Khi quy mô doanh nghiệp B2B còn nhỏ, việc quản lý khách hàng, hợp đồng hay cơ hội bán hàng có thể xử lý gọn gàng bằng vài file Excel, group chat nội bộ hay một phần mềm CRM sẵn có. Nhưng khi quy mô bắt đầu mở rộng từ 5 khách hàng lên 50 khách hàng, từ 1 nhóm BD sang 5 team CS, DX, kế toán và training, thì chính những "mảnh ghép dữ liệu" đó lại trở thành rào cản lớn nhất trong quản trị vận hành.

Mỗi bộ phận lại lưu trữ và báo cáo theo một cách khác nhau: BD cập nhật pipeline qua sheet, CS theo dõi hợp đồng qua email, DX xử lý yêu cầu trên form, còn kế toán tổng hợp rebate thủ công vào cuối tháng. Tất cả cùng hoạt động, nhưng không nói chuyện cùng một ngôn ngữ dữ liệu.

Và khi dữ liệu không được kết nối:

• Báo cáo giữa các phòng ban không thống nhất, khiến lãnh đạo mất hàng giờ để đối chiếu.
• Các quyết định bị chậm, vì CEO không có dữ liệu thời gian thực.
• Dòng tiền ARR, rebate, renewal bị sai lệch do không có chuẩn ID khách hàng thống nhất.
• Nhân sự phải nhập liệu thủ công nhiều nơi, tốn thời gian mà vẫn không thể trả lời câu hỏi "tại sao pipeline đang giảm?".
• Hệ thống CRM "đóng khung" không thể tuỳ biến theo đặc thù ngành, mỗi lần thay đổi quy trình là cả một vòng dev tốn kém và mất kiểm soát.

Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp B2B tại Việt Nam đang rơi vào tình huống này: tốc độ tăng trưởng khách hàng nhanh hơn khả năng vận hành nội bộ. Và chỉ một sai lệch nhỏ trong dữ liệu hợp đồng, rebate hay doanh thu gia hạn cũng có thể khiến doanh nghiệp mất hàng trăm triệu đồng mỗi tháng vì ra quyết định muộn vài ngày.

Đây không còn là câu chuyện của "CRM để lưu khách hàng", mà là bài toán sống còn về năng lực quản trị dữ liệu và tốc độ ra quyết định: làm sao để CEO có thể nhìn thấy toàn cảnh pipeline, tài chính, CS và DX trên cùng một nền tảng - realtime, liền mạch và có khả năng tuỳ biến theo đặc thù kinh doanh.

Chính từ bài toán đó, UpBase đã xây dựng toàn bộ hệ thống CRM B2B trên nền tảng No-Code Low-Code của Lark Base - nơi doanh nghiệp có thể tự thiết kế pipeline, workflow, phê duyệt và báo cáo theo logic vận hành riêng, mà không cần viết code hay thay đổi hạ tầng sẵn có.Giải pháp này giúp ban lãnh đạo nắm dữ liệu tức thời, đội ngũ vận hành làm việc trên cùng một nguồn thông tin chuẩn hoá, và doanh nghiệp tăng tốc ra quyết định dựa trên dữ liệu không phải cảm tính.

1. Giới thiệu về UpBase

UpBase là công ty công nghệ và E-commerce Enabler tiên phong tại Việt Nam, cung cấp giải pháp vận hành thương mại điện tử end-to-end - từ chiến lược, công nghệ đến quản trị dữ liệu và tăng trưởng kinh doanh.

Khác với các đơn vị chỉ triển khai phần mềm hay cung cấp dịch vụ marketing đơn lẻ, UpBase giúp doanh nghiệp xây dựng và vận hành hệ thống vận hành tổng thể (Operation System), nơi dữ liệu - quy trình - con người được kết nối liền mạch để ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Mỗi tháng, UpBase hỗ trợ hàng trăm thương hiệu trong các lĩnh vực Retail, FMCG, Beauty, Mom & Baby, Fashion và Enabler vận hành hàng nghìn lượt booking, chiến dịch livestream, fulfillment đơn hàng và chiến dịch marketing đa kênh.Với tốc độ tăng trưởng nhanh của các doanh nghiệp hiện nay, bài toán lớn nhất không còn là tuyển thêm người, mà là chuẩn hóa quy trình, số hóa dữ liệu và thiết lập hệ thống đo lường vận hành toàn diện.

