Tăng trưởng nhanh là một lợi thế. Nhưng nếu quy trình nội bộ không theo kịp tốc độ tăng trưởng, lợi thế ấy sẽ trở thành lực cản. Đặc biệt với những doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, nhân sự và chiến dịch - sự thiếu hụt một hệ thống vận hành bài bản là nguyên nhân trực tiếp khiến công việc bị đình trệ, chi phí phát sinh, và trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng.

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp tìm đến “tự động hóa” như một giải pháp tình thế: mua phần mềm, tạo form, gắn workflow. Nhưng sau vài tháng, hệ thống rối loạn. Nhân sự không dùng. Quy trình bị lệch. Mọi thứ quay lại trạng thái… thủ công.

Vấn đề không nằm ở công cụ mà nằm ở chỗ: quy trình chưa được hệ thống hóa một cách rõ ràng, minh bạch và có thể kiểm soát.

Tự động hóa là bước sau. Hệ thống hóa là điều kiện tiên quyết.

Với chủ đề “Biến mọi quy trình doanh nghiệp thành hệ thống tự động - dễ dùng - dễ kiểm soát”, bài viết này sẽ giúp nhà quản trị nhìn rõ:

• Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu hệ thống hóa quy trình
• Vì sao nhiều doanh nghiệp thất bại khi nhảy thẳng vào tự động hóa
• Chiến lược 6 bước chuyển đổi số bền vững
• Các cấp độ tự động hóa phù hợp theo từng giai đoạn vận hành
• Giải pháp triển khai cùng UpBase và Lark Suite

‍1. Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu hệ thống hoá và tự động hoá?

Không phải cứ quy mô lớn mới cần hệ thống hóa. Ngược lại, việc thiếu chuẩn hoá ngay từ đầu là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp tăng trưởng kém bền vững khi:

• Phụ thuộc vào một vài nhân sự chủ chốt
• Lãng phí thời gian hành chính mỗi ngày
• Không thể kiểm soát chất lượng khi mở rộng quy mô

Dưới đây là bảng checklist giúp nhà quản trị nhanh chóng soi chiếu tình trạng vận hành của doanh nghiệp mình. Nếu doanh nghiệp bạn tick trên 3 dấu hiệu, đã đến lúc cần đầu tư vào hệ thống hóa & tự động hóa, không chỉ để tiết kiệm nguồn lực, mà để chuẩn hóa cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Việc hệ thống hoá và tự động hoá không chỉ là câu chuyện của công nghệ, mà là một quyết định chiến lược để giảm thiểu rủi ro tổ chức và tối ưu nguồn lực. Một doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền vững không thể tiếp tục phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, file rải rác hay lời dặn miệng. Càng sớm chuẩn hoá quy trình và tích hợp tự động hoá vào vận hành, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát, linh hoạt khi nhân sự biến động, và sẵn sàng scale mà không phải “gánh thêm gấp đôi nhân sự cho gấp đôi khối lượng công việc”.

Tự động hóa là tất yếu nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng nhanh - bền vững

Dù đang ở giai đoạn sinh tồn, định hình hay tăng trưởng, các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những bài toán vận hành tương ứng: từ thiết lập hệ thống quản lý cơ bản, tối ưu nội bộ, đến mở rộng thị trường và kiểm soát chất lượng ở quy mô lớn.

Nhìn vào bản đồ các giai đoạn phát triển doanh nghiệp và chiến lược tăng trưởng - tối ưu - quản trị tốt, có thể thấy:

Từ giai đoạn sống sót đến định hình, doanh nghiệp đã cần có quy trình phối hợp phòng ban rõ ràng

Khi bước vào giai đoạn tăng trưởng, bài toán quy trình chuẩn hóa - quản trị hiệu suất - kỷ luật hệ thống là điều kiện bắt buộc

Và ở cấp độ trưởng thành, doanh nghiệp cần hệ thống tích hợp và công cụ số hóa mạnh mẽ để quản trị nhiều trung tâm, dự án, thị trường đồng thời

Tự động hoá không chỉ là giải pháp ngắn hạn để giảm chi phí, mà là nền tảng vận hành giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, bảo toàn chất lượng và giảm phụ thuộc vào con người.

