Trong vài năm trở lại đây, livestream bán hàng và booking KOL/KOC đã trở thành một trong những kênh Marketing tăng trưởng đột phá của ngành bán lẻ. Tại Việt Nam, hàng nghìn buổi livestream diễn ra mỗi ngày, mang về doanh thu từ vài trăm triệu đến hàng chục tỷ chỉ trong vài giờ. Đây không còn là "chiến thuật thử nghiệm" mà đã trở thành trụ cột doanh thu của nhiều thương hiệu.

Tuy nhiên, với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đặc biệt trong bán lẻ đa kênh, bài toán đặt ra cho C-Level không đơn thuần là "có livestream hay không", mà là làm thế nào để quản trị toàn bộ quy trình, từ booking, vận hành đến đo lường hiệu quả một cách liền mạch và bền vững.

Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động mở rộng, việc quản lý hàng trăm phiên booking và livestream mỗi tháng lại bộc lộ nhiều vấn đề nan giải:

• ‍Lịch booking và ca livestream chồng chéo, khó kiểm soát sự cân bằng giữa các CTV/KOC.‍
• Công tác quản lý thủ công trên Excel, Zalo, Email khiến thông tin phân tán, dễ xảy ra sai sót.‍
• Tính toán chiết khấu/COM phức tạp, mất nhiều ngày xử lý, nhưng vẫn liên tục phát sinh lỗi.‍
• Chi phí booking ngày càng tăng, trong khi lợi nhuận thu về không tương xứng, ROI thấp.

Trong bối cảnh đó, quản trị booking & livestream không chỉ là một tác vụ vận hành, mà là bài toán chiến lược của C-level: làm sao để nhân rộng thành công, vừa tối ưu năng suất lao động, vừa bảo toàn chất lượng dịch vụ.

UpBase cũng từng ở trong tình huống này. Khi số lượng booking và livestream gia tăng, chúng tôi nhận thấy rõ rủi ro: năng suất bán hàng không thể nhân đôi nếu quy trình quản lý còn thủ công và thiếu tính kết nối. Chính những nỗi đau đó đã thôi thúc chúng tôi tiến hành chuyển đổi số, tái cấu trúc toàn bộ hệ thống quản lý livestream & booking.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ case study thực tế: cách UpBase chuyển đổi số quy trình quy trình Marketing Online (livestream & booking) với nền tảng công nghệ Lark, vượt qua những điểm nghẽn để đạt hơn 3.500 phiên live/tháng, nhân đôi năng suất bán hàng mà vẫn tối ưu chi phí hiệu quả.

1. Giới thiệu về UpBase

UpBase là công ty công nghệ và E-commerce Enabler tiên phong tại Việt Nam, chuyên cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp. Bên cạnh việc phát triển và triển khai hệ thống phần mềm quản trị vận hành, UpBase còn trực tiếp hỗ trợ các thương hiệu thông qua dịch vụ marketing, livestream và booking KOC/KOL, giúp kết nối thương hiệu với khách hàng mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Với lợi thế kết hợp giữa năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai thực tế, mỗi tháng đội ngũ UpBase xử lý hàng nghìn lượt booking, quản lý hàng trăm KOC/KOL cho các chiến dịch livestream trong nhiều ngành hàng như FMCG, thời trang, mỹ phẩm, dược phẩm và bán lẻ đa ngành. Đây vừa là cơ hội tăng trưởng lớn cho thương hiệu, nhưng cũng đặt ra bài toán phức tạp về quản trị: làm thế nào để vừa đảm bảo lịch booking chính xác, chất lượng livestream đồng đều, chi phí tối ưu, vừa đạt chỉ tiêu tăng trưởng bền vững.

Chính từ thực tiễn này, UpBase đã tiên phong ứng dụng Lark Base CRM - một nền tảng CRM thế hệ mới tích hợp công nghệ để tự động hóa và chuẩn hóa toàn bộ quy trình booking & livestream, mang lại bước nhảy vọt về năng suất và hiệu quả bán hàng.

