Trong nhiều doanh nghiệp, phòng Marketing được xem là "đầu tàu sáng tạo", nhưng không ít lãnh đạo CMO/COO phải đối diện một thực tế: sự chậm trễ không nằm ở năng lực sáng tạo, mà ở cách Content và Design phối hợp với nhau.

Ở cấp độ vận hành, vấn đề này biểu hiện rõ rệt: brief được gửi qua nhiều kênh, feedback rải rác trên email, chat, drive, file thiết kế tồn tại hàng loạt version khác nhau. Nhưng ở cấp độ chiến lược, hệ quả còn nghiêm trọng hơn:

• ‍Tốc độ triển khai chiến dịch suy giảm: mất nhịp truyền thông, giảm hiệu quả đầu tư marketing.‍
• Thiếu minh bạch dữ liệu và trách nhiệm: quản lý không nắm được bottleneck nằm ở đâu, khó tối ưu nhân sự.‍
• Chi phí cơ hội gia tăng: nguồn lực sáng tạo bị lãng phí, doanh nghiệp bỏ lỡ khả năng tăng trưởng.

Trong bối cảnh marketing hiện đại vận hành theo nguyên tắc "tốc độ - minh bạch - tích hợp", việc chuẩn hóa và số hóa quy trình Content - Design không còn là một lựa chọn cải tiến nhỏ lẻ, nhiều doanh nghiệp tiên phong đã bắt đầu đặt câu hỏi: Làm thế nào để một quy trình tưởng chừng "hậu cần" như Content - Design trở thành một lợi thế cạnh tranh về tốc độ và chất lượng?

Tại UpBase, câu trả lời đến từ việc áp dụng Lark - nền tảng all-in-one cho quản trị và cộng tác doanh nghiệp. Thay vì để Content và Design vận hành rời rạc trên nhiều kênh, toàn bộ quy trình từ brief, giao việc, feedback đến phê duyệt,... được chuẩn hóa và số hóa trên một hệ thống thống nhất.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cách UpBase triển khai Lark trong quy trình Content - Design, từ thực trạng trước khi áp dụng, giải pháp triển khai cho đến kết quả mang lại. Từ đó, lãnh đạo và quản lý Marketing có thể hình dung rõ hơn giá trị thực tiễn:

• Rút ngắn thời gian phản hồi, giảm thiểu vòng lặp không cần thiết.
• Minh bạch hóa tiến độ và hiệu suất của từng cá nhân trong team.
• Biến quy trình phối hợp sáng tạo thành một hệ thống có thể đo lường, mở rộng và tối ưu liên tục.

‍1. Bối cảnh doanh nghiệp

Là một công ty công nghệ tiên phong trong lĩnh vực eCommerce với hơn 200 nhân sự, UpBase xây dựng hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp, từ quản trị dự án, vận hành đa kênh đến phát triển thương hiệu.

Phòng Marketing của UpBase được chia thành hai mảng:

• ‍Marketing B2C: Triển khai dịch vụ marketing cho khách hàng, từ chiến dịch truyền thông, digital ads cho đến tăng trưởng thương hiệu, hoạt động như một agency in-house chuyên trách.‍
• Marketing B2B: Gồm 10 nhân sự, chịu trách nhiệm trực tiếp xây dựng thương hiệu UpBase, bao gồm chiến lược nội dung, truyền thông, sự kiện và  tạo nguồn khách hàng bền vững cho chính công ty.

Với đặc thù hoạt động hai mảng song song, phòng Marketing thường xuyên phải phối hợp chặt chẽ với phòng Design để đảm bảo "hình ảnh hóa" toàn bộ ý tưởng và thông điệp. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi tập trung phân tích bài toán phối hợp giữa Marketing B2B và Design, vốn là một trong những điểm nghẽn phổ biến, phản ánh thách thức chung của nhiều doanh nghiệp công nghệ đang tăng trưởng nhanh: "Làm thế nào để biến quy trình sáng tạo vốn nhiều ngẫu hứng thành một hệ thống có thể đo lường, mở rộng và tối ưu liên tục?"

‍2. Thực trạng: "Căn bệnh kinh niên" trong quy trình Content - Design tại phòng Marketing

Trong nhiều năm qua, khi làm việc với các doanh nghiệp từ SME đến tập đoàn, một vấn đề nổi bật mà chúng tôi quan sát được là: sự phối hợp giữa Content và Design thường xuyên trở thành điểm nghẽn của cả phòng Marketing.

