Mở rộng chuỗi bán lẻ trong kỷ nguyên Omnichannel: Khi cửa hàng không chỉ để bán hàng

Thị trường bán lẻ Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ: người tiêu dùng không chỉ mua, mà muốn "trải nghiệm". Người tiêu dùng hôm nay có thể bắt đầu hành trình mua sắm trên mạng xã hội, so sánh giá trên sàn thương mại điện tử, rồi kết thúc bằng việc ghé cửa hàng để trải nghiệm thực tế sản phẩm.

Trong bối cảnh đó, thay vì mở rộng ồ ạt, nhiều chuỗi bán lẻ đang chuyển hướng từ mở rộng điểm bán sang mở rộng năng lực vận hành. Điều họ thực sự cần không phải thêm cửa hàng, mà là một hệ thống đủ linh hoạt để đảm bảo mọi điểm bán, dù nhiều hay ít, đều hoạt động hiệu quả, dữ liệu thống nhất, và trải nghiệm khách hàng đồng nhất.

Khi khách hàng ngày càng khó tính và mua sắm trực tuyến nhiều hơn, cửa hàng offline giờ đây không chỉ là điểm bán mà trở thành điểm trải nghiệm - điểm hậu cần - điểm giữ chân khách hàng. Thách thức đặt ra với C-level là:

• Làm sao vừa tinh gọn hệ thống, vừa đảm bảo chất lượng vận hành ở từng điểm bán?
• Làm sao ra quyết định dựa trên dữ liệu tức thời, thay vì các báo cáo thủ công trễ vài ngày?
• Và làm sao duy trì trải nghiệm khách hàng liền mạch trong khi đội ngũ ngày càng phân tán theo ca, theo chi nhánh, theo kênh?

Câu hỏi đó chính là điểm giao giữa bài toán vận hành và chiến lược, nơi công nghệ quản trị tập trung như Lark trở thành nền tảng điều phối giúp lãnh đạo nhìn toàn cảnh, phản ứng nhanh và tối ưu chi phí trên từng điểm bán.

Chính vì vậy, bài viết này sẽ cùng C-level và nhà quản lý Retail:

• Nhận diện 5 điểm gãy quản trị điển hình khi vận hành đa điểm bán trong thời đại Omnichannel,
• Hiểu rõ vì sao dữ liệu và quy trình đồng bộ là xương sống để mở rộng bền vững,

Và khám phá cách các nhà bán lẻ hiện đại đang giải bài toán này bằng nền tảng quản trị hợp nhất như Lark, giúp C-level nhìn toàn cảnh - hành động tức thời - tối ưu chi phí trên từng điểm bán.

1. 5 điểm gãy quản trị khiến chuỗi bán lẻ khó mở rộng bền vững

Bước sang 2025, tăng trưởng trong ngành bán lẻ không còn là câu chuyện mở thêm bao nhiêu cửa hàng, mà là làm thế nào để hệ thống vận hành vẫn tinh gọn và hiệu quả khi quy mô nhân rộng. Khi doanh nghiệp lớn dần, độ phức tạp của dữ liệu, con người và quy trình tăng theo cấp số nhân. Không ít lãnh đạo nhận ra rằng vấn đề không nằm ở tốc độ tăng trưởng, mà ở việc hệ thống quản trị chưa kịp tiến hóa để theo kịp nó.

Tăng trưởng nhanh giống như một phép thử: nó mở rộng thị phần, nhưng đồng thời bộc lộ mọi điểm yếu cấu trúc trong vận hành, từ dữ liệu phân mảnh, quy trình không chuẩn, cho đến việc thiếu liên kết giữa các bộ phận. Đây chính là ngưỡng quản trị của doanh nghiệp - nơi năng lực lãnh đạo không còn dựa trên kinh nghiệm, mà phụ thuộc vào khả năng xây dựng một hệ thống có thể nhìn - hiể - hành động theo dữ liệu.

Dưới đây là 5 điểm gãy điển hình khiến nhiều chuỗi bán lẻ gặp khó khi bước qua ngưỡng này, những thách thức không chỉ ở tầng vận hành, mà đánh trực diện vào năng lực điều hành và ra quyết định của C-level.

Dữ liệu phân mảnh - Cấp lãnh đạo mất khả năng nhìn toàn cảnh

Càng nhiều cửa hàng, càng nhiều hệ thống: POS, sàn TMĐT, CRM, ERP, HRM, kế toán, file Excel nội bộ… Mỗi bộ phận ghi nhận dữ liệu theo cách riêng, báo cáo theo chu kỳ riêng và không hiếm khi con số giữa các phòng ban vênh nhau 10-15%. Điều này khiến CEO và CFO không có một nguồn dữ liệu thống nhất (single source of truth) để ra quyết định nhanh.