‍2. Vì sao nhiều doanh nghiệp thất bại khi nhảy thẳng vào tự động hóa?

Trong hành trình chuyển đổi số, “tự động hóa quy trình” thường được coi là giải pháp nhanh để tối ưu nguồn lực, tăng tốc vận hành và giảm phụ thuộc vào con người. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp dù đầu tư hệ thống hàng trăm triệu đồng, sau vài tháng lại “quay xe”: quy trình bị ngưng trệ, nhân sự phản ứng, công cụ bị bỏ rơi.

Vấn đề không nằm ở phần mềm. Mà ở tư duy tiếp cận, cách triển khai và khả năng làm chủ quy trình từ bên trong.

Dưới đây là 9 sai lầm chiến lược phổ biến khiến nỗ lực tự động hóa thất bại cùng với khuyến nghị cụ thể cho nhà quản trị muốn xây đúng ngay từ đầu:

Tự động hóa chỉ tạo ra giá trị khi đi đúng hướng. Nếu triển khai ồ ạt, không chuẩn hoá, thiếu đội ngũ vận hành, hệ thống sẽ nhanh chóng trở thành gánh nặng.

Để tránh “vỡ trận” và tối ưu nguồn lực, doanh nghiệp cần một lộ trình chuyển đổi số bài bản, bắt đầu từ những quy trình cốt lõi, dễ đo lường. Phần tiếp theo sẽ gợi ý chiến lược 6 bước giúp doanh nghiệp chuyển đổi số bền vững và thực thi hiệu quả.

‍3. Chiến lược 6 bước chuyển đổi số bền vững

Chuyển đổi số không phải là cuộc đua cài phần mềm, mà là quá trình thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, đo lường, ra quyết định. Dưới đây là 6 bước cốt lõi giúp nhà quản trị dẫn dắt chuyển đổi một cách bài bản, hiệu quả:

📌 Bước 1: Xác định đúng bài toán vận hành đang cản trở tăng trưởng và mục tiêu chuyển đổi số

Mục tiêu chiến lược: Tập trung hóa nguồn lực vào đúng điểm nghẽn, tránh triển khai dàn trải, mất kiểm soát, bắt đầu đúng từ vấn đề thật sự của doanh nghiệp - thứ đang ngốn nhiều nguồn lực nhất nhưng chưa ai gọi tên rõ ràng.

Dùng để làm gì?

• Tránh tình trạng “có phần mềm nhưng không giải quyết được gì”
• Giúp nhà quản trị ra quyết định đầu tư đúng chỗ, đúng thời điểm
• Làm nền tảng để chọn quy trình ưu tiên số hoá - tự động hoá

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp tăng trưởng mạnh nhưng liên tục mất đơn hàng lớn do đội sale quên follow, quản lý không nắm được tiến độ báo giá, chốt deal. Ban đầu CEO cho rằng vấn đề nằm ở năng lực sale, nhưng khi bóc tách kỹ mới thấy: → Không có pipeline quản lý khách hàng rõ ràng → Không ai theo dõi trạng thái deal theo thời gian thực → Không có cảnh báo khi deal tồn quá lâuVậy bài toán gốc không phải ở con người, mà là thiếu hệ thống giám sát và cảnh báo tự động.

Cách triển khai:

• Họp chiến lược nội bộ với các trưởng bộ phận để thống nhất: điều gì đang khiến doanh nghiệp “chảy máu nguồn lực” nhất?
• Tổng hợp các biểu hiện (rối quy trình, trễ deadline, lệch dữ liệu…) và truy ngược về điểm nghẽn cốt lõi
• Phân biệt giữa “triệu chứng” và “vấn đề gốc”
• Ghi lại bài toán dạng cụ thể: “Chậm xử lý yêu cầu booking khiến mất khách”, “Không kiểm soát được ngân sách ads theo từng chiến dịch”

Kết quả cần đạt:

✅ Có danh sách 2–3 bài toán vận hành cốt lõi, được gọi tên rõ ràng

✅ Mỗi bài toán gắn với hệ quả cụ thể (tài chính, nhân sự, khách hàng...)