Dưới đây là bốn thực trạng điển hình, không chỉ tại UpBase, mà phổ biến trong đa số doanh nghiệp:

2.1. Brief phân tán, thiếu chuẩn hóa

Ở nhiều công ty, Content thường gửi brief qua email, chat nhóm hoặc file rời trên drive. Mỗi người có một cách gửi khác nhau: người thì dùng Word, người thì gửi link tham khảo, người chỉ nhắn gọn "làm giúp banner như campaign trước".

Điều này dẫn đến:

• Designer mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin trước khi bắt tay vào làm.
• Brief thiếu dữ liệu quan trọng (định dạng, kích thước, deadline, CTA).
• Nhiều trường hợp Designer nhận brief trễ hoặc nhận 2 brief khác nhau cho cùng một job.
• Kết quả là thời gian chuẩn bị bị kéo dài, trong khi deadline thì vẫn giữ nguyên.

‍2.2. Feedback vòng lặp, thiếu tập trung

Quy trình chỉnh sửa và feedback thường là vòng xoáy bất tận. Designer gửi file qua drive, Content comment qua chat, quản lý góp ý thêm bằng email. Mỗi kênh chứa một ý kiến khác nhau, không có nơi nào tổng hợp tất cả.

Hệ quả:

• Một file thiết kế có thể tồn tại 5-6 version, nhưng không ai chắc đâu là bản cuối cùng.
• Thời gian chỉnh sửa kéo dài gấp đôi, gấp ba so với dự kiến.
• Team Design luôn trong trạng thái chạy theo feedback, dễ xảy ra sai sót vì bỏ lỡ góp ý quan trọng.
• Chỉ cần một poster social đơn giản cũng có thể mất cả tuần mới ra được bản hoàn chỉnh.

‍2.3. Quản lý thiếu dữ liệu để ra quyết định

Ở cấp quản lý, nỗi đau còn lớn hơn. Head of Marketing hay CMO thường chỉ nhận báo cáo tiến độ qua Excel hoặc update miệng trong daily meeting. Nhưng khi một chiến dịch bị trễ, họ không thể xác định:

• Nút thắt nằm ở Content chậm brief?
• Hay ở Design bị quá tải?
• Hay ở khâu phê duyệt kéo dài?

Việc thiếu dữ liệu realtime khiến mọi quyết định phân bổ nguồn lực đều mang tính cảm tính. Và điều này đặc biệt nguy hiểm khi doanh nghiệp bước vào mùa cao điểm, số lượng job tăng gấp 2-3 lần.

‍2.4. Áp lực chồng chéo lên cả hai team

Cuối cùng, áp lực tâm lý là điều không thể bỏ qua.

• Team Content liên tục lo lắng: "Liệu bài viết của mình có kịp được design để lên sóng đúng lịch không?"‍
• Team Design thì thường xuyên phải chữa cháy vào phút chót: deadline dí sát, feedback dồn dập, làm thâu đêm để kịp bản final.

Tinh thần của đội ngũ vì thế dễ bị bào mòn. Thay vì tập trung cho sáng tạo, họ dành nhiều thời gian và năng lượng để xử lý rối ren quy trình.

Nói cách khác, Content và Design có chung mục tiêu nhưng lại thiếu ngôn ngữ chung trong vận hành. Ở quy mô nhỏ, vấn đề này có thể chấp nhận được. Nhưng khi số lượng chiến dịch tăng, quy trình không còn là chuyện nội bộ phòng ban, mà trở thành nút thắt chiến lược tác động trực tiếp đến hiệu suất Marketing của toàn công ty.

3. Giải pháp: Chuẩn hóa và số hóa quy trình Content – Design với Lark

Để giải quyết những điểm nghẽn đã tồn tại lâu năm trong quy trình Content - Design, UpBase áp dụng Lark theo hướng tiếp cận: từ chuẩn hóa → tập trung hóa → tự động hóa. Mỗi bước xử lý đều nhằm giải quyết trực tiếp một painpoint cụ thể mà hầu hết các phòng Marketing đều đang gặp phải.

3.1. Brief tập trung và chuẩn hóa trên Lark Base

Vấn đề: Ở nhiều doanh nghiệp, Designer thường nhận brief thiếu thông tin hoặc không đồng nhất. Điều này khiến họ phải quay lại hỏi thêm, vừa mất thời gian, vừa dễ gây sai lệch output.