Khi dữ liệu bị chia cắt, năng lực phản ứng thị trường bị chậm. Một chiến dịch giảm giá có thể triển khai trễ, một tồn kho quá hạn không được phát hiện sớm, hoặc chi phí vận hành vượt ngưỡng mà không ai kịp nhận ra. Tăng trưởng doanh thu lúc này trở thành mù mờ, vì không đi cùng tăng trưởng năng suất.

💡 Giải pháp tư duy:

• Cấp lãnh đạo cần một hệ thống hợp nhất dữ liệu bán hàng - kho - nhân sự - chi phí theo thời gian thực.
• Chỉ khi có toàn cảnh realtime, doanh nghiệp mới ra quyết định nhanh, kiểm soát chặt và dự báo chính xác.

Quy trình không chuẩn hóa - Mỗi cửa hàng như một phiên bản khác nhau của thương hiệu

Nhiều chuỗi bán lẻ mở rộng nhanh nhờ vận hành linh hoạt, nhưng đến một ngưỡng, sự linh hoạt đó lại trở thành rào cản quản trị. Khi mỗi chi nhánh tự điều chỉnh quy trình kiểm kho, đặt hàng, báo cáo doanh thu, chính sách khuyến mãi… thì thương hiệu không còn đồng nhất. Một khách hàng đến hai cửa hàng khác nhau và nhận hai trải nghiệm hoàn toàn khác nhau.

Đằng sau sự rời rạc này là thiếu chuẩn hóa quy trình và hệ thống giám sát tuân thủ. Cấp điều hành không thể quản lý bằng văn hóa người giỏi xử lý tình huống mãi được vì khi chuỗi tăng lên hàng chục cửa hàng, chỉ có quy trình chuẩn mới giúp năng lực vận hành nhân rộng mà không vỡ hệ thống.

💡 Giải pháp tư duy:

• Cần số hóa quy trình và chuẩn hóa vận hành để mọi cửa hàng hoạt động theo cùng một logic.
• Các workflow có thể tự động hóa phê duyệt, kiểm soát ngân sách, điều phối nhân sự, giúp mô hình 1 cửa hàng tốt có thể nhân bản thành 100 cửa hàng tốt.

Quản lý nhân sự phức tạp - Chi phí phình to, năng suất không tăng

Ở quy mô nhỏ, quản lý nhân sự là bài toán hành chính. Nhưng khi doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên chia theo ca, theo chi nhánh, theo nhóm bán hàng, thì bài toán này trở thành vấn đề tài chính chiến lược.

Chấm công sai lệch, KPI không rõ ràng, đánh giá cảm tính khiến hệ thống thưởng - phạt thiếu công bằng. Chi phí nhân sự chiếm đến 40-60% tổng chi phí vận hành, nhưng hiệu suất lao động không tăng tương xứng. Nhiều doanh nghiệp tưởng rằng họ đang đầu tư vào con người, nhưng thực tế là đang rò rỉ ngân sách.

💡 Giải pháp tư duy

• Cần chuyển từ quản lý hành chính sang quản trị hiệu suất dựa trên dữ liệu (People Analytics).
• Hệ thống HRM hiện đại giúp lãnh đạo theo dõi hiệu quả làm việc theo chi nhánh, ca kíp, hoặc chiến dịch, đồng thời kết nối trực tiếp với KPI doanh thu và chi phí nhân sự.

Thiếu liên kết giữa các phòng ban - Ra quyết định chậm, mất cơ hội

Khi chuỗi mở rộng, sự phối hợp giữa Marketing - Vận hành - Kho - Tài chính trở nên rời rạc. Mỗi bộ phận có KPI riêng, công cụ riêng, timeline riêng khiến dòng chảy thông tin bị tắc. Một chiến dịch marketing ra mắt mà không biết kho còn hàng; một chương trình ưu đãi chạy lệch ngân sách; hoặc báo cáo tài chính đến trễ 3 ngày khiến cơ hội phản ứng thị trường trôi qua. Đây không còn là vấn đề giao tiếp, mà là vấn đề hệ thống thiếu nền tảng cộng tác có dữ liệu làm ngữ cảnh chung.Trong khi thị trường di chuyển theo từng giờ, việc chờ email hoặc họp tổng kết tuần là một xa xỉ mà doanh nghiệp hiện đại không thể chịu đựng.

