Trong 5 năm vừa qua, thương mại bán lẻ và sản xuất tại Việt Nam đã chứng kiến một bước ngoặt lớn. Người tiêu dùng mua sắm không chỉ tại cửa hàng, mà còn trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, và hệ thống phân phối truyền thống. Cơ hội mở rộng thị trường là rất lớn, nhưng đi cùng là thách thức: doanh nghiệp phải vận hành ra sao để đáp ứng tốc độ tăng trưởng gấp nhiều lần mà vẫn kiểm soát hiệu quả, minh bạch và bền vững?

Đây chính là câu hỏi mà nhiều SMBs bán lẻ và doanh nghiệp đa ngành ở Việt Nam đang loay hoay tìm lời giải. Từ sự đồng điệu trong tầm nhìn và sứ mệnh, Lark và UpBase đã cùng nhau trở thành đối tác chiến lược, mang tới cho doanh nghiệp Việt những giải pháp chuyển đổi số thực chất, giúp vận hành tinh gọn, hiệu quả và bền vững

1. Từ bài toán nội bộ đến hành trình đồng hành chiến lược

Ít ai biết rằng, Lark ban đầu được phát triển như một nền tảng quản trị nội bộ của ByteDance - tập đoàn công nghệ sở hữu TikTok. Trong quá trình vận hành hàng chục nghìn nhân sự toàn cầu, ByteDance nhận ra rằng việc kết nối các phòng ban, chuẩn hóa luồng phê duyệt, và quản lý dữ liệu realtime không thể giải quyết bằng những công cụ rời rạc. Lark ra đời như một "Operating System for Work" - hệ điều hành cho công việc, với triết lý: mọi thứ doanh nghiệp cần để cộng tác, giao tiếp và ra quyết định đều nằm trên một nền tảng duy nhất.

Ở Việt Nam, UpBase - một startup non trẻ trong lĩnh vực eCommerce Enablement, cũng đối diện bài toán tương tự. Khi số lượng khách hàng và dự án tăng nhanh, đội ngũ chỉ vài chục người ban đầu đã không còn đủ để quản lý hàng loạt quy trình phức tạp: từ triển khai dịch vụ marketing cho thương hiệu, xử lý dự án eCommerce, đến quản trị nội bộ. Giống như nhiều SMBs khác, UpBase vấp phải tình trạng trao đổi phân mảnh, dữ liệu không đồng bộ, phê duyệt chậm trễ - những điểm nghẽn kìm hãm đà tăng trưởng.

Chính lúc đó, UpBase tìm đến Lark. Ban đầu chỉ với mục tiêu sử dụng cho chính doanh nghiệp mình, Lark nhanh chóng chứng minh được giá trị: quản lý dự án liền mạch hơn, phê duyệt hợp đồng rút ngắn thời gian, và đội ngũ có thể cộng tác ngay cả khi làm việc từ xa.

Nhưng hành trình không dừng ở đó. Từ trải nghiệm khách hàng, UpBase nhận ra rằng Lark không chỉ giải quyết bài toán quản trị cho riêng mình, mà còn cho hàng nghìn SMBs Việt đang gặp khó khăn tương tự. Đồng điệu trong định hướng và sứ mệnh mong muốn xây dựng hệ sinh thái giải pháp toàn diện, nơi công nghệ đóng vai trò hỗ trợ và thúc đẩy doanh nghiệp Việt tăng trưởng bền vững, UpBase đã trở thành đối tác chiến lược của Lark tại Việt Nam.

Chưa đến 1 năm cùng với tốc độ triển khai nhanh chóng, sự am hiểu thị trường bản địa và văn hóa vận hành doanh nghiệp Việt, UpBase đã vươn lên thành Platinum Partner Top ARR của Lark tại Việt Nam, đồng thời được vinh danh Breakthrough Partner H1.2025, khẳng định vai trò là một trong những đối tác năng động và giàu ảnh hưởng nhất khu vực APAC.

Bà Celine Pham, Partnership Manager của Lark tại Việt Nam, chia sẻ:

"Sự thành công của UpBase trong hợp tác với Lark xuất phát từ việc trải nghiệm thực tế công cụ Lark trong chính bản thân tổ chức Upbase, kết hợp với các kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu trong ngành Retail & E-commerce. Điều này giúp lan toả giá trị thực mà một công cụ như Lark có thể mang lại cho doanh nghiệp; không chỉ dừng lại ở câu chuyện tối ưu chi phí, vận hành mà còn là trải nghiệm tích cực của người dùng và thúc đẩy hành trình chuyển đổi số."