Giải pháp với Lark:

• Content nhập yêu cầu trực tiếp trên form chuẩn hóa trong Lark Base, gồm đầy đủ: mục tiêu, định dạng, kích thước, deadline, người phê duyệt.
• Task tự động được assign cho Designer và gửi notification tức thì đến các bên liên quan.‍
• Brand Guideline (màu sắc, font chữ, tone & manner) được đính kèm ngay trong form.
• Một Reference Hub lưu trên Lark Drive chứa sẵn file mẫu, giúp Designer luôn có nguồn tham chiếu chuẩn.

Giá trị: Ngay từ đầu, toàn bộ team đã nói chung một ngôn ngữ. Thiết kế giảm 80% rủi ro sai nhận diện, không còn vòng lặp chỉnh sửa vì brief mập mờ.

3.2. Feedback tập trung, realtime và có notification đa kênh

Vấn đề: Feedback phân tán ở chat, email, drive khiến Designer dễ bỏ sót, nhiều version file khác nhau gây khó khăn cho cả Content lẫn Design.

Giải pháp với Lark:

• Designer upload bản nháp trực tiếp lên Order Design trong Lark Base, Content và quản lý comment trực tiếp trên từng chi tiết.
• File demo, link thành phẩm, thời gian xử lý… đều hiển thị ngay trong task chi tiết.
• Mỗi comment hay chỉnh sửa mới đều đi kèm notification đa kênh (chat, email, mobile app). Designer không thể bỏ lỡ bất kỳ góp ý nào.
• Khi feedback đã xử lý, hệ thống gửi alert hoàn tất cho Content, tránh vòng lặp không cần thiết.

Giá trị: Tất cả vòng feedback được gom về một nơi duy nhất, vừa minh bạch vừa dễ truy vết. Vòng feedback rút ngắn từ nhiều ngày xuống chỉ còn 1-2 lần trao đổi tập trung.

3.3. Quản lý tiến độ và workload bằng Dashboard

Vấn đề: Trước đây, quản lý chỉ nắm tiến độ qua update miệng hoặc file Excel thủ công. Khi chiến dịch trễ, họ không thể xác định bottleneck ở đâu.

Giải pháp với Lark:

• Toàn bộ job hiển thị trực quan trên Kanban Board (Pending - In Progress - Done).
• Dashboard SLA cho biết % công việc đúng hạn, số lượng job mỗi nhân sự đang xử lý.
• Dữ liệu realtime giúp quản lý nhanh chóng phát hiện điểm tắc và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Giá trị: Quyết định phân bổ nhân sự được đưa ra dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Điều này đặc biệt quan trọng khi khối lượng công việc tăng gấp nhiều lần vào mùa cao điểm.

3.4 Phê duyệt nhanh gọn với Lark Approval

Vấn đề: Trước đây, ngay cả khi design đã hoàn tất, việc chờ phê duyệt qua email hay chat khiến output bị treo và chiến dịch chậm tiến độ.

Giải pháp với Lark:

• Khi Designer hoàn thành, hệ thống Order Design tự động gửi notification cho quản lý để review.
• Người phê duyệt thao tác trực tiếp trên task: 1 click Approve hoặc Request Edit.
• Lịch sử phê duyệt (ai duyệt, khi nào) được lưu lại minh bạch, dễ truy cứu sau này.

Giá trị: Output không còn bị tắc ở bước phê duyệt. Quy trình rút ngắn từ vài ngày chờ đợi xuống chỉ còn vài phút, giúp chiến dịch luôn đúng tiến độ.

3.5. Tích hợp automation & cảnh báo deadline

Vấn đề: Quản lý thường phải dành nhiều thời gian nhắc việc, trong khi vẫn có nguy cơ trễ deadline do nhân sự quên cập nhật.

Giải pháp với Lark:

• Bot tự động gửi cảnh báo khi task sắp đến hạn hoặc bị quá hạn.
• Workflow tự động trigger cảnh báo nếu một task > 3 ngày không có update.
• Báo cáo daily/weekly được gửi tự động tới quản lý, không cần nhân viên tổng hợp thủ công.

Giá trị: Giảm 30-40% công việc nhắc nhở thủ công, gần như loại bỏ tình trạng "miss deadline vì quên".