Từ thực tế triển khai nội bộ và hỗ trợ hàng loạt khách hàng trong hành trình chuyển đổi số, UpBase nhận thấy: Doanh nghiệp B2B cần một hệ thống CRM linh hoạt, có thể tùy biến pipeline, tự động hóa phê duyệt, quản lý hợp đồng và theo dõi doanh thu ARR/renewal mà không phụ thuộc vào dev.

Chính từ nhu cầu đó, UpBase đã phát triển CRM B2B trên nền tảng No-Code Low-Code của Lark Base giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống CRM tùy biến theo quy trình riêng, kết nối liền mạch các bộ phận BD, CS, DX, Finance, và đảm bảo dữ liệu được cập nhật thời gian thực, đồng bộ và minh bạch.

Giải pháp này không chỉ giúp đội ngũ kinh doanh tối ưu vận hành pipeline, mà còn mở ra một cách tiếp cận mới trong quản trị quan hệ khách hàng B2B hiện đại:

• Dữ liệu tập trung trong một nền tảng.
• Tự động hóa các bước phê duyệt, cảnh báo và báo cáo.
• Cho phép mở rộng linh hoạt khi doanh nghiệp phát triển.

Mục tiêu của UpBase không chỉ là xây dựng phần mềm quản lý, mà là xây dựng nền tảng vận hành thông minh giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững - từ vận hành rời rạc sang hệ thống kết nối - từ báo cáo thủ công sang phân tích thời gian thực, từ pipeline rời rạc sang CRM hợp nhất.

2. Bối cảnh & Thách thức quản trị trước khi triển khai CRM B2B

Ở giai đoạn tăng trưởng nhanh 2023-2024, UpBase - giống nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Ecommerce Enablement & Digital Transformation - mở rộng mạnh về quy mô dự án và khách hàng B2B. Số lượng đầu mối hợp đồng, yêu cầu demo, ticket hỗ trợ và deal mở tăng gấp nhiều lần chỉ trong vài quý.Tuy nhiên, hệ thống quản lý khách hàng và quy trình bán hàng vẫn dựa vào Excel, chat nhóm và form rời rạc, khiến dữ liệu bị ngắt quãng giữa các phòng ban: BD, DX, CS, Finance.

Ban đầu, mô hình thủ công linh hoạt này giúp đội ngũ xử lý nhanh, nhưng khi số lượng khách hàng vượt 500 và pipeline có hàng trăm cơ hội cùng lúc, mọi hoạt động trở nên nặng nề, thiếu liên kết và không thể đo lường.

1. Mỗi bộ phận một hệ thống - Dữ liệu không gặp nhau

Quy trình bán hàng B2B của UpBase gồm nhiều giai đoạn: từ Lead - Demo - Proposal - Trial - Contract - Renewal.Tuy nhiên, mỗi giai đoạn lại được quản lý ở một công cụ khác nhau:

• BD theo dõi cơ hội bằng Google Sheet hoặc form riêng.
• DX nhận thông tin hỗ trợ kỹ thuật qua chat.
• Finance tổng hợp hợp đồng và rebate cuối kỳ.
• CS quản lý trạng thái khách hàng qua ticket và email.

Không có nguồn dữ liệu trung tâm nào để đối chiếu toàn bộ hành trình khách hàng. Một khách hàng có thể được ghi nhận ba lần với ba trạng thái khác nhau, và ban lãnh đạo không thể biết chính xác doanh thu đang ở giai đoạn nào.

2. Pipeline thiếu hệ thống - Không theo dõi được hiệu suất bán hàng

Khi không có CRM thống nhất, đội BD khó nắm được:

• Bao nhiêu lead đang ở giai đoạn Qualification?
• Tỷ lệ từ Proposal sang Close Won là bao nhiêu?
• Những hợp đồng nào sắp đến hạn ký hoặc cần renewal?
• Việc forecast doanh thu, rebate hay ARR đều phải tổng hợp thủ công, mất 2–3 ngày mỗi tháng và sai lệch đến 20%. Điều này khiến ban lãnh đạo mất khả năng dự báo và điều phối nguồn lực theo dữ liệu thực.

3. Chuyển giao thông tin giữa BD - DX - Finance bị đứt gãy

Đặc thù của UpBase là mỗi hợp đồng khách hàng thường có sự tham gia đồng thời của 3-4 phòng ban:

• ‍BD: khai thác và đàm phán cơ hội.‍
• DX/Tech: hỗ trợ kỹ thuật, kích hoạt tài khoản, setup môi trường.‍
• CS: theo dõi quá trình triển khai và feedback khách hàng.‍
• Finance: theo dõi thanh toán, rebate, công nợ.