💡 Giải pháp tư duy:

• Tích hợp toàn bộ giao tiếp, tài liệu và dữ liệu trong một nền tảng cộng tác thống nhất.
• Khi mọi quyết định từ marketing, vận hành đến tài chính đều dựa trên cùng dữ liệu realtime, tốc độ ra quyết định trở thành lợi thế cạnh tranh.‍
• Thiếu cơ chế đo lường hiệu suất đa chiều - Quản trị dựa trên kết quả, không hiểu nguyên nhân

Hầu hết doanh nghiệp retail vẫn đo lường bằng doanh thu, nhưng trong thời đại cạnh tranh về tốc độ, doanh thu chỉ là hệ quả. Không có hệ thống phân tích hiệu suất theo chiều sâu (AOV, CR, CAC, tỷ lệ quay lại, năng suất nhân sự, chi phí/đơn hàng…), nhà lãnh đạo chỉ nhìn thấy "kết quả cuối" mà không biết vì sao đạt hoặc vì sao không. Điều này khiến quản trị trở nên phản ứng, chỉ điều chỉnh sau khi vấn đề xảy ra, thay vì dự báo trước.

Đó là lý do tại sao nhiều chuỗi tăng doanh số nhưng không tăng lợi nhuận.

💡 Giải pháp tư duy:

• Xây dựng hệ thống dashboard phân tích đa chiều, cho phép C-level nhìn theo từng trục: theo cửa hàng, nhóm sản phẩm, chiến dịch, nhân sự hoặc chi phí.
• Từ đó, doanh nghiệp chuyển từ quản trị hậu kiểm sang quản trị chủ động (predictive management).

2. Xu hướng quản trị retail 2025–2026: Tái cấu trúc để vận hành thông minh và bền vững

Ngành bán lẻ đang bước vào giai đoạn "tái cấu trúc toàn diện", nơi mở rộng quy mô không còn là ưu tiên duy nhất, mà là khả năng duy trì hiệu quả khi quy mô tăng nhanh. Nếu như giai đoạn 2015-2020 là cuộc đua mở cửa hàng, thì giai đoạn 2025-2030 là cuộc đua chuẩn hóa và số hóa mô hình vận hành, từ cách doanh nghiệp quản lý dữ liệu, con người cho đến ra quyết định.

Thay vì tách rời các kênh online và offline, doanh nghiệp tiên phong đang chuyển sang mô hình hợp nhất (Unified Retail Operation), nơi dữ liệu khách hàng, doanh thu, tồn kho và hiệu suất nhân sự được đồng bộ theo thời gian thực.

Khi dữ liệu trở thành nền tảng, quản trị không còn là "phản ứng" với vấn đề, mà là dự báo và chủ động hành động trước biến động thị trường.

Cùng lúc, các nền tảng AI và Low-code cho phép doanh nghiệp tùy biến quy trình theo đặc thù chuỗi mà không cần đầu tư hệ thống cứng nhắc hay outsource đắt đỏ - đang giúp các chuỗi bán lẻ tái cấu trúc linh hoạt hơn: tự động phân tích doanh thu, cảnh báo sai lệch, tối ưu ca kíp, và tùy biến quy trình nội bộ mà không cần đầu tư hệ thống cứng nhắc hay thuê outsource tốn kém.

Ở cấp lãnh đạo, trọng tâm quản trị cũng dịch chuyển: từ quản lý vận hành sang quản lý hiệu quả. Thay vì hỏi "chúng ta có mở thêm được cửa hàng nào không?", câu hỏi của C-level giờ là:

"Chuỗi của chúng ta có đang tăng năng suất, tối ưu chi phí và duy trì trải nghiệm đồng nhất ở mọi điểm chạm không?"

Ở bối cảnh này, năng lực quản trị dữ liệu và tốc độ phản ứng của đội ngũ C-level chính là lợi thế cạnh tranh mới. Những thay đổi này đánh dấu một bước chuyển thế hệ trong tư duy quản trị retail: từ tăng trưởng bằng mở rộng sang tăng trưởng bằng vận hành thông minh.Doanh nghiệp nào xây dựng được hệ thống hợp nhất, nơi mọi dữ liệu - quy trình - con người được kết nối liền mạch, doanh nghiệp đó sẽ không chỉ mở rộng được quy mô, mà còn mở rộng được năng suất và giá trị dài hạn.

3. Giải pháp tái cấu trúc quản trị Retail bằng Lark

Để vượt qua ngưỡng quản trị - nơi tăng quy mô không còn đồng nghĩa với tăng hiệu quả - doanh nghiệp cần một nền tảng hợp nhất dữ liệu, quy trình và con người, có thể mở rộng linh hoạt mà không phá vỡ cấu trúc vận hành hiện tại. Đó chính là giá trị mà Lark - nền tảng quản trị hợp nhất của ByteDance - mang lại cho các chuỗi bán lẻ hiện đại.

1. No-code / Low-code - Xây dựng hệ thống linh hoạt theo đặc thù từng mô hình bán lẻ

Khi chuỗi bán lẻ mở rộng, sự khác biệt về mô hình kinh doanh (F&B, thời trang, tiện lợi, chăm sóc sức khỏe…) khiến việc áp dụng phần mềm đóng gói sẵn trở nên kém hiệu quả. Các nền tảng ERP truyền thống thường đóng khung quy trình, không thể tùy biến theo đặc thù từng thương hiệu, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp phải hoặc chấp nhận vận hành méo mó theo phần mềm, hoặc tốn kém hàng trăm triệu để thuê outsource chỉnh sửa.