✅ Có căn cứ để xác định đâu là quy trình cần chuẩn hóa và ưu tiên tự động hóa trước

‍

📌 Bước 2: Chuẩn hóa quy trình - Xây nền trước khi số hóa

Mục tiêu: Thiết lập bộ quy chuẩn thống nhất về cách làm việc, phân quyền và đầu mối xử lý từng đầu việc nhằm loại bỏ sự tùy tiện giữa các cá nhân/phòng ban, tạo nền tảng rõ ràng trước khi đưa lên hệ thống tự động.

Dùng để làm gì?

• Loại bỏ cách làm việc “tùy cảm hứng” giữa các team
• Rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự mới
• Làm cơ sở triển khai các workflow – hệ thống phê duyệt – automation sau này

Điểm nghẽn thường gặp trước khi chuẩn hóa:

• Cùng một đầu việc nhưng mỗi team làm mỗi kiểu
• Không có SOP → nhân sự cũ nghỉ, người mới “làm lại từ đầu”
• Mất 2–3 tuần chỉ để onboarding một nhân sự mới
• Công việc trùng lặp, thiếu phân quyền rõ ràng → dễ “vỡ trận” khi khối lượng tăng

Ví dụ thực tế: Quy trình phối hợp Content – Design trong phòng Marketing

Trước khi có quy trình:

• Content viết xong gửi thẳng cho Designer mà không brief kỹ → thiết kế lệch insight
• Mỗi người gửi task theo một kiểu (Zalo, email, nói miệng…)
• Không ai biết rõ deadline từng khâu, dẫn đến trễ tiến độ toàn chiến dịch
• Khi nhân sự cũ nghỉ, người mới phải hỏi lại từng khâu – mất thời gian, dễ sai

Sau khi chuẩn hóa:

• Có bảng workflow phân luồng rõ ràng: Content viết → Leader duyệt → Design nhận brief → phản hồi → chốt
• Checklist yêu cầu gửi design được thống nhất toàn team
• Giao việc tập trung qua Lark Base: rõ người phụ trách, deadline, trạng thái
• Nhân sự mới chỉ cần đọc SOP + case mẫu là có thể tiếp nhận công việc sau 1 ngày

Kết quả cần đạt:

✅ Có sơ đồ quy trình và checklist chuẩn cho các đầu việc lặp đi lặp lại

✅ Dễ dàng nhập quy trình vào hệ thống quản lý (Lark Base, CRM, ERP…)

✅ Giảm phụ thuộc vào con người, tăng tính kế thừa & kiểm soát

‍

📌 Bước 3: Ưu tiên tự động hóa những quy trình có tần suất lặp đi lặp lại cao – tác động lớn

Mục tiêu: Triển khai tự động hóa theo hướng cuốn chiếu - từng phần - từng quy trình, thay vì đập đi làm lại toàn bộ. Cách làm này giúp giảm rủi ro, tránh quá tải cho đội ngũ, và nhanh chóng tạo ra hiệu quả nhìn thấy được. Từ đó, nhà quản trị có dữ liệu thực tế để tiếp tục mở rộng – hoặc điều chỉnh khi cần.

Dùng để làm gì?

• Giảm tải công việc lặp lại, tiết kiệm thời gian cho cả team
• Hạn chế rủi ro sai sót khi xử lý thủ công
• Tăng tốc độ triển khai và độ chính xác trong vận hành

Ví dụ thực tế: Một agency vận hành 30+ chiến dịch mỗi tháng. Trước đây, quy trình booking KOC/KOL được quản lý bằng file Excel, cập nhật tay qua Zalo, nên dễ xảy ra:

• Trùng booking, nhầm giờ livestream
• Không tracking được lịch sử làm việc
• Khó tổng hợp báo cáo cho từng chiến dịch

Sau khi tự động hóa:

• Mỗi booking có form chuẩn → gửi duyệt → tạo task → đồng bộ lịch làm việc
• Mỗi KOL có hồ sơ quản lý lịch sử hợp tác
• Trưởng nhóm theo dõi real-time toàn bộ lịch trình và trạng thái từng task→ Giảm 70% lỗi thao tác, tiết kiệm 30–40% thời gian follow thủ công mỗi tháng.