2. Bối cảnh & Khó khăn

Livestream: Quy mô lớn nhưng thiếu kiểm soát

Mỗi tháng, UpBase quản lý trung bình 3.500 - 4.000 phiên livestream, với sự tham gia của gần 100 cộng tác viên (CTV) và hơn 40 store khác nhau. Đây là khối lượng vận hành khổng lồ, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều đầu mối: từ CTV, quản lý livestream, bộ phận Growth đến chính các brand đối tác.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, khi số phiên live tăng nhanh, doanh nghiệp đối diện với loạt thách thức:

• ‍Khó khăn trong khâu lên lịch và phân bổ nhân sự: xung đột giữa nhu cầu của khách hàng, ca đăng ký của CTV và phòng live phù hợp, dẫn đến mất cân đối giữa các ca "tốt" và "xấu".‍
• Chất lượng nguồn lực không đồng đều: quá nhiều CTV, khung giờ không ổn định, kỹ năng hệ thống hạn chế, dễ phát sinh sai sót trong cập nhật thông tin và cần thêm nhiều công sức đào tạo.‍
• Quy trình tính toán chi phí phức tạp: công thức tính COM cho CTV mất 2-3 ngày mỗi kỳ nhưng vẫn thường xuyên lỗi, khiến quản lý phải xử lý thủ công và nhân viên không hài lòng.‍
• Áp lực quản trị cao: khối lượng live lớn, lỗi vận hành chồng chéo, nhân sự căng thẳng, gia tăng nguy cơ sai sót và giảm hiệu suất.

Kết quả là chi phí vận hành leo thang, trong khi chất lượng phiên live không ổn định, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm của brand.

Booking: Quy trình phức tạp, phân mảnh dữ liệu

Song song với livestream, bộ phận booking của UpBase mỗi tháng phải xử lý khoảng 1.400 - 1.600 video cho các store TikTok Shop, với đội ngũ hơn 25 nhân sự chuyên trách. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp đa phòng ban (Booking, Growth, Account, Brand), qua nhiều bước từ định hướng content, duyệt danh sách KOC, ký hợp đồng, gửi hàng, quay demo cho tới on-air và thanh toán.

Ở quy mô lớn, hệ thống booking gặp phải nhiều điểm nghẽn:

• ‍Kế hoạch thiếu cân đối giữa số lượng và ngân sách, dẫn đến lãng phí nguồn lực hoặc không đạt chỉ tiêu tăng trưởng.‍
• Tỷ lệ duyệt KOC thấp từ phía brand, khiến khâu triển khai bị chậm và thiếu minh bạch về nguyên nhân.‍
• Quá nhiều bước kiểm soát rời rạc, buộc nhân sự tốn hàng giờ họp để tổng hợp dữ liệu thủ công từ từng store mà vẫn khó xác định chính xác vấn đề nằm ở đâu.‍
• Tối ưu chưa hiệu quả: thay vì tập trung vào KOC lớn (mang lại hiệu quả cao), hệ thống thường phải book nhiều KOC nhỏ để đạt mục tiêu số lượng, làm giảm ROI.‍
• Thông tin phân tán, thiếu công cụ theo dõi realtime, dẫn đến việc nhân sự booking phải xử lý bằng nhiều file khác nhau, khối lượng công việc chồng chất, áp lực cao và ít thời gian tư duy chiến lược.

Hệ quả là chi phí tăng nhưng hiệu quả không tỷ lệ thuận, brand đối tác dễ thất vọng, còn lãnh đạo phải thường xuyên "chữa cháy" thay vì tập trung phát triển dài hạn.

Chính từ những bối cảnh và khó khăn này, UpBase buộc phải tìm giải pháp chuyển đổi số toàn diện nhằm số hóa và chuẩn hóa toàn bộ quy trình livestream & booking, giảm thiểu sai sót thủ công, tăng khả năng kiểm soát chi phí và đặc biệt là nhân đôi năng suất bán hàng.