Giải pháp: Với Lark Base - nền tảng no-code/low-code của Lark, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống vận hành nội bộ phù hợp với quy trình riêng của mình, mà không cần đến đội ngũ lập trình.Các nhà quản lý hoặc trưởng bộ phận chỉ cần kéo-thả và cấu hình trực quan để tạo nên các module quản trị như: Quản lý cửa hàng, Kiểm kê kho, Marketing Plan, Báo cáo vận hành, KPI nhân sự, Quản lý chương trình khuyến mãi…Điểm đặc biệt là mọi dữ liệu đều được đồng bộ xuyên suốt, có thể mở rộng hoặc nhân bản cho chi nhánh mới chỉ trong vài phút, giúp hệ thống phát triển cùng tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp, thay vì trở thành rào cản.

Ứng dụng thực tế:

• Một chuỗi F&B có thể tự tạo module Checklist vận hành ca sáng - ca tối, tích hợp trực tiếp vào dashboard giám sát.
• Một thương hiệu thời trang có thể thiết lập "Bảng quản lý trưng bày & tồn kho theo SKU" mà không cần thuê thêm phần mềm POS thứ hai.
• Chuỗi phòng khám hoặc trung tâm dịch vụ có thể lưu lịch hẹn khách hàng, theo dõi chi phí và hiệu quả từng cơ sở ngay trong Base.

Giá trị mang lại:

• Với đội ngũ nhân sự, việc chuyển từ hàng chục file Excel rời rạc sang một hệ thống được thiết kế riêng giúp tiết kiệm tới 70% thời gian nhập liệu, giảm sai sót và tăng khả năng cộng tác giữa các phòng ban.
• Với C-level, đây là bước chuyển từ mua phần mềm để dùng sang xây hệ thống để quản trị, mang lại quyền kiểm soát toàn phần và tốc độ mở rộng linh hoạt, mà không phụ thuộc vào nhà cung cấp hay outsource bên ngoài.

2. Chuẩn hóa quy trình vận hành - Kiểm soát đồng nhất toàn hệ thống

Một trong những điểm gãy phổ biến nhất khi doanh nghiệp mở rộng chuỗi là mỗi cửa hàng lại có cách làm riêng.Cửa hàng A kiểm ca bằng Excel, cửa hàng B báo cáo qua Zalo, cửa hàng C lại gửi email cuối ngày khiến quy trình vận hành thiếu nhất quán, dữ liệu không đồng bộ và chất lượng dịch vụ chênh lệch rõ rệt.Đặc biệt trong retail, nơi trải nghiệm khách hàng phải được đảm bảo đồng đều tại mọi điểm bán, thì một quy trình thiếu chuẩn hóa chính là rủi ro lớn nhất về thương hiệu.

Giải pháp:

• Với Lark Base, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành của chuỗi, từ cấp cửa hàng đến khối vận hành trung tâm.
• Mọi hoạt động từ checklist mở/đóng ca, kiểm kê hàng hóa, kiểm soát chất lượng dịch vụ, báo cáo doanh thu, đến phê duyệt đơn hàng,... đều được số hóa thành form và quy trình thống nhất, chạy tự động trên hệ thống.
• Các thao tác này được cập nhật realtime, có người chịu trách nhiệm, người phê duyệt và thời gian ghi nhận rõ ràng.
• Hệ thống tự động tạo báo cáo định kỳ theo ngày, tuần, tháng, giúp quản lý vùng hoặc BOD theo dõi tức thời hiệu suất từng cửa hàng, mà không cần chờ tổng hợp thủ công.

Ứng dụng thực tế:

• Với chuỗi F&B, các quy trình như "Mở ca - Kiểm tra nguyên liệu - Báo cáo vệ sinh - Chốt doanh thu - Đóng ca được tích hợp thành một luồng duy nhất, có checklist cụ thể và cảnh báo khi thiếu bước.
• Với chuỗi bán lẻ hàng tiêu dùng, quản lý có thể thiết lập các form kiểm kê tồn kho, nhập hàng, xử lý khiếu nại, đảm bảo mọi cửa hàng báo cáo theo cùng chuẩn dữ liệu.
• Các hoạt động vận hành định kỳ như audit cửa hàng, đào tạo nhân viên, khảo sát dịch vụ… đều có thể tự động hóa trên Lark Workflow & Automation.

