Bạn có chắc quy trình phê duyệt của doanh nghiệp đang thực sự minh bạch và không thất thoát?

Nếu HR vẫn phải cộng công, trừ phép bằng file excel, Manager duyệt đơn qua tin nhắn, email rời rạc, CEO không nắm số liệu ngân sách real-time,... thì lỗ hổng nằm ngay ở những thứ nhỏ nhất.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy checklist các dấu hiệu cảnh báo cho thấy quy trình phê duyệt của công ty đang mất kiểm soát ở cấp nào, cách chuẩn hóa từng bước để bít các lỗ hổng và giải pháp tự động hóa giúp HR, Manager, CEO dễ dàng duyệt - giám sát - ra quyết định minh bạch và kịp thời, không còn nỗi lo đơn trôi, công lệch, lương sai.

I. Những “lỗ hổng” âm thầm trong quy trình phê duyệt truyền thống mà doanh nghiệp có thể mắc phải

Trong guồng quay công việc hàng ngày, nhiều doanh nghiệp không nhận ra rằng quy trình phê duyệt – tưởng nhỏ nhưng lại dễ trở thành “điểm rò rỉ” âm thầm.

Một đơn nghỉ phép chưa duyệt kịp có thể kéo theo OT vượt, công lệch, khiếu nại lương,... có thể khiến phòng nhân sự mất đi niềm tin nội bộ, làm quản lý lúng túng và khiến ban lãnh đạo khó kiểm soát ngân sách đúng lúc.

Bảng dưới đây sẽ cho bạn thấy: mỗi cấp trong quy trình phê duyệt đều có thể tạo ra lỗ hổng, nếu không chuẩn hóa và tự động hóa kịp thời.

II. Top 8 dấu hiệu cho thấy quy trình phê duyệt của doanh nghiệp đã lỗi thời

Bạn nghĩ những lỗ hổng này chỉ là vấn đề nhỏ? Thực tế, đây là những dấu hiệu rất quen thuộc nhưng lại âm thầm làm chi phí đội lên, dữ liệu rời rạc và đội ngũ thì mệt mỏi vì công việc lặp đi lặp lại.

Hãy tự check: Doanh nghiệp của bạn có đang gặp ít nhất 3 dấu hiệu dưới đây? Nếu có, đây chính là lúc cần chuẩn hóa & tự động hóa để bịt kín những “khoảng rò rỉ” chi phí và quản lý. Đặc biệt, đây đều là lỗ hổng mà bộ phận nhân sự (HRM) phải xử lý mỗi tháng: từ phê duyệt nghỉ phép, tăng ca, OT, đến đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng kỷ luật. Nếu không chuẩn hoá và tự động hoá kịp thời, HRM sẽ mất hàng trăm giờ cộng công, dữ liệu dễ sai lệch, chi phí ngầm tăng không kiểm soát.

Khi nhìn lại những dấu hiệu trên, bạn sẽ thấy điểm chung lớn nhất là quy trình phê duyệt vẫn rời rạc, thủ công, thiếu công cụ kiểm soát tập trung.

Điều này không chỉ làm doanh nghiệp tốn thêm hàng trăm, hàng nghìn giờ công mỗi tháng để các bộ phận xử lý các sự vụ phát sinh, mà còn thổi phồng chi phí vận hành, ngân sách nhân sự, OT, chi phí xử lý sai sót.

Quan trọng hơn, hệ thống phê duyệt lỏng lẻo khiến CEO không nắm chắc số liệu, khó kiểm soát dòng tiền thật sự, dẫn đến rủi ro thất thoát, mất niềm tin nội bộ, trễ tiến độ, thậm chí lỡ cơ hội phát triển đội ngũ và mở rộng kinh doanh.

Đây chính là nỗi đau âm ỉ của những doanh nghiệp bán lẻ, agency, startup vận hành đa ca, đa dự án khi không có một công cụ gom tất cả quy trình phê duyệt, ngân sách và báo cáo về cùng 1 nơi minh bạch, realtime.

Vậy đâu là cách tiếp cận chuẩn hoá và tự động hoá luồng phê duyệt cốt lõi này? Ở phần tiếp theo, UpBase sẽ cùng bạn phác thảo lộ trình triển khai Lark Base, từ chuẩn hoá quy trình, phân quyền, tracking realtime, đến báo cáo chi phí minh bạch, để doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm và sẵn sàng mở rộng quy mô.