3.6. Đồng bộ giữa hệ thống Content và hệ thống Design

Vấn đề: Trong nhiều doanh nghiệp, Content và Design thường quản lý task trên hai công cụ tách biệt. Content có lịch plan riêng, Design lại có bảng order riêng. Kết quả là dữ liệu bị phân mảnh, dễ sai lệch và báo cáo mất rất nhiều công sức ghép nối.

Giải pháp với Lark:

• Team Content quản lý toàn bộ plan tháng, KPI, campaign trên hệ thống MKT B2B.
• Team Design quản lý tất cả order đa kênh (B2B, B2C, Shopee, TikTok…) trên hệ thống Order riêng.

• Khi Content B2B tạo yêu cầu, task tự động đồng bộ sang cả hai hệ thống:
  • Hiển thị trong plan của Content để theo dõi tiến độ.
  • Đồng thời cập nhật sang hệ thống Design, nằm cùng với các order từ B2C và các brand khác.

• Dashboard tổng hợp từ cả hai phía giúp quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan: ai đang làm gì, task nào trễ, khối lượng B2B/B2C phân bổ ra sao.

Giá trị:

• Đảm bảo Content và Design làm việc trên một nguồn dữ liệu đồng bộ, nhưng vẫn duy trì được hệ thống quản trị riêng của từng team.
• Hạn chế trùng lặp nhập liệu, tiết kiệm thời gian và loại bỏ sai sót.
• Quản lý có thể phân bổ nguồn lực giữa B2B - B2C công bằng và minh bạch, thay vì xử lý cảm tính.

3.7. Dashboard realtime: Dữ liệu tập trung, quyết định chính xác

Vấn đề: Ở nhiều doanh nghiệp, quản lý và ban lãnh đạo thường chỉ nhìn thấy dữ liệu quá khứ thông qua báo cáo Excel cuối tuần hoặc cuối tháng. Dữ liệu trễ nhịp, dễ sai lệch và không đủ nhanh để phản ứng với biến động thị trường.

Giải pháp với Lark:

• Mọi dữ liệu từ plan Content, order Design, tiến độ SLA, phê duyệt… được tự động tổng hợp lên Dashboard.
• Manager theo dõi realtime: số lượng content đã xuất bản, task quá hạn, hiệu suất từng nhân sự.
• CEO/CMO có góc nhìn toàn cảnh: tỷ trọng content theo sản phẩm, phân bổ theo kênh, tốc độ triển khai theo tuần.
• Dashboard trực quan, không cần nhân sự nhập liệu thủ công.

Giá trị:

• Quản lý có dữ liệu tức thì để điều chỉnh nguồn lực (bổ sung nhân sự cho team bị quá tải, hoặc ưu tiên campaign nóng).\Lãnh đạo có
• Lãnh đạo có cơ sở dữ liệu chiến lược để ra quyết định nhanh: tăng ngân sách cho kênh hiệu quả, xoay hướng nội dung nếu tỷ lệ triển khai chậm.
• Doanh nghiệp rút ngắn time-to-decision từ vài ngày xuống ngay lập tức, tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường biến động.

Như vậy, quy trình phối hợp Content - Design tại UpBase không chỉ được “vá lỗi” từng khâu, mà được tái thiết kế thành một hệ thống số hóa, tập trung và có khả năng đo lường. Đây chính là nền tảng để Marketing vận hành với tốc độ và sự đồng bộ cao hơn hẳn.

4. Kết quả sau triển khai: Từ điểm nghẽn thành lợi thế cạnh tranh

Ba tháng sau khi đưa quy trình Content - Design lên Lark, UpBase không chỉ giải quyết các vấn đề tác nghiệp, mà còn tái định hình cách phòng Marketing vận hành: tốc độ nhanh hơn, minh bạch hơn, gắn kết hơn. Điều quan trọng hơn cả: quy trình này đủ linh hoạt để mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng.

4.1. Tốc độ triển khai chiến dịch tăng vượt bậc

Trước đây: Feedback vòng vo, brief thiếu chuẩn, phê duyệt kéo dài khiến mỗi job thường chậm 2–3 ngày so với kế hoạch. Điều này đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội trong các campaign theo mùa hoặc sự kiện nóng.

Sau triển khai Lark:

• Thời gian feedback rút ngắn 55% nhờ cơ chế tập trung & notification tự động.
• Tỷ lệ công việc đúng deadline tăng từ 65% → 92%, đảm bảo chiến dịch ra mắt đúng nhịp thị trường.
• Phê duyệt nhanh hơn 80%, từ vài ngày chờ email xuống vài phút với Approval 1-click.
• Marketing không còn chạy sau thị trường, mà chủ động bám sát và nắm bắt cơ hội đúng thời điểm.