Tuy nhiên, khi không có hệ thống CRM nối liền các bên, việc bàn giao phụ thuộc vào file, chat hoặc email. → Thông tin trễ, sai sót và chồng chéo nhiệm vụ.Một deal có thể chậm kích hoạt chỉ vì BD quên cập nhật trạng thái hoặc Finance chưa nhận được thông tin hợp đồng.Hậu quả là thời gian trung bình từ Close Won đến Go-live kéo dài 30-40%, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu ghi nhận và trải nghiệm khách hàng.

4. Không có cơ chế cảnh báo & tự động hóa quy trình

Trong môi trường B2B có nhiều hợp đồng và timeline phức tạp, việc quên nhắc nhở là chuyện thường xuyên:

• Hợp đồng đến hạn nhưng chưa thanh toán.
• Rebate chưa được xác nhận.
• Demo chưa được follow-up.
• Deal mất liên lạc sau trial.

Không có hệ thống cảnh báo tự động, toàn bộ trách nhiệm nhắc việc đặt lên vai con người. CEO, Manager phải liên tục ping nhóm BD và DX để hỏi tiến độ từng khách hàng, vừa tốn thời gian, vừa thiếu tính hệ thống.

5. Báo cáo thủ công - Cấp quản lý mất "tầm nhìn realtime"

Toàn bộ số liệu bán hàng, hợp đồng, ARR và performance được tổng hợp bằng tay vào cuối tháng. Khi dữ liệu đến tay CEO, thông tin đã trễ ít nhất 7-10 ngày. Không có dashboard realtime để theo dõi pipeline, tỷ lệ chuyển đổi hay doanh thu dự kiến theo tuần.Điều này khiến việc đánh giá năng suất nhân sự, điều chỉnh chiến lược sale hoặc phân bổ nguồn lực đều chậm hơn thị trường.

6. Mất linh hoạt khi mở rộng - Mỗi thay đổi quy trình là một lần "viết lại hệ thống"

Khi mô hình kinh doanh thay đổi (ví dụ: thêm nhóm khách hàng Agency, Partner, hay dịch vụ mới), quy trình BD phải điều chỉnh theo. Nhưng với các công cụ CRM đóng sẵn, việc thêm trường dữ liệu, form hoặc workflow mới gần như không thể, phải nhờ IT hoặc viết lại từ đầu.Điều này khiến doanh nghiệp mất linh hoạt, chậm thích ứng với thay đổi mô hình bán hàng.

Ở quy mô vài chục khách hàng, UpBase có thể vận hành bằng form và chat. Nhưng khi số lượng lead, demo, hợp đồng và team tăng gấp nhiều lần, "vết nứt dữ liệu" bắt đầu xuất hiện - pipeline rời rạc, khách hàng trùng lặp, báo cáo sai lệch và ra quyết định chậm.

Đó là thời điểm UpBase xác định cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình bán hàng B2B bằng một hệ thống CRM có khả năng:

• Kết nối liên phòng ban (BD - DX - Finance - CS).
• Tự động hóa cảnh báo và workflow.
• Báo cáo realtime theo pipeline.
• Và đặc biệt: tùy biến theo logic kinh doanh riêng mà không cần lập trình.

Từ đó, CRM B2B trên nền tảng No-Code/Low-Code của Lark Base được xây dựng, không chỉ là một hệ thống quản lý khách hàng, mà là trục dữ liệu vận hành của toàn bộ khối kinh doanh.

3. Giải pháp triển khai CRM B2B - Trọng tâm: Sale Pipeline

Sau khi rà soát toàn bộ quy trình BD và CS, UpBase nhận thấy vấn đề cốt lõi không nằm ở thiếu nhân lực, mà ở việc thiếu một hệ thống có thể phản ánh đúng hành trình khách hàng B2B và tạo ra dữ liệu thống nhất cho mọi phòng ban.

Nhận thấy sự phức tạp của quy trình bán hàng đa phòng ban (BD - DX - CS - Finance), UpBase đã tái thiết kế toàn bộ pipeline trên nền tảng Lark Base, sử dụng No-Code Workflow Automation để chuẩn hóa từng giai đoạn và đồng bộ dữ liệu tự động giữa các bảng: Sale Pipeline, Khách hàng, Hợp đồng, Demo, Ticket và Report thay vì tiếp tục quản lý pipeline bằng file Excel và chat rời rạc.