Đó là câu chuyện của một startup non trẻ: bắt đầu bằng việc đi tìm lời giải cho chính mình, và rồi trở thành người mang lời giải đó đến cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

2. UpBase x Lark -  Giải pháp toàn diện cho SMBs và doanh nghiệp Việt

Khác với nhiều đơn vị triển khai công nghệ chỉ dừng lại ở cài đặt phần mềm, UpBase định vị mình là đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp từ lúc khởi động hành trình chuyển đổi đến khi đo lường kết quả. Bởi UpBase hiểu rằng, những bài toán của SMBs bán lẻ hay doanh nghiệp sản xuất không chỉ nằm ở việc chọn công cụ, mà là cách công cụ ấy được thiết kế, vận hành và đo lường để mang lại hiệu quả thực sự.

• Tư vấn lộ trình rõ ràng: Mỗi SMB bán lẻ, mỗi doanh nghiệp sản xuất đều có đặc thù riêng. UpBase không áp dụng một khuôn mẫu chung mà giúp doanh nghiệp xác định đâu là bước ưu tiên: quản lý đơn hàng, quản lý kho, tài chính hay chăm sóc khách hàng. Điều này đảm bảo hành trình chuyển đổi số bắt đầu từ đúng "điểm nghẽn" cốt lõi nhất.‍
• Triển khai giải pháp thực tiễn: Bên cạnh Lark trong vai trò nền tảng quản trị liên phòng ban, UpBase phát triển thêm UpS - giải pháp công nghệ quản lý bán hàng đa kênh. UpS giúp kết nối dữ liệu online-offline, đồng bộ đơn - kho - kế toán theo đúng tiêu chuẩn của TMĐT, mang lại cho doanh nghiệp một hệ thống vận hành liền mạch, thay vì để đội ngũ rơi vào cảnh "vỡ trận" vì dữ liệu rời rạc.‍
• Hỗ trợ sau triển khai: UpBase không bàn giao rồi rút lui, mà đồng hành như một đồng đội lâu dài. Đội ngũ triển khai luôn sát cánh cùng doanh nghiệp từ tư vấn giải pháp vận hành, đào tạo nhân sự, tinh chỉnh quy trình đến lắng nghe feedback để hệ thống thực sự đi vào vận hành ổn định.‍
• Cam kết kết quả: Mọi dự án chuyển đổi số do UpBase triển khai đều có KPI rõ ràng và được đo lường cụ thể: tốc độ xử lý tăng, lỗi thủ công giảm, hiệu suất đội ngũ và doanh thu cải thiện. Chính sự minh bạch này tạo nên niềm tin bền vững từ phía khách hàng và nhân viên

3. Case study Cẩm Nguyên: Minh chứng cho giá trị đồng hành

Một minh chứng rõ rệt cho năng lực triển khai của UpBase x Lark chính là dự án với Cẩm Nguyên Group - tập đoàn đa ngành với hơn 100 nhân sự, hoạt động trong ba lĩnh vực: sản xuất công nghiệp (ống thép), logistics & hạ tầng cảng, và nông nghiệp (xay xát - xuất khẩu gạo).

Thách thức trước chuyển đổi số

Trước khi bắt đầu hành trình cùng UpBase x Lark, Cẩm Nguyên phải đối diện với nhiều "điểm nghẽn" quen thuộc của doanh nghiệp Việt:

• ‍Phê duyệt chậm trễ: Hợp đồng xuất khẩu hay mua nguyên liệu phải luân chuyển qua email, giấy tờ → mất 1–2 ngày mới hoàn tất, ảnh hưởng đến tiến độ đơn hàng.‍
• Phối hợp rời rạc: Sales, kế toán, kho và logistics dùng công cụ khác nhau (Excel, Zalo, giấy tờ), dễ sai lệch số liệu, trùng lặp nhiệm vụ.‍
• Quản lý tồn kho thủ công: Số liệu cập nhật 1–2 lần/tuần, lệch 3–5%, gây thiếu hàng hoặc tồn đọng.‍
• Truyền thông phân mảnh: Trao đổi công việc qua Zalo cá nhân, thiếu minh bạch, không kiểm soát trách nhiệm.

