‍Phê duyệt tài chính tưởng chỉ là thủ tục hành chính đơn giản, nhưng lại là điểm bắt đầu của hàng loạt thất thoát ngầm trong doanh nghiệp.

Từ tạm ứng, thanh toán, đến lương thưởng và ngân sách dự án, mỗi ngày phòng Tài chính - Kế toán, Hành chính - Nhân sự và cả các cấp quản lý phải xử lý hàng chục luồng duyệt. Nhiều doanh nghiệp đã có hệ thống phê duyệt nội bộ, nhưng hệ thống đó lại vận hành rời rạc, không kết nối với ngân sách hay dự án, gây thêm gánh nặng thao tác mà không giúp cải thiện kiểm soát dòng tiền.

Trong bài viết này, UpBase sẽ cùng bạn nhìn lại 6 loại phê duyệt tài chính phổ biến nhất - nơi dễ phát sinh rủi ro và thất thoát nhất, bóc tách những bất cập trong quy trình hiện tại, từ góc nhìn của cả người thực thi (phòng Tài chính, HCNS) đến người ra quyết định (C-Level). Đồng thời, bài viết sẽ đề xuất lộ trình tự động hóa phê duyệt từng bước một cách chuẩn hóa, tinh gọn, linh hoạt, và giới thiệu cách bộ đôi giải pháp Lark Approval và Lark Base có thể giúp doanh nghiệp xử lý triệt để từng painpoint một cách hiệu quả và thực tế.

6 loại phê duyệt tài chính dễ gây thất thoát nếu không chuẩn hóa

Phê duyệt tài chính không chỉ là thủ tục hành chính, mà là bước đầu tiên trong chuỗi kiểm soát dòng tiền. Để tránh thất thoát và sai lệch ngân sách, doanh nghiệp cần thiết kế một quy trình phê duyệt rõ ràng - minh bạch -có thể đo lường.

Dưới đây là 6 loại phê duyệt tài chính phổ biến trong doanh nghiệp:

‍

Nhìn chung, dù ở loại phê duyệt nào, điểm chung là thiếu hệ thống theo dõi thiếu minh bạch, thiếu kiểm soát ngân sách ngay từ đầu. Nếu không kịp thời chuẩn hóa, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với tình trạng chi sai - vượt ngân sách, khó tổng hợp, khó ra quyết định, đặc biệt khi quy mô mở rộng hoặc cần đánh giá hiệu quả chi tiêu theo chiến dịch, phòng ban hay thời kỳ cụ thể.

Không chỉ có lỗi ở người, hệ thống phê duyệt rời rạc cũng là một vấn đề

Khi các quy trình phê duyệt gặp lỗi, nhiều doanh nghiệp lập tức cho rằng nguyên nhân nằm ở con người – do nhân sự quên hạn, gửi sai người, xử lý chậm… Nhưng thực tế cho thấy, không ít sai lệch và thất thoát lại xuất phát từ chính hệ thống đang sử dụng: phê duyệt rời rạc, thiếu chuẩn hóa, thiếu kết nối.

Nhiều doanh nghiệp đã chủ động đầu tư hệ thống phê duyệt nội bộ nhưng lại rơi vào các sai lầm phổ biến khiến hiệu quả không như kỳ vọng:

‍

Có thể thấy, một hệ thống không đủ linh hoạt và thiếu kết nối sẽ không giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu tốt hơn mà còn tạo thêm áp lực cho vận hành. Khi không thể theo dõi được trạng thái duyệt, không có dữ liệu tài chính đi kèm, không tổng hợp được báo cáo theo chiều dọc và chiều ngang, thì ngay cả một quy trình “đã số hóa” cũng không thể đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Tệ hơn, nếu nhân sự cảm thấy phần mềm quá phức tạp và không sát nghiệp vụ, họ sẽ nhanh chóng quay về cách làm cũ: Excel, email, in giấy, gọi điện… Và như vậy, doanh nghiệp chỉ đang chuyển đổi bề mặt, chứ chưa thực sự chuyển đổi cách làm.

Tái cấu trúc quy trình phê duyệt: Từ rời rạc sang nhất quán – từ thủ công sang chuẩn hóa

Một hệ thống phê duyệt hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc “số hóa đơn từ giấy lên phần mềm”, mà cần được thiết kế lại để đảm bảo đúng người - đúng quy trình - đúng ngân sách. Việc này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp bán lẻ, agency hay startup công nghệ đang mở rộng quy mô, có nhiều phòng ban và mức độ tiêu dùng ngân sách tăng cao.

Vậy đâu là tiêu chí cần có trong một hệ thống phê duyệt tài chính hiện đại? Và doanh nghiệp nên bắt đầu tái cấu trúc từ đâu?

Để quá trình phê duyệt tài chính thực sự trở thành công cụ kiểm soát và tối ưu chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần tái thiết lại toàn bộ hệ thống, không chỉ về mẫu biểu, mà cả quy trình vận hành và dữ liệu liên kết. Một hệ thống hiện đại không thể thiếu những tiêu chí sau:

‍

Một hệ thống phê duyệt lý tưởng không thể chỉ dừng ở việc liệt kê những tiêu chí cần có. Doanh nghiệp cần một lộ trình rõ ràng để chuyển hóa những nguyên tắc đó thành hành động thực tiễn, từ xây dựng biểu mẫu, phân quyền hợp lý đến kết nối dữ liệu ngân sách. Đây chính là lúc cần bắt tay vào thiết kế quy trình bài bản, đồng bộ và có thể mở rộng.Dưới đây là 4 bước doanh nghiệp có thể bắt đầu để biến quy trình phê duyệt tài chính trở nên nhất quán, minh bạch và dễ kiểm soát hơn bao giờ hết.