Cách triển khai:

• Rà soát danh sách quy trình hiện tại, đánh giá theo 2 tiêu chí:
  • Tần suất lặp lại cao (booking, duyệt chi, onboarding...)
  • Tác động trực tiếp đến vận hành (nếu lỗi có thể gây mất doanh thu, chậm dự án...)

• Chọn 1–2 quy trình điểm để triển khai đầu tiên, đóng vai trò “thí điểm”
• Đặt KPI cụ thể: giảm thời gian xử lý, tăng tỉ lệ hoàn thành đúng hạn, giảm số lần sai sót

Kết quả cần đạt:

‍✅ Có 1–2 quy trình tự động hóa chạy ổn định, mang lại hiệu quả rõ ràng

✅ Tạo động lực và niềm tin cho các team khác trong doanh nghiệp khi mở rộng

✅ Xây được case study nội bộ – làm mẫu cho các phòng ban triển khai tiếp

‍

📌 Bước 4: Chọn nền tảng phù hợp với chiến lược chứ không chỉ vì thương hiệu

Mục tiêu: Lựa chọn một hệ thống phù hợp không chỉ ở tính năng, mà còn phải khớp với chiến lược vận hành và khả năng thực thi nội bộ. Tránh tình trạng “đầu tư phần mềm lớn nhưng không ai dùng”, hoặc hệ thống không linh hoạt khi doanh nghiệp mở rộng.

Dùng để làm gì?

• Đảm bảo phần mềm hỗ trợ đúng quy trình, không phải bắt doanh nghiệp thay đổi theo phần mềm
• Tối ưu chi phí, tránh lãng phí cho những tính năng không sử dụng
• Tăng khả năng triển khai thành công, dễ tiếp cận, dễ mở rộng

Ví dụ thực tế: Một chuỗi bán lẻ quy mô 40 nhân sự chọn một hệ thống ERP lớn với kỳ vọng “sẽ dùng được khi mở chuỗi”. Tuy nhiên:

• Quá trình triển khai kéo dài 6 tháng mà chưa áp dụng được 20% chức năng
• Giao diện khó dùng khiến nhân viên từ chối sử dụng
• Không thể tùy chỉnh quy trình bán hàng đặc thù của doanh nghiệp

→ Cuối cùng phải ngừng triển khai, gây lãng phí hơn 100 triệu chi phí phần mềm và triển khai ban đầu.

Ngược lại, khi sử dụng nền tảng như Lark Base, đội nhóm có thể:

• Xây dựng quy trình riêng phù hợp với đặc thù ngành
• Linh hoạt mở rộng tính năng khi cần
• Đào tạo nhân viên nhanh chóng vì giao diện thân thiện, tích hợp công cụ chat – bảng tính – quản lý task trên một nền tảng

Cách triển khai:

• Xác định rõ nhu cầu theo 3 nhóm:
  • Quy trình nào cần được số hóa trước 
  • Mức độ linh hoạt (có cần tùy chỉnh theo ngành?)
  • Khả năng tiếp cận của đội ngũ (dễ dùng? cần IT can thiệp)
  ‍

• So sánh phần mềm theo tiêu chí:
  • Khả năng tích hợp với hệ thống đang có
  • Mức độ dễ sử dụng với nhân sự phổ thông
  • Tốc độ triển khai và khả năng nhân rộng

Kết quả cần đạt:

✅ Chọn được nền tảng phù hợp với hiện trạng và tầm nhìn 6–12 tháng

✅ Triển khai nhanh, nhân sự dễ dùng và có kết quả trong 1–2 tháng

✅ Không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp, chủ động mở rộng khi cần

‍

📌 Bước 5: Tổ chức bộ phận “vận hành số” đa phòng ban – thay vì giao hết cho IT

Mục tiêu: Tạo ra một “tổ vận hành chuyển đổi” đa phòng ban - nơi mọi thay đổi quy trình và công cụ được theo dõi, điều phối và cải tiến liên tục. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi nhân sự key nghỉ việc, đồng thời nâng cao tính sở hữu hệ thống trong toàn tổ chức.

Dùng để làm gì?

