Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhất là kinh doanh trên thương mại điện tử với khối lượng đơn hàng lớn từ nhiều sàn cùng lúc. Khi tìm ra được cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có thể cân bằng được lượng hàng hoá, lên kế hoạch hợp lý, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và giữ chân được khách hàng. Hãy cùng Upbase.vn khám phá một số cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong bài viết dưới đây!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là thuật ngữ chỉ số lượng hàng hoá, nguyên liệu hoặc sản phẩm đã được sản xuất hoặc mua vào nhưng chưa được bán hay sử dụng hết tại một thời điểm cụ thể. Đây là phần của tài sản mà công ty đang giữ lại trong kho để bán hoặc sử dụng trong quá trình kinh doanh trong tương lai.

Hiện nay, hàng tồn kho thường được phân loại thành bốn nhóm chính:

1. Nguyên liệu thô: Đây là những nguyên liệu được sử dụng để sản xuất trong tương lai hoặc đã được gửi đi gia công tái chế. Các nguyên liệu thô này có thể được mua khi đang ở trên đường vận chuyển về hoặc được giữ lại trong kho để sử dụng sau này.
2. Bán thành phẩm: Đây là các sản phẩm đã qua một số công đoạn trong quá trình sản xuất, trừ công đoạn cuối cùng. Chúng có thể được nhập kho hoặc chuyển giao để tiếp tục gia công thành sản phẩm cuối cùng hoặc để bán ra ngoài thị trường.
3. Thành phẩm: Đây là các sản phẩm đã hoàn chỉnh, đã qua giai đoạn chế biến cuối cùng trong quá trình sản xuất và sẵn sàng để được phân phối hoặc bán ra thị trường.
4. Nguồn vật tư: Đây là những vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm nhưng không trực tiếp thành phần cấu thành của sản phẩm. Điển hình là các vật liệu như bao bì, nhiên liệu, thùng carton, và các vật liệu hỗ trợ khác.

Vì sao doanh nghiệp cần có cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả?

Khi vận hành các sàn thương mại điện tử, doanh nghiệp cần để ý đến chuỗi cung ứng hàng hoá, tình trạng các kho hàng để có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị đứt gãy, giảm rủi ro sai sót gây thiệt hại. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả:

1. Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Việc quản lý tồn kho chính xác giúp đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng một cách hiệu quả. Khi hàng tồn kho được quản lý tốt, khách hàng có thể nhận được sản phẩm mà họ muốn một cách nhanh chóng và đáng tin cậy, tăng cường trải nghiệm mua sắm và sự hài lòng của khách hàng.
2. Tối ưu hóa chi phí lưu trữ: Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa, giảm thiểu việc lưu trữ hàng hóa không cần thiết, từ đó giảm chi phí lưu trữ và quản lý kho.
3. Dự báo và quản lý chuỗi cung ứng: Việc quản lý hàng tồn kho thông qua dữ liệu có thể cung cấp thông tin quan trọng cho việc dự báo nhu cầu và quản lý chuỗi cung ứng. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các biến động trong nhu cầu của khách hàng và hỗ trợ trong việc tối ưu hóa quá trình chuỗi cung ứng.
4. Đối phó với rủi ro và thất thoát: Quản lý tồn kho cẩn thận giúp giảm thiểu nguy cơ thất thoát hoặc hỏng hóc sản phẩm. Việc biết chính xác về số lượng hàng tồn kho có thể giúp ngăn chặn việc hàng hóa bị hỏng hóc hoặc vượt quá hạn sử dụng.
5. Tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận: Bằng cách quản lý chính xác hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa doanh thu thông qua việc duy trì nguồn cung ổn định, tránh thiếu hụt hàng và tăng cường lợi nhuận thông qua việc giảm thiểu chi phí tồn kho không cần thiết.
6. Cạnh tranh hiệu quả: Trên thị trường thương mại điện tử cạnh tranh, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể là yếu tố quyết định giữa sự thành công và thất bại. Do đó, việc quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp duy trì và tăng cường vị thế cạnh tranh của mình.