Giá trị mang lại:

• Với nhân sự vận hành, việc chuẩn hóa giúp họ không cần 'tự đoán cách làm" - mọi bước đều rõ ràng, minh bạch, dễ thao tác.
• Với quản lý vùng, họ có thể đánh giá chính xác cửa hàng nào làm tốt, cửa hàng nào cần cải thiện, thay vì dựa vào báo cáo cảm tính.
• Và với C-level, đây là bước chuyển từ vận hành thủ công sang vận hành có hệ thống, nơi mọi cửa hàng đều vận hành theo cùng một chuẩn KPI, báo cáo và quy trình, tạo nên trải nghiệm đồng nhất - dữ liệu tập trung - quản trị toàn cảnh.

3. Quản lý nhân sự đa ca - đa kíp - đa chi nhánh

Khi quy mô chuỗi bán lẻ mở rộng lên hàng chục, thậm chí hàng trăm cửa hàng, bài toán nhân sự trở nên phức tạp hơn gấp nhiều lần. Hệ thống ca làm linh hoạt, nhân viên thời vụ, luân chuyển giữa chi nhánh, cộng thêm quy trình chấm công - tính lương - phê duyệt thủ công khiến doanh nghiệp dễ rơi vào vòng xoáy sai lệch dữ liệu và khủng hoảng nhân sự thầm lặng.Một ca sai giờ chấm công có thể kéo theo tính lương sai; một báo cáo muộn khiến cửa hàng thiếu người vận hành trong giờ cao điểm; và với cấp lãnh đạo, điều nguy hiểm hơn là không thể nhìn thấy bức tranh hiệu suất lao động thật sự.

Giải pháp:

• ‍‍Lark mang đến một giải pháp nhân sự vận hành đồng bộ và minh bạch, kết hợp giữa Lark Attendance, Lark Approval và Workflow.
• Mỗi nhân viên có thể đăng ký ca làm, đổi ca, xin nghỉ ngay trên ứng dụng di động, đồng bộ với vị trí GPS hoặc mạng Wi-Fi của cửa hàng.
• Khi có thay đổi, hệ thống tự động gửi thông báo đến quản lý, cập nhật dữ liệu vào bảng chấm công, và phản ánh trực tiếp vào bảng tính lương.
• Các quy trình phê duyệt (nghỉ phép, thưởng, phụ cấp ca đêm, tăng ca…) cũng được tự động hóa, giúp HR không còn phải xử lý hàng trăm email mỗi tháng.
• Tất cả dữ liệu đều đổ về Dashboard nhân sự, thể hiện realtime số lượng nhân viên đang làm việc, tỷ lệ vắng mặt, năng suất theo khu vực hoặc cửa hàng.

Ứng dụng thực tế:

• Với chuỗi F&B: hệ thống tự động tính ca làm theo giờ, phụ cấp và KPI từng vị trí (thu ngân, phục vụ, bếp) mà không cần nhập tay.
• Với chuỗi thời trang hoặc siêu thị mini: quản lý có thể kiểm tra nhân sự đang làm việc ở từng chi nhánh, điều phối nhân viên giữa các cửa hàng khi cần.
• Với chuỗi bán lẻ có nhân sự bán thời gian hoặc cộng tác viên: Lark giúp lưu vết toàn bộ lịch sử làm việc, đảm bảo tính minh bạch và giảm rủi ro khi audit.

Giá trị mang lại:

• Đối với nhân viên, họ được làm việc trong một hệ thống rõ ràng, minh bạch, không còn lo tính sai giờ - mất lương - chậm thưởng.
• Đối với cấp quản lý, việc tự động hóa giúp giảm hơn 50% thời gian hành chính, loại bỏ khâu tổng hợp thủ công.
• Và với C-level, đây là chìa khóa để chuyển hóa chi phí nhân sự thành giá trị hiệu suất, vì toàn bộ dữ liệu lao động - ca kíp - chi phí - KPI đều được kết nối trong một hệ thống thống nhất.

Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất theo thời gian thực, so sánh chi phí nhân sự trên doanh thu từng cửa hàng, và ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

4. Kết nối đa phòng ban - Tăng tốc phản hồi và cộng tác tức thời

Khi số lượng cửa hàng và nhân sự tăng, khối lượng phối hợp giữa các phòng ban (Sales - Marketing - Vận hành -HR - Finance) cũng tăng theo cấp số nhân. Một đề xuất khuyến mãi từ Marketing phải chờ phê duyệt ngân sách từ Finance, được triển khai bởi Sales và theo dõi hiệu quả qua Operations nhưng toàn bộ quá trình đó thường diễn ra qua email, chat nhóm hoặc các file rời rạc, khiến thông tin bị trễ, bị lệch, hoặc bị bỏ sót.Cấp quản lý vùng phải gửi 5-6 tin nhắn để xác nhận đơn hàng, trong khi C-level không thể nắm được trạng thái toàn hệ thống theo thời gian thực.Kết quả là: quyết định bị chậm, nhân viên bị quá tải, và cơ hội bán hàng bị bỏ lỡ.