• Tránh tình trạng “phần mềm là việc của team IT hoặc admin”
• Đảm bảo mỗi phòng ban đều có tiếng nói khi số hóa quy trình
• Duy trì chuẩn hóa - cải tiến quy trình một cách liên tục và bền vững

Ví dụ thực tế: Một agency từng giao toàn bộ việc triển khai hệ thống quản lý task cho một trưởng nhóm trẻ rành công nghệ. Khi bạn ấy nghỉ việc:

• Không ai hiểu logic triển khai
• Hệ thống bị bỏ xó
• Phải triển khai lại từ đầu

Trong khi đó, một doanh nghiệp F&B có quy mô chuỗi đã tổ chức một nhóm chủ lực gồm 1 đại diện vận hành, 1 trưởng bộ phận front-office và 1 quản lý cửa hàng. Nhờ vậy:

• Mỗi người có trách nhiệm góp ý, thử nghiệm và đào tạo lại team
• Các cải tiến được áp dụng từ thực tiễn, không mang tính lý thuyết
• Việc triển khai được mở rộng tuần tự, không bị phụ thuộc cá nhân

Cách triển khai:

• Chọn đại diện từ các phòng ban trực tiếp vận hành quy trình: marketing, vận hành, CSKH, tài chính…
• Giao KPI cho tổ chuyển đổi: số lượng quy trình được chuẩn hóa, tỉ lệ nhân sự áp dụng hệ thống, thời gian xử lý trung bình trước - sau
• Có lịch họp định kỳ để đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục

Kết quả cần đạt:

✅ Có đội ngũ chuyên trách giúp hệ thống đi vào thực tế - không chỉ nằm trong tài liệu

✅ Đảm bảo tính liên tục, không phụ thuộc 1-2 cá nhân

✅ Hệ thống vận hành được “sống” cùng doanh nghiệp - luôn được cải tiến theo tình hình thực tế

‍

📌 Bước 6: Thiết lập cơ chế đo lường & cải tiến hệ thống liên tục

Mục tiêu: Xây dựng một cơ chế đo lường hiệu quả rõ ràng cho từng quy trình đã tự động hoá, để đảm bảo hệ thống không chỉ được triển khai mà còn được duy trì - theo dõi - và cải tiến liên tục theo thực tế vận hành.

Dùng để làm gì?

• Biết chính xác đâu là quy trình mang lại hiệu quả thực sự
• Có dữ liệu để trình bày với ban lãnh đạo, thúc đẩy mở rộng hệ thống
• Phát hiện sớm các “điểm nghẽn mới” phát sinh sau số hoá

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp logistics triển khai hệ thống booking vận chuyển tự động. Nhờ đo lường các chỉ số sau:

• Thời gian xử lý đơn hàng giảm từ 12h → 2.5h
• Tỉ lệ hoàn thành đúng hạn tăng từ 65% → 91% → Giúp họ có cơ sở đầu tư tiếp vào quy trình xử lý khiếu nại và đối soát COD, thay vì triển khai lan man.

Ngược lại, một công ty lại “bỏ quên” bước đo lường. Sau 3 tháng triển khai hệ thống, không ai biết:

• Nhân sự có đang sử dụng không?
• Các chỉ số vận hành có cải thiện không?
• Vì sao đội sales vẫn tiếp tục dùng file Excel?
• Hệ thống dần bị bỏ rơi và doanh nghiệp phải tốn chi phí triển khai lại sau đó.

Cách triển khai:

• Xác định chỉ số đo lường cho từng quy trình: thời gian xử lý, tỉ lệ hoàn thành đúng hạn, tỉ lệ sử dụng hệ thống, số lần lặp lại quy trình…
• Thiết lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng) để theo dõi xu hướng
• Định kỳ tổ chức phiên “retrospective” (như trong agile) để rà soát điểm tốt, điểm nghẽn, giải pháp cải tiến

Kết quả cần đạt:

✅ Có số liệu rõ ràng để chứng minh hiệu quả của hệ thống

✅ Biết nên cải tiến - mở rộng - hay điều chỉnh ở đâu

✅ Hệ thống không dừng lại ở “triển khai xong” mà thực sự sống cùng vận hành hằng ngày

‍4. Các cấp độ tự động hóa phù hợp theo từng giai đoạn vận hành

Một trong những sai lầm phổ biến khi chuyển đổi số là cố gắng “nhảy cóc” từ trạng thái thủ công lên hệ thống tự động hóa toàn diện mà không đánh giá đúng thực trạng vận hành của doanh nghiệp. Điều này giống như xây nhà mà không kiểm tra nền móng.