1. Tư duy thiết kế pipeline theo hành trình khách hàng B2B

Khác với mô hình bán hàng B2C (vòng đời ngắn, đơn giá thấp), UpBase hoạt động trong mô hình B2B đa tầng, nơi mỗi cơ hội (Opportunity) có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng và liên quan đến nhiều phòng ban:

• BD chịu trách nhiệm khai thác, tư vấn và đàm phán.
• DX/Tech hỗ trợ kỹ thuật, demo, setup.
• Finance phụ trách hợp đồng, thanh toán, rebate.
• CS theo dõi việc triển khai và mở rộng.

Do đó, pipeline của UpBase không thể chỉ dừng ở "Lead - Deal - Win/Loss", mà được chuẩn hóa thành 7 giai đoạn phản ánh đầy đủ tiến trình khách hàng:

Chi tiết 7 giai đoạn Sale Pipeline

Bước 1: Lead - Tiếp nhận khách hàng tiềm năng

Nguồn lead có thể đến từ BD tự tìm kiếm, Marketing refer hoặc form khách hàng điền. Khi BD điền thông tin vào Form BD-MKT, dữ liệu sẽ tự động ghi vào bảng Sale Pipeline, và trạng thái pipeline cập nhật thành Lead.

• Hệ thống gửi thông báo tự động đến BD Leader.
• Toàn bộ thông tin khách hàng được đồng bộ sang bảng Khách hàng.
• BD Leader có thể xem ngay trong chat và phân công PIC chỉ bằng một click.

Giá trị: Giảm 100% thao tác nhập tay; tất cả lead được tự động ghi nhận, gắn tag người phụ trách và lưu lịch sử ngay từ đầu.

Bước 2: New Opportunity - Xác định cơ hội tiềm năng

Từ Lead, BD có thể chuyển khách hàng sang New Opp khi đủ điều kiện (qualification). Nguồn cơ hội có thể đến từ:

• BD tự tìm kiếm hoặc Marketing refer,
• Khách hàng tự điền form khảo sát,
• Partner gửi form hợp tác.

Khi form được submit:

• Dữ liệu được ghi mới trong bảng Sale Pipeline.
• Trạng thái tự động chuyển thành "New Opp".
• Hệ thống gửi thông báo tới BD Leader để phân công BD PIC.‍
• BD PIC nhận thông báo tự động qua chat, kèm link truy cập pipeline.

Giá trị: Loại bỏ hoàn toàn việc bàn giao thủ công; quy trình phân công được tự động hóa, đảm bảo không bỏ sót cơ hội.

Bước 3: Qualification - Đánh giá mức độ phù hợp

BD tiến hành xác minh nhu cầu, quy mô, ngân sách của khách hàng.Khi hoàn tất thông tin (các trường bắt buộc có sao đỏ), BD ấn "Hoàn thành bước" → pipeline tự động chuyển sang Proposal & Demo.

Giá trị: Chuẩn hóa quy trình đánh giá lead, giúp dữ liệu trong CRM phản ánh chính xác giai đoạn mua hàng.

Bước 4: Proposal & Demo - Thuyết phục và minh chứng năng lực

Ở giai đoạn này, BD có thể chọn hai hướng:

• ‍TH1: Không cần DX Support → tự nhập thông tin proposal, link demo, thời gian thực hiện.‍
• TH2: Cần DX Support → BD điền yêu cầu demo và brief khách hàng.

Khi có yêu cầu DX:

• Hệ thống tự động tạo group chat nội bộ gồm BD PIC, DX PIC, DX Leader.‍
• DX Leader được ping để phân công nhân sự thực hiện demo.
• Hệ thống gửi thông tin tự động về thời gian demo và deadline bàn giao.
• Khi DX hoàn tất, họ chỉ cần ấn nút bàn giao, hệ thống gửi lại thông báo cho BD để review.
• Nếu tài liệu đạt yêu cầu, BD ấn "Done" → pipeline chuyển sang Trial.

Giá trị: Toàn bộ quy trình DX Support được tự động hóa từ lúc yêu cầu → bàn giao → xác nhận. Không còn tình trạng quên nhắc, trễ deadline hay sai người phụ trách.

