Mỗi tháng, hàng trăm giờ làm việc của phòng HCNS bị đốt chỉ để ghép công - phép - OT - lương. Thế nhưng hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam vẫn chấm công thủ công, rời rạc, sai sót.

Nhưng vấn đề thật sự không chỉ nằm ở quy trình cũ.

Nhiều doanh nghiệp đã từng thử chuyển đổi nhưng gặp nhiều khó khăn do phần mềm riêng lẻ, cứng nhắc, không phù hợp ca kíp hay remote. Chi phí duy trì cao, đội ngũ chưa sẵn sàng, nhân viên ngại thao tác app - tất cả trở thành nỗi lo ẩn khiến không ít doanh nghiệp trăn trở trong bài toán quản lý công - lương.

Và đâu mới là giải pháp đồng bộ, linh hoạt và dễ vận hành, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà vẫn vừa túi tiền? Trong bài viết này, UpBase sẽ cùng bạn phân tích các phương án đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng, chỉ ra ưu – nhược điểm để bạn dễ dàng tìm ra hướng đi tối ưu cho chính mình.

I.Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn mắc kẹt với chấm công - tính lương thủ công?

Nhiều doanh nghiệp Việt vẫn quản lý công, phép, OT bằng file Excel, bảng giấy hoặc hệ thống chấm công, tính lương rời rạc. Điều này dẫn đến:

• Dễ phát sinh sai lệch ca - phép - OT do máy chấm công chỉ lưu dữ liệu thô, nhân viên quẹt hộ, quẹt thiếu, thiết bị lỗi.

Mất thời gian trích xuất, kiểm tra dữ liệu máy chấm công cuối tháng, dễ lệch số liệu, tốn hàng chục giờ mỗi tháng để nhập liệu, tổng hợp bảng công - phép - lương.

Sai sót, gian lận giờ công khó kiểm soát, dễ phát sinh khiếu nại, mất niềm tin giữa nhân viên và bộ phận HCNS.

Thiếu báo cáo minh bạch, HR khó truy xuất lịch sử, leader khó đối chiếu khi cần.

Hậu quả là doanh nghiệp tốn kém thời gian, chi phí ẩn mà năng suất quản lý nhân sự không cải thiện.

Ngay cả khi đã nhận ra rủi ro từ các hệ thống cũ, nhiều doanh nghiệp vẫn chần chừ:

Lo ngại phần mềm không linh hoạt, không theo kịp ca kíp, OT, đội ngũ hybrid hay remote.

Lo lắng chi phí duy trì cao, triển khai xong không khai thác hết tính năng.

Thiếu nhân sự nội bộ để vận hành, nhân viên ngại thao tác, sợ quy trình phức tạp.

Những nỗi lo “ẩn” này khiến không ít doanh nghiệp mắc kẹt với quy trình thủ công, dù biết nó đang bào mòn nguồn lực quan trọng.

Nhưng để vượt qua những nỗi lo cố hữu về chi phí, nhân sự vận hành hay tính linh hoạt của phần mềm, doanh nghiệp cần hơn một phần mềm lẻ tẻ. Họ cần một hệ sinh thái đồng bộ, minh bạch và dễ triển khai.

Đó chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Lark Suite như một giải pháp toàn diện để số hoá quy trình công - phép - lương - phê duyệt - lưu trữ - tất cả trên một nền tảng duy nhất (All-in-One).

II. Giải pháp tổng thể với Lark: Số hóa toàn bộ quy trình chấm công, tính lương

Khác với các phần mềm rời lẻ, Lark Suite được thiết kế như một hệ sinh thái quản trị công - phép - OT - lương - phê duyệt - lưu trữ đồng bộ, liên kết realtime và dễ triển khai.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80% thời gian xử lý, hạn chế gian lận, minh bạch dữ liệu và phù hợp với mọi mô hình vận hành từ ca kíp đến hybrid, remote.

Dưới đây là các công cụ cốt lõi trong hệ sinh thái Lark giúp số hoá quy trình chấm công, tính lương một cách toàn diện:

Lark Attendance: Chấm công GPS/Wi-Fi/QR, quản lý ca kíp hoặc đội ngũ linh hoạt, hạn chế gian lận giờ công.

Lark Form + Workflow: Đăng ký nghỉ phép, OT, WFH, ca đột xuất; luồng phê duyệt tự động, tracking realtime.

Lark Approval: Phê duyệt đơn nghỉ, đơn OT, bổ sung công; minh bạch, lưu vết xử lý, tránh thất lạc.

Lark Base: Lưu trữ đồng bộ dữ liệu công - ca - lương - phép, dễ tra cứu lịch sử và đối soát.

Lark Sheet hoặc DataHub: Tổng hợp & tính toán lương theo công thức preset, xuất báo cáo realtime, hỗ trợ ra quyết định.

Các công cụ này có thể tuỳ chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Phần tiếp theo sẽ phân tích chi tiết lợi ích từng công cụ, kèm usecase thực tế.

1. Chấm công tự động, linh hoạt với Lark Attendance

Quy trình chấm công là bước đầu tiên nhưng cũng là khâu dễ xảy ra gian lận, chênh lệch dữ liệu. Với SMEs, đa số vẫn quản lý công bằng cách quẹt thẻ, ký giấy, hoặc ghi file Excel thủ công, dẫn đến chấm công lệch giờ, khó đối soát ca kíp, nhân viên dễ đi muộn về sớm nhưng dữ liệu không minh bạch.

‍