Giải pháp:

• ‍‍Lark tạo ra một Digital HQ - trụ sở số hợp nhất cho doanh nghiệp retail, nơi mọi phòng ban có thể cộng tác trên cùng một nền tảng.Các công cụ Chat, Docs, Calendar, Meeting, Drive, và Workflow được tích hợp liền mạch trong một hệ sinh thái duy nhất.
• Khi Marketing tạo chiến dịch, họ có thể chia sẻ trực tiếp file kế hoạch trong chat nhóm dự án.
• Finance có thể phê duyệt chi phí ngay trong tin nhắn bằng Lark Approval.
• Operations nhận nhiệm vụ tự động trong Lark Tasks, còn Sales được nhắc deadline và cập nhật tiến độ realtime. Mọi thay đổi đều được đồng bộ vào Dashboard tổng, giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh về tiến độ, hiệu quả và chi phí từng hoạt động.
• Đặc biệt, Lark Base cho phép tạo các không gian làm việc riêng cho từng bộ phận nhưng vẫn được liên kết dữ liệu chéo, đảm bảo mỗi bên đều nắm được thông tin đúng thời điểm. Điển hình như Haidilao, một thương hiệu F&B toàn cầu, đã ứng dụng Lark để đồng bộ hóa quy trình giữa hàng trăm cửa hàng và phòng ban, giúp tốc độ phản hồi và phê duyệt nội bộ tăng hơn 200%.

Ứng dụng thực tế:

• Chuỗi bán lẻ có thể tạo nhóm Phê duyệt chiến dịch cuối tuần giữa 3 bộ phận: Sales, Marketing và Finance – mọi thông tin được xử lý trong 1 giờ thay vì 1 ngày.
• Bộ phận Vận hành có thể báo cáo lỗi hoặc yêu cầu bảo trì ngay trên chat nhóm cửa hàng, hệ thống tự tạo ticket cho bộ phận kỹ thuật theo dõi.
• Quản lý vùng có thể tạo lịch họp định kỳ cho toàn bộ chi nhánh trên Lark Calendar, ghi biên bản ngay trong Lark Docs và gửi nhiệm vụ follow-up sau họp bằng Lark Tasks.

Giá trị mang lại:

• Với nhân sự, việc giao tiếp và phối hợp trở nên mạch lạc - giảm email, giảm tin nhắn rời rạc, tăng khả năng phản hồi tức thì.
• Với cấp quản lý trung gian, mọi tiến độ công việc đều được theo dõi realtime, giảm tình trạng “đùn đẩy trách nhiệm” hoặc chồng chéo nhiệm vụ.
• Và với C-level, hệ thống vận hành liên phòng ban giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và có khả năng mở rộng mà không cần tăng cấp quản lý tương ứng. Nói cách khác, Lark giúp tổ chức vận hành như một cơ thể thống nhất,  phản ứng nhanh, chính xác và minh bạch.

5. Phê duyệt & Báo cáo tự động - Từ ra quyết định cảm tính đến vận hành dữ liệu thời gian thực

Càng nhiều cửa hàng, càng nhiều quy trình cần phê duyệt: đơn hàng, ngân sách khuyến mãi, nhân sự, chi phí vận hành, sự cố tại cửa hàng… Với quy mô 10-50 chi nhánh, lượng yêu cầu phê duyệt mỗi ngày có thể lên tới hàng trăm. Nếu các quy trình này vẫn được xử lý thủ công qua email hoặc chat rời rạc, doanh nghiệp sẽ mất tính minh bạch, chậm phản hồi và không thể tổng hợp dữ liệu để ra quyết định kịp thời.Cấp quản lý vùng phải rà soát từng cửa hàng, trong khi C-level chỉ nhận báo cáo sau vài ngày, khi mọi cơ hội tối ưu đã trôi qua.

Giải pháp:

• ‍‍Lark giải quyết triệt để vấn đề này bằng việc tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt và báo cáo trên nền tảng Workflow & AI.‍
• Các biểu mẫu phê duyệt được tạo trên Lark Approval, có thể tùy chỉnh linh hoạt theo cấu trúc tổ chức và cấp bậc duyệt.
• Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc duyệt trên Chat, Email và Mobile App, đồng bộ trạng thái realtime.‍
• Lark Workflow cho phép doanh nghiệp gắn điều kiện tự động: nếu đơn vượt ngưỡng ngân sách → chuyển cấp duyệt cao hơn; nếu hết hàng → tạo task bổ sung đơn nhập kho.
• Đặc biệt, Lark Base AI hỗ trợ tự động tổng hợp và phân tích dữ liệu từ các form và bảng, tạo báo cáo động (interactive reports) giúp lãnh đạo nhìn thấy ngay biến động về chi phí, hiệu suất và KPI theo từng cửa hàng.

Ứng dụng thực tế:

• Chuỗi thời trang có thể phê duyệt đơn nhập hàng, chi phí marketing, bonus nhân viên trong 1 quy trình duy nhất - minh bạch và truy vết được.
• Quản lý vùng được nhắc tự động khi cửa hàng có đơn vượt ngân sách hoặc doanh thu thấp bất thường.
• Bộ phận tài chính nhận được dashboard tổng hợp chi phí theo ngày, tuần, tháng, không cần xuất file Excel.
• AI gợi ý báo cáo thông minh, ví dụ: "Doanh thu khu vực miền Nam giảm 12% tuần này, trong khi chi phí vận hành tăng 9%. Đề xuất xem lại lịch ca và chi phí nhân sự."

Giá trị mang lại:

• Đối với nhân sự, họ không còn phải chạy theo quy trình giấy tờ phức tạp - mọi thứ diễn ra nhanh chóng, minh bạch và có hệ thống nhắc tự động.
• Đối với quản lý cấp trung, quy trình phê duyệt rõ ràng, giảm sai sót, giảm phụ thuộc con người và rút ngắn thời gian ra quyết định.
• Và với C-level, đây là nền tảng quản trị giúp chuyển đổi từ phê duyệt thủ công sang vận hành thông minh - nơi mọi dữ liệu được tổng hợp, phân tích và phản hồi ngay trong chu kỳ kinh doanh.
• Lark không chỉ giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, mà còn đảm bảo mỗi quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và thời gian thực.

6. Dashboard & Realtime Reporting - Trao cho C-Level bức tranh toàn cảnh để ra quyết định nhanh và chính xác

Với hàng chục cửa hàng và hàng trăm nhân sự, mỗi ngày doanh nghiệp retail tạo ra hàng nghìn điểm dữ liệu: doanh thu, chi phí, tồn kho, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ hài lòng khách hàng, KPI nhân sự... Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp vẫn bị mù dữ liệu ở cấp lãnh đạo: báo cáo đến chậm, dữ liệu không thống nhất, mỗi phòng ban dùng một định dạng khác nhau.Điều này khiến C-level phải ra quyết định dựa trên cảm tính hoặc báo cáo quá khứ, trong khi thị trường thay đổi theo từng giờ. Càng mở rộng quy mô, khoảng cách giữa số liệu thật và số liệu được nhìn thấy càng lớn.

Giải pháp:

• ‍‍Lark cung cấp nền tảng Dashboard và Realtime Reporting hợp nhất, giúp doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ hoạt động trong thời gian thực. Các dữ liệu từ Sales, Marketing, HR, Finance, Operation được đồng bộ trực tiếp từ Lark Base, Workflow, HRM và CRM, rồi hiển thị trên dashboard động theo vai trò người dùng.
• C-level có thể xem doanh thu - chi phí - hiệu suất - nhân sự - mức độ hoàn thành KPI ngay trên cùng một giao diện.
• Quản lý vùng hoặc trưởng bộ phận có thể tùy chỉnh bảng xem theo cửa hàng, khu vực hoặc chiến dịch.
• Dữ liệu được cập nhật realtime, không cần đợi tổng hợp cuối tháng, và có thể drill-down (đi sâu) đến từng chỉ số cụ thể. Đặc biệt, Lark Base AI cho phép người dùng hỏi dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên, ví dụ: "Tháng này cửa hàng nào có chi phí nhân sự cao nhất trên doanh thu?" AI sẽ tự động truy xuất, tính toán và trả về kết quả ngay trong vài giây.

Ứng dụng thực tế:

• CEO có thể mở dashboard buổi sáng để nắm tình hình doanh thu toàn chuỗi và ra quyết định điều chỉnh ngân sách marketing trong cùng ngày.
• CFO có thể theo dõi realtime chi phí theo nhóm hàng, cửa hàng hoặc vùng địa lý mà không cần chờ báo cáo tổng hợp.
• CHRO có thể xem tỷ lệ vắng mặt, năng suất nhân sự, turnover theo cửa hàng để dự đoán rủi ro vận hành sớm.
• Trưởng khối vận hành có thể giám sát KPI từng chi nhánh, phát hiện điểm nghẽn trong quy trình trước khi ảnh hưởng tới doanh số.

Giá trị mang lại:

• Với đội ngũ vận hành, báo cáo realtime giúp họ phản ứng nhanh - xử lý chính xác - tối ưu liên tục. Với cấp quản lý trung gian, họ có dữ liệu thống nhất để đánh giá hiệu suất và phân bổ nguồn lực hợp lý‍
• Còn với C-level, đây là bước chuyển từ "báo cáo hậu kiểm" sang "quản trị chủ động" - nơi dữ liệu không chỉ phản ánh quá khứ, mà dự báo tương lai.
• Mỗi quyết định được đưa ra trên nền tảng dữ liệu hợp nhất, giúp doanh nghiệp giảm độ trễ thông tin, tăng tốc độ phản ứng thị trường, và tối ưu từng đồng chi phí vận hành.

7. Open API & Ecosystem - Kết nối hệ thống sẵn có, mở rộng mà không cần "đập đi xây lại"

Khi chuỗi bán lẻ đã đầu tư nhiều hệ thống riêng (POS, ERP, WMS, HRM…), việc “đập bỏ” để chuyển sang nền tảng mới là một rào cản lớn. Các hệ thống hoạt động độc lập, dữ liệu rời rạc khiến việc tổng hợp báo cáo, kiểm soát tồn kho, doanh thu, hoặc hiệu suất nhân sự trở nên chậm trễ và tốn kém.

Giải pháp trên Lark:

• ‍Lark Open Platform cho phép tích hợp trực tiếp với hệ thống hiện có thông qua REST API, Webhook và SDK - đảm bảo dữ liệu chảy hai chiều, không cần thay đổi hạ tầng đang dùng.
• Doanh nghiệp có thể tự động đồng bộ master data (sản phẩm, giá, chương trình khuyến mãi, tồn kho...) giữa POS/ERP và Lark Base; hoặc tạo sự kiện tự động khi doanh thu, chi phí, hay chỉ số KPI chạm ngưỡng cảnh báo.
• Hỗ trợ tích hợp với hệ sinh thái eCommerce, CRM, HRM, giúp hợp nhất dữ liệu từ online đến offline, từ cửa hàng đến trung tâm điều hành chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Ứng dụng trong thực tế:

• Đồng bộ POS ↔ Lark Base theo thời gian thực để kiểm soát tồn kho, doanh thu và tỷ lệ hoàn hủy.
• Tự động gửi cảnh báo tới quản lý khi doanh thu giảm hoặc tỷ lệ hoàn đơn vượt ngưỡng.‍
• Kết nối HRM để đồng bộ ca làm, chấm công và tính lương, giảm thao tác thủ công giữa các phần mềm.‍
• Đồng bộ báo cáo tài chính từ ERP lên Lark Dashboard, tự động hóa quy trình phê duyệt và đối soát.

Giá trị mang lại:

• ‍Tận dụng tối đa hệ thống hiện có, không cần thay mới toàn bộ → tiết kiệm chi phí chuyển đổi và thời gian đào tạo.
• Dữ liệu được hợp nhất và cập nhật realtime, giúp C-level ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn.‍
• Khả năng mở rộng linh hoạt: dễ dàng thêm chi nhánh, tích hợp hệ thống mới hoặc API bên thứ ba mà không phá vỡ cấu trúc hiện tại.‍
• Giảm rủi ro và lỗi vận hành, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch của dữ liệu trên toàn bộ chuỗi.
• Lark không yêu cầu doanh nghiệp bắt đầu lại từ đầu mà cho phép mở rộng hệ thống hiện có thông minh hơn, tự động hơn và liền mạch hơn.

5. Tổng kết: Xây nền vận hành thống nhất - Bước đi sống còn cho chuỗi bán lẻ 2025

Trong bối cảnh thị trường bán lẻ đang tái cấu trúc mạnh mẽ với ranh giới giữa online và offline ngày càng mờ, hành vi tiêu dùng thay đổi liên tục và áp lực tối ưu chi phí vận hành - bài toán quan trọng nhất với nhà quản lý không còn là mở thêm cửa hàng nhanh hơn, mà là duy trì chất lượng, năng suất và hiệu quả quản trị khi quy mô ngày càng lớn.

Lark giúp doanh nghiệp bán lẻ hiện đại xây dựng nền vận hành thống nhất, dữ liệu liền mạch và ra quyết định theo thời gian thực. Từ hệ thống quản lý vận hành, nhân sự, tài chính, đến báo cáo - mọi quy trình đều được kết nối trong một không gian làm việc duy nhất, giúp ban điều hành kiểm soát được toàn bộ chuỗi mà không cần phụ thuộc vào báo cáo thủ công hay nhiều công cụ rời rạc.

Đây không chỉ là một bước tiến về công nghệ, mà là sự chuyển mình chiến lược trong quản trị chuỗi bán lẻ, giúp doanh nghiệp mở rộng mà vẫn giữ được chất lượng, chuẩn hóa quy trình và tối ưu hiệu suất con người.

Sẵn sàng xây nền vận hành thống nhất cho chuỗi bán lẻ của bạn?

Trải nghiệm tư vấn chuyển đổi số cùng chuyên gia Lark x UpBase - giải pháp được tin dùng bởi hàng trăm thương hiệu bán lẻ toàn cầu.

Đăng ký demo miễn phí và cùng khám phá cách doanh nghiệp của bạn có thể quản lý chuỗi đồng bộ - tối ưu vận hành và tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên 2025.