4.2. Minh bạch dữ liệu, trách nhiệm rõ ràng

Trước đây: Quản lý chỉ có thể dựa vào báo cáo thủ công từ nhân sự, thiếu dữ liệu realtime để phân bổ nguồn lực. Trách nhiệm giữa Content - Design nhiều khi bị “đá bóng” vì feedback và phê duyệt lưu rải rác.

Sau triển khai Lark:

• Dashboard SLA hiển thị tiến độ và workload theo thời gian thực.
• Lịch sử feedback, phê duyệt được lưu trữ tập trung, audit minh bạch.
• Miss thông tin gần như bằng 0 nhờ notification đa kênh.

Lark mang lại một "single source of truth" cho toàn bộ quy trình Marketing, không còn vùng mờ trách nhiệm, mọi quyết định được dựa trên dữ liệu khách quan.

4.3. Giảm tải áp lực, gia tăng năng lượng sáng tạo

Trước đây: Content thường lo lắng job không kịp design, Design thì bị cuốn vào chữa cháy phút chót. Kết quả: cả hai bên kiệt sức, ít thời gian cho sáng tạo.

Sau triển khai Lark:

• Brief chuẩn hóa + style guide đính kèm giúp Designer giảm hẳn vòng chỉnh sửa.
• Content yên tâm vì job được track minh bạch, không còn nỗi lo trôi mất file.
• 87% nhân sự phản hồi giảm stress, có thêm năng lượng để tập trung cho ý tưởng.
• Khi quy trình trở nên trơn tru, đội ngũ lấy lại tinh thần và đầu tư vào giá trị sáng tạo thay vì xử lý tác vụ thủ công.

4.4. Đồng bộ liên phòng ban, sẵn sàng scale-up

Trước đây: Content và Design vận hành trên hai hệ thống tách biệt. Content có lịch plan riêng, Design có order riêng (B2B, B2C, Shopee, TikTok…). Việc ghép dữ liệu để báo cáo tốn nhiều giờ và dễ sai lệch.

Sau triển khai Lark:

• Order B2B từ Content tự động đồng bộ sang hệ thống Design.
• Quản lý cấp cao có dashboard realtime: workload tổng thể B2B vs B2C, tỷ lệ job đúng hạn, năng suất từng nhóm.
• Khi số campaign tăng gấp đôi, quy trình vẫn liền mạch, không "vỡ hệ thống".

Lark không chỉ giải quyết vận hành hàng ngày, mà còn đặt nền móng cho khả năng mở rộng quy mô mà vẫn giữ sự đồng bộ và minh bạch.

5. Tổng kết

Ứng dụng Lark đã cho thấy một thông điệp rõ ràng: giải quyết triệt để painpoint trong phối hợp Content -Design không chỉ giúp chạy nhanh hơn, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh dài hạn.

• Không còn brief mập mờ, feedback trôi nổi, phê duyệt chậm trễ.
• Không còn báo cáo cảm tính, quản lý thủ công.
• Không còn đội ngũ kiệt sức vì chữa cháy deadline.

Thay vào đó, quy trình Marketing tại UpBase được chuẩn hóa - số hóa - đồng bộ - tự động hóa. Đây chính là những ưu điểm vượt trội của Lark:

• ‍All-in-one platform: Một nền tảng duy nhất, thay cho nhiều công cụ rời rạc.‍
• Real-time collaboration: Feedback, phê duyệt, dữ liệu luôn cập nhật tức thì.‍
• Automation & Approval: Cắt giảm thao tác thủ công, tăng tốc quy trình.‍
• Data-driven management: Ra quyết định dựa trên dữ liệu minh bạch, không cảm tính.‍
• Scalability: Đồng bộ nhiều team, nhiều mô hình kinh doanh, sẵn sàng mở rộng.

Với vai trò Platinum Partner của Lark, UpBase không chỉ triển khai công cụ, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp để thiết kế lại quy trình Marketing phù hợp với đặc thù tổ chức, giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và khai mở năng lực sáng tạo.

📩 Nếu doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với những điểm nghẽn tương tự, hãy liên hệ với UpBase để trải nghiệm demo thực tế và nhận tư vấn 1:1 về lộ trình chuyển đổi số phòng Marketing với Lark.