3. Giải pháp: Chuẩn hóa & Số hóa toàn bộ quy trình với Lark

Livestream - Chuẩn hóa quy trình, tăng năng suất với Lark Base

Trước đây, UpBase vận hành hàng nghìn phiên live mỗi tháng qua Excel và chat nhóm, khiến việc phân ca, cập nhật dữ liệu, tính thưởng CTV gần như phụ thuộc vào thao tác thủ công. Sau khi chuyển đổi số trên Lark Base, toàn bộ quy trình được chuẩn hóa theo ba trục chính:

1. Lên kế hoạch & phân bổ nhân sự chủ động

• Bộ phận Livestream và Growth phối hợp lập kế hoạch tháng trên Base sheet, xác định sẵn số phiên, ca live, nhân sự, phòng live và GMV dự kiến.
• Mỗi CTV đăng ký ổn định tối thiểu 30 phiên/tháng, quản lý tập trung qua Lark Form, đảm bảo cam kết rõ ràng.
• Hệ thống tự động kiểm tra trùng lịch, tối đa 2-3 store/CTV, tránh chồng chéo.

2. Chuẩn hóa dữ liệu & đo lường realtime

Phiên live được chuẩn hóa về thời lượng: 2 tiếng/phiên, thiếu 5 phút = không tính.

Kết quả từng phiên được tự động đồng bộ từ sàn TikTok Shop qua API và extension của Lark Base, hiển thị realtime trên Dashboard.

Bộ phận vận hành có thể nghiệm thu kết quả vào 10h sáng hôm sau mà không cần tổng hợp file rời.

3. Tự động hóa lương thưởng & báo cáo hiệu suất

• ‍Lark Workflow tự động tính lương và commission theo GMV/phiên, gửi thông báo qua Lark Bot khi có thay đổi hoặc đạt KPI.
• Quản lý và C-level có thể xem Dashboard Livestream tổng hợp theo ngày/tuần/tháng bao gồm GMV, tỷ lệ phiên đạt chuẩn, hiệu suất từng CTV.

Booking - Số hóa toàn bộ quy trình và chuẩn hóa dữ liệu KOC

Ở mảng Booking, thách thức lớn nhất của UpBase là việc quản lý 1.400 - 1.600 video TikTok Shop mỗi tháng và phối hợp giữa nhiều phòng ban (Booking, Growth, Account, Brand). Lark Base được triển khai như "trung tâm điều phối", giúp số hóa toàn bộ hành trình booking - on-air - thanh toán.

1. Phân loại & lựa chọn KOC thông minh

• Danh sách KOC được phân loại theo 8 nhóm ngân sách (KL0–KL7) và mức độ đóng góp GMV.
• Hệ thống tự động gắn tag chỉ số (follow, GMV, AOV, số món bán được, GMP) trong Base Database, giúp Brand chọn đúng nhóm hiệu quả cao.

2. Quản lý tiến độ On-air & duyệt Brand minh bạch

• Mỗi chiến dịch booking được chia thành các giai đoạn: chọn KOC → gửi hàng → quay → on-air → thanh toán, theo dõi trực tiếp trong Lark Base Kanban View.
• Khi một bước bị chậm, Workflow Bot tự động gửi thông báo cho người phụ trách và phòng ban liên quan, giúp phản ứng nhanh và tránh trễ deadline.
• Toàn bộ báo cáo On-air được cập nhật trước 10h30 sáng mỗi ngày.

3. Tích hợp dữ liệu & thanh toán liên phòng ban

• Booking, Growth, Account, Brand cùng thao tác trên một nguồn dữ liệu duy nhất.‍
• Lark Approval được sử dụng cho quy trình duyệt ngân sách và thanh toán KOC, đảm bảo kiểm soát chặt chi phí và tính minh bạch.‍
• Dashboard Booking hiển thị tỷ lệ duyệt KOC, tiến độ on-air và GMV theo từng nhóm KOC để ban lãnh đạo theo dõi realtime.

Lark Base không chỉ là công cụ quản lý, mà trở thành nền tảng vận hành Marketing Online toàn diện - nơi toàn bộ dữ liệu Livestream, Booking, Sales và CSKH được liên kết chặt chẽ. Điều này giúp:

Giảm sai sót thủ công và workload vận hành.

Nâng cao sự minh bạch và hiệu quả phối hợp đa phòng ban.

Nhờ đó, C-level có bức tranh toàn cảnh, quản lý hiệu quả từ chi phí đến năng suất, và ra quyết định dựa trên dữ liệu realtime thay vì cảm tính.