Quản lý hàng tồn kho thật ra không quá phức tạp khi tìm được phương pháp và công cụ phù hợp. Mà nó lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ về mức tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp biết được:

• Khi nào cần đặt hàng tiếp: Điều quan trọng là bạn cần biết khi nào hàng hóa sẽ cạn kiệt. Không ai mong muốn gặp tình huống không thể cung cấp sản phẩm cho khách hàng, không nên đợi cho đến khi sản phẩm đó hết sạch trước khi đặt hàng mới.
• Số lượng đặt hàng: Giả sử bạn sở hữu shop thời trang online trên sàn thương mại điện tử. Một mẫu quần áo đang bán chạy hơn so với dự đoán. Vì thế, bạn cần đặt sản xuất thêm hoặc nhập thêm mẫu đó kịp thời. Việc quản lý hàng tồn kho cũng giúp bạn duy trì một lượng hàng hóa ổn định, tránh việc đặt hàng quá mức và gây ra tình trạng hàng tồn kho lớn không cần thiết.
• Có nên đặt hàng cho các sản phẩm khác không: Tiếp tục với ví dụ về cửa hàng thời trang, nếu mẫu quần áo đó bán chạy, liệu các mẫu khác cùng bộ sưu tập có phải cũng sẽ bán chạy không? Việc theo dõi chính xác hàng tồn kho cũng hỗ trợ quyết định mua hàng và thành công của các sản phẩm mới.
• Thời gian lưu trữ hàng: Điều này rất quan trọng đối với các mặt hàng dễ hỏng. Nếu không quản lý hàng tồn kho một cách hợp lý, có thể dẫn đến lãng phí và không bán được hàng hóa. Một số sản phẩm có thể trở nên lỗi thời hoặc không còn phù hợp với xu hướng thị trường.

Tóm lại, quản lý hàng tồn kho trong thương mại điện tử không chỉ giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích về chi phí, quản lý chuỗi cung ứng và tối ưu hóa doanh thu cho doanh nghiệp.

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho kinh doanh thương mại điện tử

Khi cảm thấy việc quản lý tồn kho đang chiếm quá nhiều thời gian làm việc trong ngày của nhân sự mà vẫn có nhiều sai sót, thì đó là lúc doanh nghiệp cần xem lại quy trình và cách thức quản lý tồn kho của mình. Dưới đây là một số gợi ý cách quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí để quản lý hàng hoá và chuỗi cung ứng tốt hơn:

Duy trì một lượng hàng tồn an toàn trong kho

Dù có phân tích và tính toán kỹ đến đâu, chúng ta cũng không thể dự đoán chính xác lượng đặt hàng của người mua, mặt hàng nào sẽ thiếu, mặt hàng nào sẽ tồn nhiều. Do đó, việc duy trì một kho dự trữ an toàn là cực kỳ quan trọng.

Nhìn vào thời kỳ hiện nay, khi thói quen mua sắm của người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng, chúng ta có thể nhận thấy rằng cung và cầu sẽ liên tục biến đổi. Để chuẩn bị cho mọi khả năng phát sinh, việc lưu trữ bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó tốt hơn với các tình huống bất ngờ.

Cân đối hàng tồn kho

Điều thứ 2 cần chú ý là phải duy trì một sự cân đối hợp lý khi quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Việc tích trữ quá nhiều hàng tồn không chỉ tạo áp lực thanh lý lớn mà còn có thể gây lãng phí không cần thiết. Ngược lại, việc dự trữ quá ít có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa, khiến cho doanh nghiệp mất đi cơ hội kinh doanh và tiếp cận thị trường.

Không ai muốn phải xử lý việc thanh lý hàng tồn kho vì số lượng lớn, nhưng cũng không ai mong muốn đối diện với tình trạng hết hàng khiến khách hàng không hài lòng và doanh nghiệp mất đi cơ hội bán hàng. Cả hai tình huống này đều có thể gây thiệt hại về mặt tài chính và uy tín doanh nghiệp.

Để giải quyết vấn đề này, việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp và hiệu quả là rất cần thiết. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh lượng hàng tồn kho một cách chính xác, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tránh được những tình huống không mong muốn.

Sử dụng kỹ thuật kitting

Quá trình tổng hợp hàng tồn kho và tạo ra các gói sản phẩm để bán được gọi là kitting. Một trong những ví dụ điển hình về kỹ thuật này là ưu đãi Mua 2 Tặng 1. Phương pháp này không chỉ giúp loại bỏ tình trạng hàng tồn kho dư thừa với mức giá hấp dẫn, mà còn có khả năng tăng giá trị trung bình của đơn hàng và mang đến cho khách hàng cảm giác nhận được những ưu đãi đặc biệt.