Bước 5: Trial - Dùng thử & đánh giá

• Sau khi demo thành công, khách hàng được kích hoạt trial.
• BD nhập thông tin cần thiết (ngày bắt đầu, thời lượng, trạng thái).
• Hệ thống tự động cập nhật trạng thái pipeline sang Trial.‍
• DX và CS cùng theo dõi phản hồi qua bảng Danh sách Demo.

Giá trị: Giúp BD và DX có cùng dữ liệu thực tế về hiệu quả demo/trial, giảm rủi ro khách hàng bỏ ngang do thiếu follow-up.

Bước 6: Negotiation - Đàm phán & chốt hợp đồng

Tại đây, BD cập nhật thông tin đàm phán, rebate, ARR và gửi form kích hoạt tài khoản. Form này đổ dữ liệu sang bảng Kích hoạt tài khoản, giúp DX theo dõi tiến độ xử lý. Hệ thống cảnh báo tự động nếu:

• Hợp đồng chưa có link scan,
• Thanh toán chưa hoàn tất,
• Rebate chưa được xác nhận.

Giá trị: Finance, BD và DX cùng nhìn một dữ liệu; hạn chế sai lệch số liệu rebate, ARR và tình trạng công nợ.

Bước 7: Close Won / Lost – Ký kết hoặc kết thúc

• Khi hợp đồng được ký, BD chỉ cần chọn trạng thái Close Won.
• Hệ thống tự động tạo record mới trong bảng Hợp đồng,
• Gắn link tài liệu, thông tin thanh toán, rebate thực tế.
• Nếu hợp đồng thuộc nhóm Expansion, hệ thống chuyển sang quy trình tái ký tự động.

Giá trị: Dữ liệu ký kết được ghi nhận realtime, giúp Manager theo dõi pipeline giá trị và dự báo doanh thu chính xác.

Bước 8: Quản trị hợp đồng & kế toán – tự động hóa quy trình thanh toán

Khi deal được đánh dấu Close Won, hệ thống sẽ tự động sinh bản ghi mới trong bảng 1.3 Hợp đồng. Tại đây, toàn bộ thông tin như:

• ‍Số hợp đồng, giá trị ARR, rebate thực tế, hạn thanh toán, công nợ,
• Link scan hợp đồng, tình trạng thanh toán, đều được ghi nhận và đồng bộ sang bảng Finance Report.

Phòng kế toán có thể:

• Theo dõi trạng thái thanh toán theo từng khách hàng;
• Gửi cảnh báo tự động khi hợp đồng đến hạn hoặc rebate chưa được xử lý;
• Kết nối trực tiếp với pipeline để biết deal nào đã chốt nhưng chưa thu tiền.

Giá trị: Loại bỏ việc đối chiếu thủ công giữa BD và Finance; đảm bảo toàn bộ dòng tiền được theo dõi real-time, tránh sai lệch hoặc quên đối soát.

Bước 9: Expansion - theo dõi khách hàng tái ký và mở rộng hợp đồng

Đối với các khách hàng có nhu cầu mở rộng gói hoặc tái ký:

• BD chỉ cần ấn "Tạo Opp Expansion" ngay trong bảng Sale Pipeline.
• Hệ thống sẽ tự tạo một dòng mới (record) mang toàn bộ dữ liệu từ Opp cũ.
• BD có thể xem toàn bộ khách hàng expansion tại tab View Expansion để theo dõi tiến độ.

Nhờ đó, mỗi hợp đồng mở rộng vẫn nằm trong cùng pipeline dữ liệu - liên kết trực tiếp với hợp đồng cũ, rebate, và lịch sử thanh toán. Finance có thể dự báo doanh thu renewal, ARR tăng trưởng, và theo dõi được vòng đời giá trị của từng khách hàng.

Giá trị: Giúp doanh nghiệp quản trị được giá trị trọn đời khách hàng (Customer Lifetime Value) 0 không chỉ dừng ở bán xong, mà mở rộng sang giai đoạn retain và upsell.