Những bất cập này làm chậm vận hành, tăng chi phí quản lý và cản trở mục tiêu tăng trưởng.

Lộ trình chuyển đổi số cùng UpBase

Thay vì chỉ cài đặt phần mềm, UpBase đóng vai trò đối tác chiến lược, đồng hành với Cẩm Nguyên theo bốn giai đoạn:

• ‍Đánh giá & phân tích quy trình: Mapping toàn bộ luồng xuất khẩu gạo, vận hành cảng, quản lý kho, phê duyệt hợp đồng. Tất cả được ghi nhận minh bạch trên Lark Docs.‍
• Thiết kế workflow số hóa: Xây dựng luồng phê duyệt đa cấp, phối hợp logistics-kho-KCS-vận tải, quản lý tồn kho realtime, kết nối trực tiếp với vận hành hằng ngày.‍
• Triển khai & đào tạo: Đưa hệ thống vào vận hành bằng chính dữ liệu thực tế; đào tạo từng bộ phận, cung cấp tài liệu hướng dẫn và check-in hàng tuần để tối ưu.‍
• Đo lường & cải tiến: Theo dõi KPI về thời gian phê duyệt, độ chính xác tồn kho, sai sót liên phòng ban; tinh chỉnh để mở rộng quy mô trong tương lai.

Kết quả sau 3 tháng triển khai

Chỉ trong vòng ba tháng, Cẩm Nguyên đã ghi nhận những thay đổi rõ rệt:

• Thời gian phê duyệt hợp đồng giảm từ 1-2 ngày xuống còn 4-6 giờ.
• Tồn kho chuyển từ cập nhật thủ công sang realtime, giảm 80% tình trạng thiếu hàng.
• Sai sót liên phòng ban từ 5–7 lỗi/tháng giảm xuống dưới 1 lỗi.
• Thời gian hành chính giảm 60%, nhân sự tập trung hơn cho công việc giá trị cao.
• Giao tiếp nội bộ được chuẩn hóa trên Lark, thay thế hoàn toàn email rời rạc và Zalo cá nhân.

Hành trình của Cẩm Nguyên là minh chứng rằng, dù quy mô nhân sự chưa lớn, doanh nghiệp đa ngành vẫn có thể vận hành tinh gọn, realtime và minh bạch nhờ một hệ thống quản trị số hóa toàn diện. Với sự đồng hành từ UpBase và nền tảng Lark, Cẩm Nguyên không chỉ giải quyết được "điểm nghẽn" trước mắt, mà còn xây nền tảng bền vững để mở rộng trong tương lai.

4. Văn hoá doanh nghiệp - Nền tảng cho sự phát triển bền vững

Những thành công như tại Cẩm Nguyên Group chỉ có thể đạt được khi UpBase sở hữu một đội ngũ luôn sẵn sàng đồng hành, không chỉ với khách hàng mà cả với cộng đồng. Đó là sự kết hợp giữa tinh thần trẻ trung, đổi mới với trách nhiệm xã hội sâu sắc.

• ‍Tinh thần vì cộng đồng: UpBase tin rằng giá trị doanh nghiệp không chỉ đo bằng doanh thu, mà còn ở khả năng lan tỏa những điều tốt đẹp. Các hoạt động thiện nguyện: hiến máu nhân đạo, quyên góp cho người khó khăn, đến các giải chạy bộ gây quỹ,... đều là cách UpBase đóng góp cho xã hội và khẳng định trách nhiệm công dân doanh nghiệp.

• ‍Lan tỏa tri thức: Với sứ mệnh đồng hành cùng doanh nghiệp Việt, UpBase thường xuyên tổ chức các chuỗi webinar, workshop và sự kiện chia sẻ kết hợp với các trường Đại học trên địa bàn. Các sự kiện chuyên môn không chỉ là nơi cập nhật xu hướng thị trường và công nghệ, đó còn là diễn đàn mở để SMBs, agency và tập đoàn học hỏi best practice, kinh nghiệm quản trị thực chiến, những hành trang thiết yếu cho hành trình chuyển đổi số.

