấm công GPS/Wi-Fi/QR, quản lý ca kíp hoặc đội ngũ linh hoạt, hạn chế gian lận giờ công.
• Lark Form + Workflow: Đăng ký nghỉ phép, OT, WFH, ca đột xuất; luồng phê duyệt tự động, tracking realtime.
• Lark Approval: Phê duyệt đơn nghỉ, đơn OT, bổ sung công; minh bạch, lưu vết xử lý, tránh thất lạc.
• Lark Base: Lưu trữ đồng bộ dữ liệu công - ca - lương - phép, dễ tra cứu lịch sử và đối soát.
• Lark Sheet hoặc DataHub: Tổng hợp & tính toán lương theo công thức preset, xuất báo cáo realtime, hỗ trợ ra quyết định.

Các công cụ này có thể tuỳ chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Phần tiếp theo sẽ phân tích chi tiết lợi ích từng công cụ, kèm usecase thực tế.

1. Chấm công tự động, linh hoạt với Lark Attendance

Quy trình chấm công là bước đầu tiên nhưng cũng là khâu dễ xảy ra gian lận, chênh lệch dữ liệu. Với SMEs, đa số vẫn quản lý công bằng cách quẹt thẻ, ký giấy, hoặc ghi file Excel thủ công, dẫn đến chấm công lệch giờ, khó đối soát ca kíp, nhân viên dễ đi muộn về sớm nhưng dữ liệu không minh bạch.

2. Đơn từ, nghỉ phép, OT - Tự động hoá toàn bộ quy trình duyệt

Một trong những nỗi đau lớn nhất của HR là đơn nghỉ phép, OT, đổi ca bị thất lạc, duyệt chậm, hoặc thông tin lệch so với bảng công thực tế.

Với quy trình thủ công, nhân viên thường gửi đơn giấy/email, HR tracking file Excel rời rạc, mất thời gian, dễ quên, dễ thiếu minh bạch.

Nhờ số hoá đơn từ, dữ liệu nghỉ phép, OT luôn khớp với chấm công, HR không còn mất ngày rà soát file rời. Toàn bộ lịch sử phê duyệt và dữ liệu công sẽ được lưu trữ tập trung để dễ dàng tra soát khi cần.

3. Tự động tính lương, kết nối dữ liệu công & chính sách lương

Với hầu hết doanh nghiệp, tính lương là khâu cuối cùng nhưng cũng dễ xảy ra tranh cãi nhất. Một sai lệch nhỏ từ công chuẩn, ca OT hay đơn xin nghỉ chưa duyệt kịp có thể khiến HR mất hàng giờ rà soát, chỉnh file; nhân viên thì bức xúc vì nhận lương chậm hoặc sai.

Với quy trình thủ công, HR phải tổng hợp công chuẩn, OT, phép, thưởng phạt… từ nhiều file Excel, rồi tính công thức lại từng dòng, mất 2–5 ngày, sai số rất khó rà.

Nhờ số hoá toàn bộ dữ liệu công - phép - OT - lương, các doanh nghiệp không chỉ giảm áp lực vận hành cho HR mà còn giúp lãnh đạo ra quyết định chi phí nhân sự chuẩn xác theo thời gian thực.

Đây chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không thủ công hoá bộ máy HCNS.

4. Báo cáo & Cảnh báo tự động – Quản lý chủ động, ngăn lỗi từ sớm

Dữ liệu chấm công, đơn từ và lương nếu chỉ tổng hợp bằng Excel thì gần như không cảnh báo được rủi ro bất thường: nhân viên đi trễ nhiều lần, nghỉ vượt phép, hay tổng OT tăng đột biến, nhưng không ai biết cho đến khi chốt lương.

Khi quản lý không nắm được từ đầu, chi phí nhân sự phát sinh vượt khung, phòng HCNS mất nhiều thời gian xử lý truy ngược.

Lark Suite cho phép doanh nghiệp:

• Tự động phát hiện và cảnh báo ngay khi nhân viên vi phạm công ca, đi trễ lặp lại nhiều lần hoặc nghỉ vượt số phép còn lại.
• Toàn bộ dữ liệu được tổng hợp thành báo cáo realtime: tổng công, tổng OT, chi phí nhân sự được thống kê chi tiết theo phòng ban, ca làm hay dự án.
• Ban lãnh đạo và HRBP có thể theo dõi dashboard trực quan theo tháng/quý để kiểm soát ngân sách lương, so sánh xu hướng làm việc và điều chỉnh chi phí kịp thời.

Nhờ đó, doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề bất thường, ngăn rò rỉ chi phí không cần thiết, đồng thời tăng tính minh bạch nội bộ.

Quản lý các cấp có số liệu tin cậy để ra quyết định nhanh, còn HR tiết kiệm được thời gian so sánh, dự báo, tối ưu nguồn lực cho từng giai đoạn phát triển.‍

III. Doanh nghiệp nào nên áp dụng?

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần những công cụ quá phức tạp hay đắt đỏ.

Nhưng với những tổ chức đang tăng trưởng, có quy mô nhân sự ngày càng mở rộng, quy trình chấm công, tính lương càng phức tạp, thì việc số hoá đồng bộ trên một nền tảng như Lark Suite sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí và công sức quản trị.

Dưới đây là các doanh nghiệp được khuyến khích nên áp dụng quy trình tự động hoá chấm công & tính lương ngay từ hôm nay.

Chấm công tự động – Bảng lương hết lỗi!

Nhận tư vấn thiết lập hệ thống chấm công, tính lương bằng Lark, miễn phí 100% cho 10 doanh nghiệp đầu tiên!

👉  Đăng ký ngay tại đây để được chuyên gia Lark Suite & UpBase đồng hành, setup quy trình chuẩn chỉ, phù hợp đặc thù vận hành của doanh nghiệp bạn.