2. Từ pipeline rời rạc sang hệ thống dữ liệu thống nhất

Thay vì để mỗi phòng ban nhập dữ liệu riêng lẻ, hệ thống mới được thiết kế với "một pipeline - một nguồn dữ liệu". Mỗi record đại diện cho một khách hàng và được gắn ID duy nhất, liên kết đồng thời với:

• Bảng Khách hàng (Customer) - thông tin tài khoản, số user, ARR, rebate.
• Bảng Hợp đồng (Contract) - tình trạng thanh toán, công nợ, deadline.
• Bảng Demo & Trial - hỗ trợ DX, lịch hẹn, tài liệu bàn giao.
• Bảng Kích hoạt tài khoản (Activation) - trạng thái xử lý request.
• Bảng Ticket & Training - theo dõi hỗ trợ sau ký.‍
• Bảng Report: tổng hợp tự động các dữ liệu trên, tạo báo cáo realtime cho Manager & C-level.

Hệ thống cho phép BD, DX, CS và Finance làm việc trên cùng một không gian, giảm hoàn toàn việc chồng chéo, sai dữ liệu hoặc quên follow.

3. Tự động hóa tác vụ và cảnh báo thông minh

Hệ thống CRM B2B của UpBase không dừng lại ở việc ghi nhận dữ liệu mà chủ động vận hành thay con người.

• Khi cơ hội chuyển sang Proposal & Demo, hệ thống tự động tạo nhiệm vụ cho DX Support và gửi thông báo trong Lark chat.
• Nếu hợp đồng được ký nhưng chưa có thanh toán, Finance sẽ nhận cảnh báo tự động sau 7 ngày.
• Khi hợp đồng sắp hết hạn, bot cảnh báo tự động ping nhóm BD và CS để follow renewal.
• Các form từ MKT, Partner hay khách hàng điền đều đổ trực tiếp vào bảng Lead mà không cần nhập tay.
• Tất cả thao tác này đều no-code, được thiết lập bằng các workflow logic “if-then”, cho phép đội ngũ tự điều chỉnh mà không cần developer.

4. Dashboard đa tầng - dữ liệu realtime cho mọi cấp quản lý

Trên cùng một hệ thống, Lark Base cho phép UpBase xây dựng các dashboard khác nhau cho từng vai trò:

• ‍BD/CS Dashboard: theo dõi số lượng lead, tỷ lệ chuyển đổi, pipeline value, trạng thái hợp đồng.‍
• Manager Dashboard: phân tích năng suất từng nhân viên, tốc độ chuyển giai đoạn, doanh thu dự kiến theo tháng.‍
• C-level Dashboard: tổng hợp ARR, tỷ lệ Close Won, pipeline health, tình hình thanh toán và mở rộng hợp đồng.

Nhờ đó, CEO có thể xem toàn bộ bức tranh vận hành theo thời gian thực, thay vì chờ báo cáo cuối tháng. Dữ liệu được hiển thị trực quan trên desktop và mobile, giúp ra quyết định nhanh, đặc biệt trong các cuộc họp điều hành hoặc đánh giá kế hoạch quý.

5. Linh hoạt và mở rộng bằng nền tảng No-Code

Khác với các CRM đóng gói, hệ thống của UpBase có thể thay đổi cấu trúc pipeline, thêm bảng mới hoặc điều chỉnh workflow mà không cần viết lại từ đầu. Ví dụ:

• Khi thêm nhóm khách hàng "Partner" - chỉ cần mở rộng bảng "Form Partner" và liên kết pipeline.
• Khi triển khai thêm sản phẩm mới - thêm một trường "Product Type" và tạo workflow phê duyệt riêng.
• Khi bổ sung quy trình "Expansion" - hệ thống tự động nhân bản pipeline và báo cáo theo giai đoạn tái ký.

Đây là ưu điểm lớn nhất của Lark Base: cho phép doanh nghiệp tăng trưởng nhưng vẫn giữ được sự chuẩn hóa và tốc độ.

Với CRM B2B trên nền Lark Base, UpBase đã chuyển đổi thành công pipeline từ "Excel-based" sang "data-driven", biến quy trình bán hàng phức tạp thành hệ thống minh bạch, tự động và đo lường được.

Đây không chỉ là dự án nội bộ, mà là mẫu hình CRM cho các doanh nghiệp B2B trong lĩnh vực công nghệ, agency và enabler - nơi pipeline không đơn thuần là danh sách khách hàng, mà là “mạch máu dữ liệu” kết nối vận hành, doanh thu và con người.

4. Kết quả sau triển khai – Từ dữ liệu rời rạc đến vận hành toàn diện

Sau 3 tháng đưa hệ thống CRM B2B vào vận hành, UpBase ghi nhận sự thay đổi rõ rệt trong hiệu suất, tính minh bạch và khả năng ra quyết định của toàn tổ chức. Nếu trước đây quy trình bán hàng phụ thuộc vào file Excel, chat nội bộ và báo cáo thủ công, thì nay, toàn bộ chuỗi từ Lead → Hợp đồng → Thanh toán → Expansion đã được số hóa và kết nối liền mạch trên một nền tảng duy nhất - Lark Base.