Nhìn vào các giao dịch mua trong quá khứ để dự đoán lượng hàng trong tương lai

Khi thực hiện điều này, ta có thể tạo ra một chu trình phản hồi thông tin để có cái nhìn chi tiết hơn về tình trạng hàng tồn kho và đánh giá xem có cần tăng hay giảm số lượng hàng tồn kho. Việc theo dõi kho hàng một cách thường xuyên giúp nhận biết rõ hơn về sản phẩm nào đang có nhu cầu cao nhất, đồng thời đánh giá được các xu hướng theo mùa và có thể điều chỉnh tần suất nhập hàng theo ý muốn.

Lưu trữ thông minh

Khi tổ chức việc gom hàng để bán, điều quan trọng là phải xem xét đến cách lưu trữ thực tế của các mặt hàng.

Cách bạn lưu trữ các sản phẩm sẽ xác định cách bạn quản lý hàng tồn kho của mình. Nếu bạn lưu trữ tất cả các sản phẩm tại cơ sở của mình, các quy trình và kiểm soát hàng tồn kho của bạn sẽ được xử lý nội bộ.

Còn nếu bạn lưu trữ hàng hóa bên ngoài trong các trung tâm xử lý đơn hàng hoặc kho của nhà cung cấp hay sử dụng nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển trung gian, bạn cần liên kết các quy trình kiểm kê và công cụ dữ liệu với hệ thống của họ.

Dù bạn lưu trữ hàng hoá ở đâu, quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất sản phẩm.

Lựa chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp

Theo Wasp, 43% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) vẫn sử dụng các phương pháp thủ công để quản lý hàng tồn kho, đồng nghĩa với việc 43% doanh nghiệp SMEs dễ mắc sai lầm. Vì vậy, cần có một công cụ phần mềm giúp tránh tránh tình trạng lộn xộn và sai sót do con người gây ra.

Tuy nhiên, việc lựa chọn ra được phần mềm quản lý kho phù hợp với ngân sách và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp cũng không dễ dàng. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số tiêu chí sau:

• Có bao nhiêu người dùng sẽ yêu cầu quyền truy cập?
• Phần mềm có cho phép khả năng mở rộng khi công ty của bạn phát triển không?
• Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác không?
• Họ có thể cung cấp hỗ trợ di chuyển dữ liệu không?
• Hệ thống có cho phép báo cáo tùy chỉnh không?
• Bạn có được phép kiểm tra lịch sử hàng tồn kho của mình không?
• Phần mềm có cho phép ngăn chặn hàng tồn kho bị đánh cắp, thất lạc hoặc giao nhầm chỗ không?
• Bạn có cần truy cập phần mềm quản lý kho trên nhiều thiết bị không?
• Chất lượng hỗ trợ kỹ thuật của họ trong quá trình xử lý sự cố là gì?

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với Upbase SMEs

UpBase SMEs là phần mềm quản lý bán hàng đa sàn thương mại điện tử được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Upbase, đơn vị nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp SMEs bứt phá doanh thu và phát triển hoạt động kinh doanh TMĐT.

Phần mềm UpBase SMEs bao gồm nhiều tính năng quản lý bán hàng trên các sàn Shopee/Lazada/TikTok Shop, trong đó có TÍNH NĂNG QUẢN LÝ KHO, QUẢN LÝ TỒN KHO.

Phần thông tin quản lý tồn kho của UpBase SMEs sẽ bao gồm:

• Thông tin chung về hàng hoá
• Loại hàng hoá
• Tồn kho thực tế/tạm giữ/sẵn sàng bán/đang vận chuyển/cảnh báo tồn
• Giá vốn/Giá bán/Giá bán tối thiểu
• Thông tin kho

Các tính năng quản lý tồn kho của UpBase SMEs gồm có:

• Tính năng lọc hàng hoá
• Tính năng xuất file
• Tính năng kiểm kho

Hướng dẫn sử dụng phần mềm UpBase SMEs để quản lý tồn kho

Kết luận

Tóm lại, việc áp dụng một hệ thống quản lý hàng tồn kho thông minh sẽ làm cho công việc kinh doanh thương mại điện tử của doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Kết hợp việc sử dụng phần mềm phù hợp với các cách thức nêu trên sẽ đảm bảo doanh nghiệp luôn cập nhật tình trạng hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận. Điều này cũng cải thiện trải nghiệm của người dùng, tăng cường mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng.

Đội ngũ UpBase luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp SMEs tháo gỡ những khó khăn trong việc quản lý tồn kho nói riêng và kinh doanh thương mại điện tử nói chung!