Thực tế, tự động hóa không phải là đích đến, mà là một hành trình cần tiến từng bước vững chắc. Mỗi doanh nghiệp sẽ bắt đầu ở một cấp độ khác nhau, tuỳ thuộc vào mức độ chuẩn hóa, khả năng tích hợp, và hành vi sử dụng hệ thống nội bộ.

Vậy làm thế nào để biết doanh nghiệp của bạn đang ở đâu trong hành trình này?

Hãy bắt đầu từ những yếu tố quan trọng giúp xác định cấp độ trưởng thành (maturity level) trong tự động hóa quy trình.

Từ đó, có thể phân chia thành 4 cấp độ điển hình, đang được nhiều tổ chức lớn như McKinsey, Deloitte, và các nền tảng SaaS B2B sử dụng để tư vấn triển khai:

Trước khi đầu tư mở rộng hệ thống, điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ: mình đang ở đâu trong hành trình tự động hóa, và đâu là cấp độ phù hợp nhất trong giai đoạn hiện tại.

Dưới đây là 4 phương pháp đánh giá phổ biến, dễ áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam:

1. Đánh giá tỷ lệ quy trình đang được tự động hóa (% tổng số)

Mục tiêu: Xác định tỷ lệ các quy trình vận hành đã được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ.

Cách làm:

• Liệt kê toàn bộ các quy trình đang hoạt động (marketing, sales, kế toán, vận hành…)
• Đánh dấu những quy trình có sử dụng công cụ tự động tạo task, nhắc deadline, báo cáo, luân chuyển thông tin

Ví dụ:

Tổng cộng có 20 quy trình nội bộ → 6 quy trình đã tự động hóa được một phần → Mức độ hiện tại: khoảng 30%

Ý nghĩa:

<20%: còn ở cấp độ sơ khai (Level 1–2)

20–50%: đang ở giai đoạn xây nền tự động hóa (Level 2–3)

70%: tiến gần đến hyperautomation (Level 4)

2. Kiểm tra mức độ định nghĩa rõ ràng của quy trình (Status + Trigger)

Mục tiêu: Xác định quy trình có đủ điều kiện để đưa vào hệ thống hóa và tự động hóa không.

Cách làm:

• Với mỗi quy trình, trả lời: Có định nghĩa được các trạng thái (status) và điều kiện chuyển bước (trigger) rõ ràng chưa?
• Có flowchart, checklist, người chịu trách nhiệm và đầu vào - đầu ra cụ thể?

Ví dụ:

Quy trình tuyển dụng: Đã có flow gồm 6 bước – mỗi bước có người phụ trách, trigger là kết quả phỏng vấn → đủ điều kiện bước sang tự động hóa

Ý nghĩa:

Nếu <50% quy trình có trigger rõ: chưa thể tự động hóa hiệu quả

Nếu >80% đã rõ: đã sẵn sàng nâng cấp lên cấp độ tích hợp (Level 3+)

3. Kiểm tra khả năng tích hợp giữa các hệ thống phần mềm hiện tại

Mục tiêu: Đo lường mức độ sẵn sàng kỹ thuật và công nghệ cho tự động hóa ở cấp độ cao.

Cách làm:

• Liệt kê các hệ thống đang sử dụng: CRM, ERP, HRM, kế toán, quản lý dự án…
• Đánh giá: Có API? Có khả năng đồng bộ dữ liệu 2 chiều? Có đang dùng Zapier, Make, Lark Workflow...?

Ví dụ:

CRM đang dùng có thể tích hợp với công cụ marketing automation → đủ điều kiện bước sang Level 3 (Integrated Automation)

Ý nghĩa:

Không tích hợp → còn ở cấp độ tự động hóa rời rạc

Có tích hợp API hoặc nền tảng tích hợp → đủ điều kiện nâng lên cấp độ hợp nhất

4. Đánh giá mức độ phụ thuộc vào nhân sự key (“People-dependence”)

Mục tiêu: Xác định xem các bước vận hành đang phụ thuộc vào cá nhân “gạo cội” bao nhiêu.