• ‍Nuôi dưỡng con người: UpBase coi đội ngũ hơn 250 nhân sự là tài sản quý giá nhất. Văn hoá nội bộ đề cao học hỏi không ngừng, sáng tạo và tinh thần tiên phong. Mỗi cá nhân được khuyến khích phát triển cả chuyên môn lẫn bản lĩnh lãnh đạo, để từ đó hình thành một tập thể trẻ trung, nhiệt huyết nhưng cũng kỷ luật và chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng trong những giai đoạn thay đổi lớn.

• Không chỉ học tập và làm việc hiệu quả, các thành viên UpBase còn cùng nhau vượt núi, rèn luyện thể lực và tinh thần bền bỉ qua những hoạt động thể thao như leo núi, chạy bộ, đạp xe, cầu lông,...

5. Cam kết tương lai: Kiến tạo nền tảng bền vững cho doanh nghiệp Việt

Từ hành trình cùng Cẩm Nguyên, có thể thấy một điểm chung: mọi doanh nghiệp Việt, dù lớn hay nhỏ, đều khao khát một hệ thống vận hành vừa tinh gọn, vừa có khả năng mở rộng lâu dài. Và đây chính là cam kết mà UpBase cùng Lark kiên định theo đuổi.

Trong giai đoạn tới, UpBase đặt trọng tâm vào ba định hướng chiến lược:

• ‍Đồng hành xuyên suốt: Không dừng lại ở việc triển khai phần mềm, UpBase sẽ tiếp tục đóng vai trò tư vấn và tối ưu vận hành theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Mỗi dự án chuyển đổi số đều được thiết kế như một hành trình dài hạn, với mục tiêu cụ thể và KPI đo lường được.‍
• Giải pháp toàn diện: Song song với Lark – nền tảng quản trị liên phòng ban – UpBase còn phát triển UpS, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu online–offline, đồng bộ đơn hàng, kho, tài chính và chăm sóc khách hàng. Đây chính là mảnh ghép bổ sung, giúp doanh nghiệp Việt không chỉ quản trị nội bộ, mà còn tăng tốc ở mặt trận thương mại điện tử và bán lẻ.‍
• Cam kết vì sự thành công của khách hàng: Với triết lý “Khách hàng thành công, UpBase thành công”, mọi sản phẩm và dịch vụ mà UpBase mang tới đều xoay quanh giá trị thực tiễn: tăng hiệu suất, giảm sai sót, tối ưu chi phí và mở ra cơ hội tăng trưởng bền vững.

Trong vai trò Platinum Partner Top ARR của Lark tại Việt Nam và Breakthrough Partner H1.2025 khu vực APAC, UpBase sẽ tiếp tục kiên định với sứ mệnh đồng hành cùng hàng nghìn SMBs và tập đoàn tại Việt Nam để mỗi bước chuyển đổi số không chỉ là một dự án công nghệ, mà là một nền tảng bền vững cho sự phát triển lâu dài.

Bà Celine Pham, Partnership Manager của Lark tại Việt Nam, chia sẻ:

"Thành tựu của UpBase không chỉ dừng lại ở con số doanh thu ấn tượng, sự hài lòng của khách hàng mà còn được cộng đồng các đối tác của Lark trong khu vực và trên thế giới ghi nhận và muốn học hỏi."

6. Tổng kết: Sẵn sàng cho hành trình chuyển đổi số bền vững

Chuyển đổi số không còn là khái niệm xa vời, mà đã trở thành yếu tố sống còn cho mọi doanh nghiệp Việt. Bất kể bạn là một SMB bán lẻ, một nhà sản xuất truyền thống hay một tập đoàn đa ngành, bài toán quản trị, từ đơn hàng, kho vận, tài chính đến chăm sóc khách hàng, đều cần một nền tảng công nghệ vững chắc để bứt phá.

UpBase cùng Lark cam kết tiếp tục là người đồng hành tin cậy, mang đến giải pháp công nghệ, phương pháp triển khai và hệ sinh thái dịch vụ toàn diện. Không chỉ để giải quyết vấn đề hôm nay, mà còn để kiến tạo nền tảng vận hành cho ngày mai - nơi mỗi doanh nghiệp Việt có thể phát triển bền vững, tự tin vươn ra khu vực và thế giới.

‍