1. Liệt kê toàn bộ các loại chi phí cần phê duyệt trong doanh nghiệp

Trước khi xây dựng bất kỳ hệ thống nào, doanh nghiệp cần nắm rõ mình đang phê duyệt những gì. Từ các loại tạm ứng công tác, thanh toán chi phí vận hành, phê duyệt ngân sách chiến dịch marketing, mua sắm thiết bị, đến bảng lương, thưởng, hoa hồng mỗi tháng. Việc liệt kê này giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ mắt xích nào trong dòng tiền.

2. Phân nhóm chi phí và xác định người duyệt theo quy tắc cụ thể

Không phải khoản chi nào cũng cần một cấp duyệt như nhau. Doanh nghiệp nên xây dựng các luồng duyệt theo:

- Loại chi phí: tạm ứng, thanh toán, ngân sách, lương…

- Hạn mức: ví dụ dưới 5 triệu - duyệt nội bộ; trên 20 triệu - cần duyệt Giám đốc

- Phòng ban/dự án: mỗi bộ phận có thể có một cấp phê duyệt khác nhau. Cách phân loại này giúp giảm áp lực cho người quản lý cấp cao và đảm bảo kiểm soát phù hợp từng khoản chi.

‍

3. Thiết kế biểu mẫu phê duyệt chuẩn hóa và dễ truy xuất

Thay vì mỗi lần làm đơn lại soạn mới hoặc dùng file rời, hãy chuẩn hóa biểu mẫu theo từng loại phê duyệt. Biểu mẫu cần đầy đủ trường thông tin: lý do, hạn mức, hạng mục ngân sách, tài liệu đính kèm… đồng thời liên kết được với mã ngân sách hoặc mã dự án để dễ đối chiếu khi duyệt.

‍

4. Tích hợp luồng phê duyệt vào hệ thống dữ liệu vận hành chung

Đây là điểm khác biệt giữa một quy trình tự động hóa đúng nghĩa và những giải pháp rời rạc: phê duyệt không chỉ là hành động cá nhân, mà phải nằm trong một hệ sinh thái quản trị tổng thể. Khi tích hợp được với ngân sách, báo cáo, tiến độ dự án… việc kiểm soát tài chính trở nên minh bạch, chính xác, tiết kiệm thời gian đối chiếu.

Bộ đôi giải pháp từ Lark: Chuẩn hóa từ biểu mẫu đến dữ liệu – Giải quyết tận gốc quy trình phê duyệt

Để quy trình phê duyệt tài chính thực sự trở thành công cụ kiểm soát chi phí hiệu quả và thúc đẩy vận hành minh bạch, doanh nghiệp cần một nền tảng vừa linh hoạt về nghiệp vụ, vừa vững chắc về dữ liệu. Bộ đôi giải pháp Lark Approval và Lark Base chính là câu trả lời, kết hợp giữa quy trình tự động và hệ thống quản trị ngân sách đồng bộ, dễ triển khai, dễ mở rộng, và phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp.

- Lark Approval giúp bạn tạo form duyệt riêng cho từng loại chi phí, thiết lập điều kiện duyệt theo cấp - hạn mức - loại chi, và cập nhật trạng thái minh bạch, realtime.

- Lark Base đóng vai trò là nền dữ liệu tài chính, nơi mọi ngân sách, lịch sử duyệt và báo cáo đều được lưu trữ tập trung và kết nối liền mạch với luồng phê duyệt.

Bảng dưới đây minh họa cách Lark giải quyết từng điểm then chốt trong toàn bộ luồng phê duyệt chi tiêu:

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Khi bài toán phê duyệt tài chính không còn là gánh nặng mà trở thành lợi thế quản trị minh bạch, doanh nghiệp có thể yên tâm vận hành, tự tin tăng trưởng và dễ dàng kiểm soát rủi ro chi phí ngay từ gốc. Bộ đôi Lark Approval và Lark Base không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình mà còn là “trợ lý thông minh” cho đội ngũ tài chính, hành chính, marketing,… trong mọi quyết định liên quan đến ngân sách.

Tổng kết

Từ tạm ứng, thanh toán NCC đến ngân sách chiến dịch, lương thưởng,... mỗi loại phê duyệt tài chính đều liên quan trực tiếp đến dòng tiền và hiệu suất vận hành. Nếu xử lý chậm, thiếu minh bạch hay lệch chuẩn, doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động, thất thoát hoặc lỡ cơ hội tăng trưởng. Tối ưu hóa 6 nhóm phê duyệt cốt lõi chính là nền móng để xây dựng một hệ thống tài chính tinh gọn, kiểm soát rủi ro, thúc đẩy quyết định nhanh và chính xác hơn.

👉 Muốn chuẩn hóa & tự động hóa phê duyệt tài chính ngay trong quý này?Đặt lịch tư vấn 1:1 cùng chuyên gia của UpBase để nhận bản kế hoạch phù hợp theo quy mô, mô hình, ngân sách doanh nghiệp bạn tại đây

‍