Cách làm:

• Liệt kê quy trình có ít nhất 1 bước "phải chờ người X"
• Tự trả lời: Nếu người đó nghỉ thì quy trình có vận hành tiếp được không?

Ví dụ:

Quy trình duyệt chi: chỉ có CEO mới được duyệt, không có ủy quyền → nguy cơ tắc nghẽn cao, chưa sẵn sàng scale

Ý nghĩa:

Nếu >50% quy trình phụ thuộc 1 người → tổ chức chưa thoát khỏi Level 1

Khi có SOP rõ + ủy quyền linh hoạt → tiến tới Level 2–3

‍5. Chiến lược đúng - Công cụ mạnh: Tự động hoá bài bản cùng UpBase & Lark

UpBase - Đơn vị tư vấn triển khai chuyển đổi số chuyên sâu, đồng hành từ chiến lược đến thực thi

Đối với nhiều doanh nghiệp, rào cản lớn nhất trong hành trình tự động hóa không nằm ở công cụ, mà nằm ở thiếu định hướng chiến lược và năng lực triển khai nội bộ.Đội ngũ vận hành đã quá tải, quy trình chưa chuẩn hóa, nhân sự không có kinh nghiệm lựa chọn hoặc setup hệ thống… khiến việc chuyển đổi số dễ rơi vào tình trạng “mua phần mềm xong để đó”.

Chuyển đổi số không bắt đầu từ phần mềm, mà bắt đầu từ tư duy hệ thống. UpBase không chỉ giúp doanh nghiệp “chạy phần mềm”, mà đồng hành từ bước phân tích hiện trạng, tái thiết kế quy trình đến chuẩn hóa vận hành và xây dựng đội ngũ nội bộ làm chủ hệ thống.

UpBase đóng vai trò là đối tác tư vấn chuyên sâu, đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình:

• ‍Chuẩn hóa quy trình: Phân tích thực trạng vận hành, làm rõ các luồng công việc cốt lõi, xác định điểm tắc nghẽn‍
• Tư vấn chuyên sâu theo từng ngành (Retail, eCommerce, Agency, Startup…) giúp đề xuất quy trình sát thực tế
• Thiết kế lộ trình chuyển đổi số phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng: Framework triển khai rõ ràng theo giai đoạn: khảo sát, thiết kế quy trình, thử nghiệm, training, đo lường và tối ưu‍
• Đội ngũ triển khai 100% nội địa, hiểu văn hóa và đặc thù doanh nghiệp tại Việt Nam‍
• Đào tạo - chuyển giao - hỗ trợ vận hành xuyên suốt, không phụ thuộc vào 1-2 nhân sự “rành phần mềm”
• Không chỉ làm chuyển đổi số 1 lần mà đồng hành lâu dài để review - đo lường - tối ưu theo chu kỳ

Một số case triển khai tiêu biểu:

• ‍Tiệm May Đỏ - Thương hiệu thời trang thiết kế: Tự động hoá quy trình đặt hàng, giao việc và phối hợp sản xuất, giúp giảm 40% thời gian xử lý đơn hàng, hạn chế phụ thuộc vào nhóm quản lý vận hành.‍
• Elmich - Doanh nghiệp phân phối gia dụng quy mô lớn: Kết nối dữ liệu từ nhiều bộ phận, triển khai dashboard theo dõi hiệu suất bán hàng theo từng khu vực, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.‍
• TDIC - Đơn vị xây dựng & nội thất: Xây dựng hệ thống duyệt chi và theo dõi tiến độ thi công trên Lark Base, giúp giảm sai sót trong phê duyệt, minh bạch ngân sách, kiểm soát dòng tiền hiệu quả.‍
• Kính mắt Anna - Chuỗi bán lẻ đa kênh: Tích hợp đặt lịch, theo dõi tồn kho và giao việc trên cùng một nền tảng, rút ngắn thời gian phản hồi đơn hàng online và tối ưu trải nghiệm khách hàng tại cửa hàng.

Chuyển đổi số không cần bắt đầu với “dự án triệu đô”, chỉ cần một roadmap rõ ràng và một đối tác đủ hiểu doanh nghiệp bạn. UpBase cam kết đồng hành từ những bước đầu tiên, đảm bảo chiến lược đi đúng hướng và triển khai không bị “đứt gánh”.