III. 4 bước then chốt giúp quy trình phê duyệt tinh gọn, minh bạch với Lark Base

Sau khi tự soi checklist, có lẽ bạn cũng nhận ra: Những nút thắt trong quy trình phê duyệt tưởng nhỏ, nhưng chính là thứ âm thầm bào mòn thời gian, chi phí và niềm tin của đội ngũ.

Là đơn vị đã đồng hành chuyển đổi số cho nhiều SMEs, UpBase tin rằng bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể bắt đầu chuẩn hoá - tự động hoá, ngay cả khi bạn chưa từng dùng hệ thống trước đó.

Dưới đây là lộ trình 4 bước để bạn hình dung rõ, từ thực trạng thủ công rời rạc đến quy trình phê duyệt tinh gọn, minh bạch và sẵn sàng scale up.

Bước 1: Rà soát & chuẩn hoá quy trình

• Xác định rõ các loại phê duyệt cốt lõi: nghỉ phép, OT, tuyển dụng, lương thưởng, đào tạo…
• Rà soát người duyệt theo vai trò - trách nhiệm: ai đề xuất, ai phê duyệt, ai giám sát.
• Loại bỏ bước dư thừa, thiết lập luồng duyệt minh bạch, giảm chồng chéo.

Bước 2: Thiết lập workflow tự động & phân quyền

• Dùng Job Board và workflow duyệt chuẩn trên Lark Base.
• Phân quyền theo cấp bậc, ca kíp, team remote, multi-project.
• Kích hoạt tự động nhắc duyệt, tránh quên task, backlog dồn ứ.

Bước 3: Tập trung dữ liệu & realtime dashboard

• Toàn bộ đề xuất, quyết định, trạng thái duyệt được lưu tập trung.
• HR, Manager, CEO truy xuất realtime: ai duyệt, chi phí ra sao.
• Báo cáo ngân sách tự động, minh bạch, kịp thời, tránh rò rỉ.

Bước 4: Vận hành, đo lường và tối ưu liên tục

• Vận hành thử, kiểm tra các điểm tắc mới phát sinh.
• Điều chỉnh luồng phê duyệt linh hoạt khi có thay đổi quy mô.
• Đào tạo nhân sự tuân thủ quy trình mới, giảm phụ thuộc Excel.

Cách Lark Base “bịt kín” những lỗ hổng này

Để bạn dễ hình dung, UpBase tổng hợp 5 điểm nghẽn thường gặp và cách Lark Base xử lý triệt để, không chỉ dừng ở tự động hoá, mà là gom mọi thứ All-in-One, minh bạch và kiểm soát được.

IV. UpBase ứng dụng Lark Base: Chuẩn hoá, tự động hoá phê duyệt HR thực chiến

Tại UpBase, chúng tôi đã và đang vận hành toàn bộ quy trình phê duyệt HR, từ xin nghỉ phép, OT, đổi ca, đến tuyển dụng, đề xuất vị trí mới, duyệt offer và ngân sách đào tạo trên cùng một luồng chuẩn hoá với Lark Base.

• Mỗi đề xuất đều được luân chuyển tự động qua các cấp, ai cần duyệt gì, khi nào, đều minh bạch và nhắc việc kịp thời. Tình trạng backlog, quên duyệt, thất lạc giấy tờ gần như biến mất.
• Đơn nghỉ phép, OT: Không còn tổng hợp file Excel, không còn sai lệch ca hay tính công trễ,  HR tiết kiệm đến 60% thời gian rà soát, minh bạch quỹ lương.
• Luồng tuyển dụng - offer - JD: Mọi bước phê duyệt từ mở vị trí, kế hoạch chi phí đến offer cho ứng viên đều chạy real-time, leader không thể quên, CEO luôn nắm chi phí đúng lúc để ra quyết định.
• Theo dõi phỏng vấn, phản hồi: Kết quả test, đánh giá, phản hồi ứng viên đều lưu log đầy đủ, không còn email rời, không thiếu chữ ký số.