Ở cấp độ nhân viên - Tự động hóa giúp giảm tải và tăng tốc

Trước triển khai, đội ngũ BD và DX trung bình mất hơn 40% thời gian cho thao tác hành chính: nhập dữ liệu, báo cáo, nhắc deadline, chuyển thông tin giữa phòng ban. Sau khi vận hành CRM:

• ‍100% lead và cơ hội được ghi nhận tự động từ form MKT, partner và referral.‍
• Thời gian xử lý mỗi cơ hội giảm 50-60%, nhờ các workflow tự động hóa: phân công BD PIC, gửi yêu cầu demo, bàn giao DX Support, nhắc lịch thanh toán.
• Nhân viên không còn phải "chat hỏi tình trạng" giữa các team, mọi thông tin đều được hiển thị real-time trong pipeline.‍
• Sai sót nhập liệu gần như bằng 0 nhờ kiểm soát trường bắt buộc và tự động đồng bộ thông tin giữa bảng Khách hàng - Hợp đồng - Finance.

Ở cấp độ quản lý – Chuẩn hóa quy trình, đo lường được năng suất

Với các trưởng nhóm (Manager, Leader), lợi ích lớn nhất là có được tầm nhìn dữ liệu để quản lý hiệu quả hơn mà không cần thêm nhân sự hỗ trợ báo cáo:

• Pipeline minh bạch giúp phân tích năng suất từng BD theo giai đoạn (Lead, Demo, Trial, Negotiation).
• Dashboard realtime cho phép so sánh tỷ lệ chuyển đổi giữa các nhóm ngành (Tech, Enabler, Agency...) để tối ưu chiến lược bán hàng.Các cảnh báo tự động (deal trễ, rebate chưa xử lý, hợp đồng chưa thanh toán) giúp Leader
• ‍Báo cáo pipeline value và doanh thu dự kiến được cập nhật realtime, thay vì đợi tổng hợp vào cuối tháng.
• Hệ thống cũng giúp Manager dễ dàng chuẩn hóa quy trình đào tạo BD mới: mỗi bước pipeline có hướng dẫn, form mẫu, checklist rõ ràng, rút ngắn thời gian onboarding từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày.

Ở cấp độ C-level - Ra quyết định theo dữ liệu, không theo cảm tính

Trước khi có CRM, các chỉ số như ARR, tỷ lệ Close Won, doanh thu theo khu vực, rebate thực tế đều phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn (Finance, CS, BD). Giờ đây, CEO và CFO chỉ cần truy cập Lark Dashboard để nắm:

• ‍Tổng ARR và forecast doanh thu của toàn hệ thống, cập nhật theo ngày.‍
• Tỷ lệ chuyển đổi pipeline, phân tích theo nguồn lead, nhóm sản phẩm, hoặc nhóm khách hàng.‍
• Doanh thu tái ký (Expansion), giúp dự báo tăng trưởng và điều chỉnh chiến lược account management
• ‍Hiệu quả rebate & chi phí bán hàng (Cost of Sales),từ đó xác định rõ ROI từng nhóm BD.
• Đặc biệt, các báo cáo được trình bày dưới dạng dashboard động, có thể truy cập trực tiếp ngay trong Lark chat, giúp ra quyết định tức thì trong các cuộc họp điều hành.

Triển khai CRM B2B trên Lark Base không chỉ giúp UpBase kiểm soát pipeline hiệu quả hơn, mà còn thay đổi văn hóa làm việc từ "theo cảm tính" sang "theo dữ liệu".Từ BD đến Finance, mọi phòng ban đều làm việc trên cùng một nguồn sự thật (single source of truth), tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng quy mô, đo lường hiệu quả và tối ưu năng suất.

5. Bài học & khuyến nghị cho doanh nghiệp B2B khi triển khai CRM nội bộ

Triển khai CRM không đơn giản là cài một hệ thống phần mềm, mà là hành trình doanh nghiệp thay đổi tư duy vận hành – từ cảm tính sang dữ liệu. Qua quá trình triển khai và tối ưu CRM B2B trên nền Lark Base, UpBase nhận thấy thành công không đến từ công nghệ, mà từ việc hiểu sâu cách tổ chức đang hoạt động và chuyển hóa nó thành quy trình có thể đo lường, tự động và mở rộng.