Lark - Nền tảng công cụ linh hoạt để tự động hoá mọi quy trình nội bộ

Một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp thất bại trong tự động hóa là vì phải dùng quá nhiều phần mềm rời rạc, mỗi công cụ chỉ giải quyết một khâu nhỏ (chat, bảng tính, phê duyệt, quản lý task…), gây đứt gãy dữ liệu và khó triển khai đồng bộ.

Lark Suite chính là lời giải cho doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ "vừa đủ mạnh, vừa dễ tiếp cận", giúp hợp nhất giao tiếp, quy trình và dữ liệu trong một hệ thống duy nhất.

Vì sao Lark phù hợp để tự động hoá nội bộ trong doanh nghiệp Việt?

• ‍Tích hợp all-in-one: Chat, Email, Calendar, Docs, Approvals, CRM, Project, HRM… tất cả trên cùng một nền tảng, loại bỏ sự phân mảnh của hàng chục phần mềm riêng lẻ.‍
• Khả năng tích hợp API mở: Lark dễ dàng kết nối với hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán, các tool báo cáo BI, v.v... giúp dữ liệu luôn được đồng bộ theo thời gian thực ‍
• Tự động hoá không cần code: Xây luồng tự động (workflow) bằng thao tác kéo - thả, không cần kỹ thuật. Duyệt chi, booking, nhắc deadline, cập nhật báo cáo… đều có thể chạy tự động.‍
• Base - nền tảng dữ liệu linh hoạt: Thiết kế các bảng quản trị theo từng phòng ban (KPI, chiến dịch MKT, đơn hàng, nhân sự…) và kết nối chúng với workflow tự động chỉ trong vài phút.‍
• Giao diện thân thiện - hỗ trợ tiếng Việt: Giảm rào cản tiếp nhận cho đội ngũ, giúp toàn bộ nhân sự nhanh chóng làm chủ hệ thống.‍
• Tối ưu cho doanh nghiệp vừa - đang mở rộng: Không cần đầu tư đội ngũ IT riêng, vẫn có thể xây dựng hệ thống vận hành “chuẩn chỉnh” và phát triển theo giai đoạn‍
• Điểm mạnh nhất của Lark: Không phải build theo kiểu “code từ đầu” như ERP, nhưng vẫn đủ linh hoạt để mỗi doanh nghiệp có một hệ thống tailor-made riêng, chạy được theo đúng cách họ vận hành.

Lark không chỉ là công cụ, mà là hệ điều hành vận hành nội bộ giúp doanh nghiệp:

• Chuẩn hóa quy trình → để giảm phụ thuộc vào con người
• Tự động hoá các bước lặp lại → để tiết kiệm thời gian
• Quản lý dữ liệu tập trung → để ra quyết định tốt hơn

Với UpBase là đối tác triển khai, và Lark là nền tảng vận hành, doanh nghiệp không chỉ sở hữu một bộ công cụ mạnh, mà còn có lộ trình bài bản để hệ thống hoá - tự động hoá - đo lường - tối ưu toàn bộ quy trình.

‍6. Tổng kết: Tự động hoá không chỉ là công nghệ - đó là chiến lược vận hành bền vững

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải mở rộng nhanh nhưng nguồn lực có hạn, việc hệ thống hóa và tự động hóa quy trình nội bộ không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính kiểm soát, tiết kiệm chi phí và sẵn sàng nhân rộng.

Tuy nhiên, công cụ mạnh đến đâu cũng trở nên vô dụng nếu không có tư duy quản trị bài bản và lộ trình triển khai phù hợp. Do đó, việc kết hợp giữa:

• ‍Một đối tác tư vấn am hiểu quy trình vận hành như UpBase - hiện là đối tác Platinum của Lark tại Việt Nam
• Một nền tảng công nghệ linh hoạt, dễ triển khai như Lark Suite chính là lời giải toàn diện để doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng hiệu quả và bền vững.

👉 Đăng ký tư vấn 1:1 cùng chuyên gia của UpBase để đánh giá nhanh mức độ sẵn sàng & xây lộ trình tự động hoá phù hợp cho doanh nghiệp bạn tại đây.

‍

‍

‍