Kết quả: Toàn bộ quy trình phê duyệt HR cốt lõi được gom về một nền tảng, dữ liệu đồng nhất, CEO và HR ra quyết định nhanh, minh bạch, sẵn sàng mở rộng quy mô mà không lo “vỡ trận”. Nhờ đó, giảm tới 70% thời gian hành chính cho bộ phận HCNS, loại bỏ hoàn toàn những sai sót thủ công dễ phát sinh từ file Excel rời rạc. Toàn bộ quy trình tuyển dụng từ duyệt vị trí, JD, ngân sách đến phỏng vấn, offer được chuẩn hoá minh bạch, ai làm gì, khi nào, duyệt ra sao đều rõ ràng.Thông tin ứng viên được quản lý tập trung, bảo mật hơn, tránh rò rỉ không đáng có. Quan trọng nhất, ứng viên cũng có trải nghiệm trọn vẹn, chuyên nghiệp hơn, góp phần nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp.

Đây chính là trải nghiệm thực chiến mà UpBase đã ứng dụng thành công và sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn chuẩn hoá - tự động hoá - tiết kiệm chi phí - scale up bền vững.

V. Lộ trình 4 bước triển khai chuyển đổi số cùng UpBase

Bước 1: Tổng hợp thực trạng vận hành

Mục tiêu:

• Có bức tranh tổng quan về vận hành & quản trị hiện tại của doanh nghiệp.
• Hiểu rõ quy trình nào còn rời rạc, chồng chéo, dữ liệu chưa đồng bộ.
• Xác định những điểm nghẽn gây lãng phí chi phí & nguồn lực.

UpBase sẽ hỗ trợ:

• Thu thập quy trình, dữ liệu từ các phòng ban.
• Phân tích mức độ sẵn sàng chuyển đổi số.

Bước 2: Chuyển đổi số mẫu ở các phòng ban trọng điểm

Mục tiêu:

• ‍Thử nghiệm chiến lược chuyển đổi số ở phòng ban then chốt: Sales, CRM, Nhân sự…
• Kiểm tra tính khả thi và đo hiệu quả thực tế trước khi nhân rộng.

UpBase sẽ hỗ trợ:

• Triển khai quy trình số hoá mẫu, dashboard CRM hoặc Job Board.
• Tối ưu công cụ, quy trình nhỏ để doanh nghiệp nhìn thấy ngay giá trị tiết kiệm thời gian & chi phí.

Bước 3: Triển khai đồng bộ toàn doanh nghiệp

Mục tiêu:‍

• ‍Mở rộng & gom toàn bộ quy trình phê duyệt - task - dữ liệu về 1 nền tảng duy nhất.
• Đo lường hiệu suất và minh bạch chi phí theo thời gian thực.

UpBase sẽ hỗ trợ:

• Lên kế hoạch mở rộng cho các bộ phận còn lại.
• Triển khai từng module bài bản, tránh gián đoạn vận hành.

Bước 4: Duy trì & liên tục cải tiến

Mục tiêu:

• Vận hành hệ thống bền vững, sẵn sàng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng.
• Tinh chỉnh quy trình để tối ưu chi phí, nhân sự lâu dài.

UpBase sẽ hỗ trợ:

• Thiết lập dashboard chỉ số đo lường từ nhân viên - quản lý - lãnh đạo.
• Định kỳ rà soát, tối ưu & tư vấn thêm các giải pháp phù hợp.

Đây chính là lộ trình đã được UpBase ứng dụng thực chiến và thành công với các mô hình bán lẻ, agency và startup.Bắt đầu nhỏ - chuẩn hoá - tự động hoá - kiểm soát chi phí - scale up bền vững, UpBase đồng hành cùng bạn trên toàn bộ hành trình.

UpBase đồng hành - Để bạn không còn loay hoay một mình!

Chúng tôi hiểu rằng: mọi quy trình bạn chuẩn hoá hôm nay, chính là cách bạn tiết kiệm thời gian, giữ chi phí minh bạch, và sẵn sàng scale up bất cứ khi nào.

Lark Base chính là bộ não quản trị gom mọi phê duyệt rời rạc về một luồng tinh gọn, minh bạch và bền vững.

Đừng để những lỗi lặp lại mỗi tháng lấy mất thời gian & niềm tin của bạn.

👉 Nhận tư vấn & demo Lark Base miễn phí tại đây để phê duyệt không còn là nút thắt.