4. Kết quả sau triển khai

Livestream

• Theo dõi hiệu suất (số phiên live) và hiệu quả (GMV) của từng Store và toàn bộ hệ thống theo realtime dashboard trên Lark, giúp BOD và quản lý chủ động điều phối, kịp thời đưa ra giải pháp khi tiến độ không đạt.‍
• Nhân sự CTV ổn định hơn, giảm áp lực tuyển dụng/đào tạo, tiết kiệm đáng kể chi phí hòa nhập nhân sự mới.‍
• Số ca live không đạt chuẩn (đi muộn, thiếu kỷ luật, thời lượng không đủ) giảm mạnh từ mức 12-13% xuống còn dưới 2%.
• Tỷ lệ CTV hiểu sản phẩm và tư vấn đúng trước khi lên sóng vượt 90%, giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng và tỷ lệ Brand hài lòng.
• Toàn bộ lương và commission của CTV được tính toán tự động, gần như không còn sai sót; quản lý được giải phóng khỏi khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm trung bình 3 ngày/tháng (~1,5 FTE).
• Mức độ hài lòng của CTV được cải thiện, giảm hẳn phàn nàn về việc tính sai lương/thưởng.

Booking

• Xác định rõ nhóm KOC có impact lớn nhất (KL4 → KL7) và tập trung nguồn lực booking vào nhóm này. Nhờ đó, chỉ trong 2 tháng (T6–T8/2025), số video thuộc nhóm KOC trọng điểm tăng thêm 35%.
• ‍Quy trình duyệt KOC được triển khai sớm hơn, từ ngày 25 về ngày 15 hàng tháng, đảm bảo tiến độ on-air video cho tháng sau.
• ‍Tỷ lệ duyệt listing KOC từ Brand cải thiện từ 20% lên 35%, với mục tiêu đạt 50% vào cuối 2025.‍
• Quy mô GMV các Store tăng trưởng gần 30% mỗi quý, trong khi số video mỗi nhân sự Booking xử lý vẫn giữ ổn định ở mức 40-50 video/tháng → tăng hiệu suất, giảm áp lực nhân sự.‍
• Video on-air được cập nhật trước 10h30 sáng hàng ngày trên Lark, giúp các bộ phận nắm rõ tiến độ và có phương án backup kịp thời.‍
• Tỷ lệ sai sót trong thanh toán giảm mạnh, workload kiểm tra - phê duyệt thanh toán cho quản lý và bộ phận kế toán được tối giản, nâng cao độ chính xác.
• Các báo cáo real-time trên Lark thay thế hoàn toàn bảng tính thủ công, giúp các buổi họp quản trị tập trung vào giải pháp thay vì xử lý số liệu.

Từ những kết quả này, UpBase không chỉ đảm bảo kiểm soát chi phí, mà còn nhân đôi năng suất bán hàng thông qua livestream & booking - minh chứng rõ ràng cho giá trị của việc chuyển đổi số với Lark.

UpBase - Đối tác chuyển đổi số toàn diện cùng Lark

Không chỉ là Platinum Partner - Đối tác bậc cao nhất của Lark tại Việt Nam, UpBase còn là đơn vị công nghệ đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số toàn diện. Thay vì phụ thuộc vào những hệ thống đóng gói cứng nhắc hoặc phải thuê outsource tốn kém, với nền tảng Lark no-code/low-code, doanh nghiệp có thể tự xây dựng và tùy chỉnh quy trình phù hợp với quy mô và đặc thù vận hành riêng.

Với năng lực triển khai thực chiến và kinh nghiệm trong những dự án quy mô lớn (livestream booking, hệ thống quản trị đa phòng ban, quản lý đa chi nhánh bán lẻ…), UpBase cam kết mang lại giải pháp cá nhân hóa cho từng doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo giữ vững chất lượng dịch vụ, tối ưu hiệu quả tăng trưởng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng nhân đôi năng suất Marketing Online?

‍Đăng ký demo ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp Booking & Livestream tự động hóa trên nền tảng Lark - triển khai bởi UpBase Platinum Partner.