Bài học đầu tiên là: bắt đầu từ quy trình thực tế, không phải từ phần mềm. Trước khi cấu hình hệ thống, UpBase chuẩn hóa toàn bộ quy trình bán hàng hiện có, từ Lead đến Close Won để đảm bảo mọi form, field, hay pipeline phản ánh đúng cách BD, DX, Finance đang làm việc mỗi ngày. Hệ thống được xây từ thực tiễn lên, chứ không ép đội ngũ phải thay đổi theo phần mềm. Nhờ vậy, CRM trở thành công cụ đồng hành thật sự, chứ không phải nhiệm vụ hành chính mà nhân viên phải cập nhật.

Thứ hai, tập trung vào adoption – không chỉ vào triển khai kỹ thuật. Một hệ thống chỉ có giá trị khi đội ngũ sử dụng và thấy lợi ích của nó trong công việc. UpBase đầu tư đáng kể cho giai đoạn đào tạo, gắn hướng dẫn và ví dụ thực tế ngay trong từng bước pipeline, giúp người dùng hiểu rõ tại sao chứ không chỉ làm thế nào. Các workflow tự động như cảnh báo hạn thanh toán, thông báo rebate, hay báo cáo realtime giúp nhân viên cảm nhận được ngay hiệu quả, từ đó hình thành thói quen sử dụng tự nhiên.

Bên cạnh đó, tự động hóa cần được triển khai theo lớp, không nên ôm đồm. Với mô hình B2B có nhiều giai đoạn và phòng ban, UpBase chia nhỏ hành trình thành từng lớp: đầu tiên là dữ liệu Lead, sau đó là liên kết giữa BD – DX – Finance, cuối cùng mới đến báo cáo và forecast. Cách tiếp cận này giúp đội ngũ thích nghi dần, đồng thời đảm bảo hệ thống có thể mở rộng mà không vỡ cấu trúc khi quy mô tăng.

Một bài học quan trọng khác là CRM chỉ phát huy giá trị khi gắn chặt với các chỉ số kinh doanh. Tại UpBase, CRM không chỉ lưu thông tin khách hàng, mà còn đo lường ARR, tỷ lệ chuyển đổi, rebate, expansion… Mỗi trường dữ liệu trong pipeline đều gắn với mục tiêu tài chính, giúp quản lý và lãnh đạo có thể đọc ra hiệu suất thật sự của đội ngũ, thay vì chỉ nhìn số lượng deal hay cơ hội.

Cuối cùng, thành công của dự án CRM phụ thuộc vào cam kết của lãnh đạo. Ban điều hành UpBase trực tiếp theo dõi tiến độ triển khai, đặt KPI rõ ràng cho từng giai đoạn như thời gian phản hồi lead, tỷ lệ dữ liệu hoàn thiện, độ chính xác báo cáo. Khi CEO và CCO trở thành "người bảo trợ" thay vì chỉ là "người phê duyệt", CRM không còn là dự án kỹ thuật, mà là dự án chiến lược của toàn công ty.

Từ những trải nghiệm đó, UpBase nhận ra rằng: CRM không phải là hệ thống riêng lẻ, mà là xương sống cho toàn bộ hoạt động số hóa của doanh nghiệp. Nó kết nối dữ liệu từ bán hàng đến tài chính, giúp từng quyết định - từ nhân viên đến C-level - đều dựa trên cùng một nguồn sự thật. CRM không chỉ giúp quản lý khách hàng, mà còn tái cấu trúc toàn bộ cách doanh nghiệp đo lường, hợp tác và tăng trưởng.‍

6. Tổng kết

CRM không chỉ là nơi lưu dữ liệu khách hàng mà là nền tảng giúp doanh nghiệp B2B vận hành thông minh, ra quyết định nhanh và đo lường chính xác hiệu suất. Với nền tảng Lark Base (No-Code/Low-Code), UpBase giúp doanh nghiệp tự xây CRM theo quy trình riêng, chuẩn hóa pipeline, tự động báo cáo và kết nối liền mạch giữa BD, CS, Finance.

Sẵn sàng chuyển đổi từ Excel sang CRM B2B toàn diện?

‍Đăng ký demo miễn phí để trải nghiệm hệ thống được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn.