Mùa Mega Sales cuối năm luôn là thời điểm vàng để doanh nghiệp Bán lẻ bứt phá doanh thu, mở rộng thị phần và thúc đẩy tăng trưởng. Tuy nhiên, ẩn sau những con số bùng nổ về doanh thu và chiến dịch marketing, nhiều nhà quản lý doanh nghiệp eCommerce lại vướng vào “mê cung” tài chính: chi phí đội lên mất kiểm soát, lợi nhuận ròng thấp, ngân sách hụt giữa chừng…

Vậy làm thế nào để quản trị tài chính hiệu quả trong mùa Siêu Mua Sắm 2025 và đảm bảo doanh nghiệp “về đích” an toàn, tăng trưởng bền vững?

1. Quản trị và kiểm soát realtime dòng tiền biến động trong Mega Sales

Trong mùa Mega Sales cuối năm với lượng đơn hàng tăng đột biến, doanh nghiệp Bán lẻ thường đau đầu với bài toán thanh toán bị phân kỳ (COD, hoàn trả, chiết khấu sàn…), đồng thời, phải chi trước cho sản xuất, marketing, nhập kho, trong khi tiền về chậm, do đó, dễ dẫn tới nguy cơ “doanh số tăng – dòng tiền âm”.

Tác động:

• Gây thiếu hụt dòng tiền để xoay vòng, đặc biệt với DN quy mô vừa và nhỏ.
• Cản trở kế hoạch mua hàng, nhập kho tiếp theo và thanh toán lương, thưởng Tết.

Giải pháp:

• Đầu tư và thiết lập hệ thống quản lý bán hàng (TMĐT) như UpS đồng bộ giữa vận hành – marketing - kế toán, giúp tập trung dữ liệu và tạo dashboard tài chính realtime, cho phép theo dõi tức thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, hiệu quả theo từng kênh, từng sản phẩm.‍
• Kết nối dữ liệu thanh toán từ sàn – ngân hàng – kế toán, giúp cấp quản lý nắm chắc thông tin về doanh thu và chủ động điều chỉnh ngân sách giữa chiến dịch.‍
• Xây dựng báo cáo dòng tiền tự động theo tuần/ngày, cảnh báo khi dòng tiền xuống ngưỡng nguy hiểm.

2. Chuẩn hóa hệ thống đo lường - báo cáo tài chính - KPI mùa sales

Một thực trạng khá phổ biến ở các doanh nghiệp Bán lẻ eCommerce hiện nay là báo cáo thủ công từ nhiều nguồn (Google Sheet, phần mềm kế toán, ví sàn...), không có hệ thống dashboard phân tích tài chính realtime theo từng chiến dịch - SKU sản phẩm - sàn TMĐT.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thường "vướng" trong khâu thiết lập các chỉ số tài chính (KPI) mùa sales chưa rõ ràng, dẫn tới khó đo lường hiệu quả:

• Lợi nhuận ròng theo chiến dịch
• Chi phí đơn hàng bình quân
• Tỷ lệ lợi nhuận trên chi phí quảng cáo

Tác động:

• Cấp quản lý không có dữ liệu để ra quyết định kịp thời, phản ứng chậm trễ với biến động thị trường.‍
• Không rút được bài học, cách làm tối ưu, dễ dẫn đến lặp lại sai lầm ở mùa sales tiếp theo.
• Mất cơ hội tối ưu vận hành – chi phí – chính sách giá bán.

Giải pháp:

Chuẩn hóa bộ KPI mùa sales và xây dựng dashboard tài chính đo lường theo chiến dịch, SKU, kênh để hiển thị lợi nhuận ròng, chi phí đơn hàng, ROAS realtime và cụ thể.

3. Đối soát doanh thu – chi phí – khuyến mãi & phân tích lợi nhuận theo SKU - theo chiến dịch

Đây tiếp tục là một thách thức lớn mà các cấp quản lý tại các doanh nghiệp Bán lẻ đang cần lời giải. Đặc biệt trong bối cảnh Mega Sales, DN thường triển khai đồng thời nhiều chương trình khuyến mãi phức tạp, nhiều cấp độ (giảm giá, freeship, combo, flash sale...), gây khó khăn trong việc tách bạch giá trị thực – giảm giá – chi phí sàn, dẫn tới đối soát giữa đơn hàng – ví sàn – ngân hàng – hệ thống kế toán thường bị chậm hoặc sai.

Do đó, nhiều DN chỉ dừng ở mức đo lường tổng doanh thu mà không bóc tách chi tiết Lãi – Lỗ theo từng nhóm sản phẩm, từng chương trình khuyến mãi, vì vậy, cũng không thể nắm được dòng sản phẩm hay chiến dịch nào đang chỉ kéo traffic, đang mang lại lợi nhuận thực sự.

Tác động:

• Gây sai lệch báo cáo tài chính, khó theo dõi lợi nhuận theo SKU, theo chiến dịch, dễ mở rộng sai mặt trận, chạy quảng cáo cho SKU “lỗ ròng” hoặc nhân rộng chiến dịch không hiệu quả cho mùa sale kế tiếp.
• Làm giảm độ tin cậy khi ra quyết định hoặc báo cáo cho cổ đông, cấp điều hành (CEO, COO).

Giải pháp:

• ‍Bóc tách lợi nhuận ròng theo SKU/campaign, đo lường chi phí thúc đẩy nội sàn, ngoại sàn, ROI trên từng kênh và hiện thị trên dashboard trực quan, tập trung để ra quyết định đầu tư ngân sách hợp lý.‍
• Tự động hóa đối soát số liệu từ sàn và tự động cảnh báo chênh lệch.

4. Chuẩn hóa quy trình phê duyệt & xây dựng hệ thống kiểm soát ngân sách chiến dịch hiệu quả

Trong giai đoạn Mega Sales cuối năm, nhiều quản lý doanh nghiệp cảm thấy choáng ngợp trước ma trận các chiến dịch quảng cáo, flash sale, booking KOL, livestream chạy trên đa kênh bán cùng lúc.

Kéo theo đó là tình trạng khó kiểm soát ngân sách theo từng chiến dịch – kênh bán – nhãn hàng, không có công cụ cảnh báo vượt ngân sách theo thời gian thực, không có hệ thống kiểm soát dòng chi (như ngân sách marketing, booking, nhập hàng, ...), không có quy trình phê duyệt số hóa mà nặng thủ công, khó theo dõi.

Tác động:

• Gây thất thoát hoặc chi vượt kế hoạch ngân sách marketing, không tối ưu chi phí trên mỗi đơn hàng.
• Khó đánh giá ROAS thực sự của từng chiến dịch, ROI của từng kênh bán, dẫn tới không phân bổ đủ ngân sách cho chiến dịch/kênh hiệu quả, hoặc cạn ngân sách sớm khiến chiến dịch ngắt giữa chừng.
• Gây chậm trễ trong vận hành khiến bỏ lỡ những thời điểm vàng để thúc đẩy traffic và chốt sale.

Giải pháp:

• ‍Chuẩn hóa quy trình phê duyệt ngân sách và triển khai phê duyệt điện tử thông qua hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện như Lark Suite.
• Log chi tiết các yêu cầu, thay đổi, phê duyệt theo thời gian thực, giúp kiểm soát hiệu quả và truy vết dễ dàng khi có sự cố phát sinh.
• Lên kế hoạch chi tiết theo SKU, chiến dịch, kênh bán, cài đặt hạn mức cảnh báo về ngân sách theo campaign, kênh bán, hoặc người phụ trách.‍
• Tích hợp hệ thống tài chính – marketing – vận hành TMĐT để theo dõi các chi số realtime.

5. Xử lý đơn hoàn – hủy – đổi trả đồng bộ và đúng chuẩn kế toán

Các điểm rối tại doanh nghiệp trong mùa Siêu Mua Sắm có thể kể đến như:

• Quy trình xử lý đơn hoàn/hủy rời rạc giữa sàn – kho – kế toán - tài chính.
• Tình trạng tồn kho ảo, lệch doanh thu, kê khai sai thuế.
• Hệ thống vận hành thiếu liên kết giữa OMS – WMS – phần mềm kế toán gây lệch dữ liệu.

Tác động:

• Doanh nghiệp dễ gặp phải các rủi ro pháp lý, vi phạm quy định thuế hoặc bị truy thu.
• Uy tín doanh nghiệp suy giảm với các cổ đông và đối tác tài chính khi kiểm toán.

Giải pháp:

• ‍Chuẩn hóa vận hành và kết nối luồng dữ liệu OMS – WMS – PMKT, đảm bảo tự động cập nhật trạng thái đơn hoàn/hủy.‍
• Tự động đồng bộ dữ liệu tồn kho realtime sang kế toán của các đơn hoàn/hủy để loại bỏ sai lệch thông qua phần mềm quản lý bán hàng như UpS.‍
• Tự động đối soát dữ liệu tài chính và cảnh báo chênh lệch.

6. Đảm bảo xuất hóa đơn điện tử đúng - đủ - chuẩn luật

Một trong những thách thức sau cùng về quản trị tài chính mà doanh nghiệp Bán lẻ đối mặt chính là hóa đơn điện tử. Bởi khi khối lượng đơn hàng tăng x5, x10 trong mùa cao điểm cũng kéo theo nhu cầu xuất hóa đơn tăng đột biến, khiến hệ thống vận hành thủ công khó đáp ứng, dễ bị xuất hóa đơn thiếu, sai thông tin hoặc không chuẩn theo quy định. Bên cạnh đó, các hóa đơn hủy/điều chỉnh cũng tồn tại rủi ro ghi nhận sai thời điểm và gây sai sót khai thuế.

Tác động:

• Doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro vi phạm luật thuế hoặc chậm trễ quyết toán.
• Tốn công sức nhân sự tài chính - kế toán xử lý thủ công.

Giải pháp:

Ứng dụng phần mềm UpS giúp xuất hóa đơn điện tử tự động cho tất cả các đơn hàng, đảm bảo đúng chuẩn – đúng hạn - đúng thông tin, đồng thời, tự động đối soát dữ liệu giữa sàn - hóa đơn và cảnh báo chênh lệch.

Kết luận

Mùa Mega Sales 2025 là cuộc đua không chỉ về doanh số mà còn là bài toán quản trị tài chính chiến lược.Với sự cạnh tranh khốc liệt, “bán được nhiều” không còn là tiêu chí duy nhất; kiểm soát chi phí – tối ưu lợi nhuận mới là yếu tố quyết định doanh nghiệp thực sự chiến thắng trên thị trường.

Với bộ đôi giải pháp như UpS và Lark Suite, nhà quản lý tại doanh nghiệp Bán lẻ không chỉ thấy toàn cảnh tài chính realtime, mà còn chủ động điều chỉnh ngân sách, hoạt động, sản phẩm bán trong từng giờ, trên từng kênh, nhằm đảm bảo doanh nghiệp vừa tăng trưởng doanh số, vừa bảo toàn lợi nhuận trong mùa cao điểm.

‍